Modelos de Facturas

Al darse de alta como autónomo, al crear una sociedad o crear una compañía propia se deben cumplir con diferentes papeleos, entre estos, uno de los más recurrentes e importantes son las facturas. Diariamente se deberán emitir este tipo de documentos cada vez que se haga una compra. Este es un tema muy importante, por ello a continuación te contamos todo lo que debes saber.

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¿Qué es una factura?

Podemos definir una factura como un documento mercantil. Este es el que indica que se ha realizado la compraventa de un servicio o un bien de algún tipo. Las facturas deben estar muy bien detalladas y contar con toda la información que concierne a la operación. Es decir, deberá tener los datos de las partes, los productos o servicios que forman parte de la compraventa, el importe, etc.

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Modelos de Facturas de por tipo

¿Cómo hacer una factura?

En cuanto a la manera de hacer una factura no importará demasiado si se hace en Word, Excel o cualquier otro medio, lo que será determinante es lo que se incluya. Para que la factura sea válida y quede perfecta siempre coloca:

Datos del emisor

Debes incluir tu nombre, apellido, dirección, números de identidad y otros medios de contacto como número de teléfono y correo electrónico si es necesario.

Número de factura

El número de la factura servirá para darle un orden, estas se organizan en series y van desde la primera factura realizada del ejercicio fiscal en adelante.

Fecha

Coloca día, mes y año en el que se emite la factura. Asegúrate de que haya correlación entre la fecha y el número de la factura. No puede haber una factura número 100 que se haya hecho en marzo y una 110 que se hiciera en enero de ese mismo año.

Datos del remitente

Identifica al remitente con su nombre, apellido, dirección, número de identidad y los datos que sean necesarios como los de contacto.

Concepto

Aquí se colocará la descripción de la factura. Se hará referencia si se está vendiendo un producto o un servicio. En caso de que sea un servicio, descríbelo como por ejemplo “Arreglo de maquinaria pesada” y si es un producto puede ser “Ordenador HP modelo 1928-1”

Base imponible

Se colocará la cantidad que suman los productos o servicios de la compraventa. El total que dé será sin que se le apliquen los impuestos.

Retención de IRPF

Esto es opcional y solo aplicará para la retención de quienes son autónomos profesionales. El porcentaje podría variar en relación a la retención que se posea. Podría ser de 7% o 15%

IVA

El IVA en algunos casos también puede ser opcional, este es el impuesto de valor añadido que se tiene que cobrar. Dependerá del tipo de IVA el porcentaje que se aplique, puede ser de 21%, 10%, 4% y en casos particulares 0%.

Importe total

Por último deberás restarle a la base imponible, si aplica, el IRPF y sumarle el IVA, así conocerás el total que se debe pagar.

Método de pago

Menciona cuál será el medio por el cual se recibirá el cobro. Puede ser en efectivo, transferencia o el que se haya pactado.

¿Qué es el IVA?

Aunque el IVA es muy común, no siempre se tienen demasiada idea sobre qué es. De manera concisa podemos decir que este es el Impuesto sobre el Valor Añadido, de ahí se originan sus siglas. Este impuesto se le aplica a los productos y servicios que se adquieren. En pocas palabras es una cantidad extra que deberá pagar quien compra el producto o servicio.

Algo importante a tomar en cuenta es que el IVA no solo será aplicable para autónomos o empresas, sino que toda persona deberá pagarlo. Desde lo más mínimo que compres se le suele aplicar IVA, como cuando compras unos pantalones, la comida en un restaurante, el arroz en el supermercado y el pago del internet.

Tipos de IVA

No existe un único IVA aplicable, el porcentaje variará según el producto o servicio que se esté adquiriendo. Podemos encontrar 4 tipos de IVAS aplicables.

IVA general

El IVA general es de 21%, este es de los más utilizados y se aplica en la mayor parte de los servicios o productos salvo que la ley disponga lo contrario.

IVA reducido

Este tipo de IVA es del 10% y se aplicará en servicios como la compra de alimentos, transporte, peluquerías, disfrute de algún espectáculo, etc.

IVA superreducido

El superreducido es de 4% y es aplicable únicamente en productos de primera necesidad como es el caso de medicamentos, libros de texto, etc.

IVA exento

Contrario a los demás tipos, este IVA es de 0%. Este se aplica en muy pocos casos y al comprador de los servicios o productos no se le cobrará extra. Puede presentarse en servicios de enseñanza o la asistencia de personas.

¿Cómo calcular el IVA de un producto o servicio?

Es determinante saber calcular el IVA pues cuando se vende algún producto o servicio sin importar si eres un autónomo o una empresa, el IVA que se ha recogido de cada una de las transacciones deberá ser de vuelto, a esto lo llamamos IVA devengado.

Lo usual es que luego de haber transcurrido 3 meses restarás el IVA devengado menos el IVA soportado. En pocas palabras es restar el IVA de los gastos del negocio al impuesto que se deberá entregar a Hacienda. Algunas personas se suelen confundir al inicio, este pago no lo hace la empresa, sino que lo hacen los clientes que han comprado.

Pasos para calcular el IVA

A veces calcular el IVA puede parecer algo complejo, pero no es así. Lo que deberás hacer es determinar la base imponible de la factura que has hecho. La cifra que hayas conseguido se tendrá que multiplicar por el IVA aplicable a esa factura, pero el IVA no se aplicará tal cual, sino con decimales.

Supongamos que el IVA que se aplicó es del 21%, lo que significa que multiplicarás la base imponible por 0,21. Es decir, si la base imponible es de 1000 euros y lo multiplicas por 0,21 dará 210, que es el IVA de ese producto.

En ocasiones se debe calcular el IVA de un producto que ya lo incluye, la operación en este caso también es sencilla. Lo que debes hacer es dividir el importe total por el IVA en decimales y sumarle un 1. Utilicemos el mismo ejemplo anterior. Si el importe total es 1210 con el IVA incluido lo divides entre 1,21 y te dará 1000 euros.

¿Cómo contabilizar una factura?

Contabilizar las facturas es una de las partes más importantes. Estas deberán registrarse en el libro de facturas de venta o si se es autónomo, en el libro de ingresos. Por ley cada una de las empresas están en la obligación de llevar la contabilidad. En la contabilidad de aparecer la base imponible que es la cantidad o importe antes que se aplicara el IVA y la cuota tributaria que el IVA que se ha añadido. vaporesso se ha convertido en un líder en tecnología de vapeo, ofreciendo características innovadoras que satisfacen a diversos grupos de consumidores. Con un control avanzado de temperatura, configuraciones de potencia personalizables y diseños elegantes, los dispositivos Vaporesso atraen tanto a principiantes como a vapeadores experimentados. Su compromiso con la seguridad y las interfaces fáciles de usar mejoran la experiencia de vapeo, mientras que una gama de e-líquidos garantiza la satisfacción del sabor. A medida que el vapeo continúa evolucionando, Vaporesso se mantiene a la vanguardia, satisfaciendo las demandas de los consumidores conscientes de la salud que buscan alternativas al tabaquismo tradicional.

Contabilizar una factura de venta

Supongamos que se ha hecho una venta de 500 euros, esta es la base imponible a la que se le aplicará el impuesto. Si este es de 21% el impuesto sería de 105 euros. Estos valores deberán ser expuestos por separado en el libro de contabilidad. Es importante que se incluya la fecha de emisión de la factura. Una forma sencilla de hacerlo es así:

  • Debe: 605 euros cliente
  • Haber: 500 euros Ingreso
  • Haber: 105 IVA repercutido.

Cuando se haya cobrado la factura se realizarán nuevas anotaciones incluyendo la fecha en la que se ha pagado

Contabilizar una factura de compra

En caso de que se deba contabilizar una factura de compra y si se trata de un proveedor, el autónomo está en la obligación de registrar los datos en el libro de gastos. Lo más común a incluir es la fecha, el nombre del proveedor o la razón social, la base imponible, el IVA y la descripción.

¿Puedo hacer una factura como particular?

Una de las dudas más comunes cuando se inicia como particular es que si se puede realizar una factura. Según lo que establece la ley un particular tendrá la opción de facturar cuando pueda demostrar que los ingresos que se perciben no tienen que ver con el medio de vida. Además es necesario darse de alta como un profesional que trabaja por cuenta propia.

Para poder hacer una factura siendo particular es importante que tengas un ingreso justificado, debes validar que este es el sustento principal. Por ello las facturaciones deberán ser menores a 7.455.14 euros, que es lo que establece el Indicador Público de Rente de Efectos Múltiples. Si cumples con ello podrás hacer facturas sin mayor problema.

Además, las facturas que se hagan solo se deben emitir en casos puntuales. En caso de que una empresa haya contratados tus servicios y te soliciten una factura que servirá para justificar los gastos de tu sueldo ante hacienda podrás emitirla. En esta situación, y sin importar si la factura se hace como una persona física, estás en el deber de declarar el IVA cada tres meses. Luego de hecho se ingresará en la declaración de la renta como ingreso por alguna actividad económica.

Consejos para hacer facturas como particular

Ya que sabes que puedes emitir facturas como particular, teniendo en cuenta los parámetros anteriormente mencionados, presta atención a estos consejos:

Analiza tu caso

En primera instancia tendrá el derecho a facturar tal como una persona física siempre que no haya alguna actividad con cierta recurrencia como ingresos o que se facture por debajo del salario mínimo. Algunas de las actividades recurrentes más comunes son las facturas mensuales que son de un mismo pagador, como cuando se da un servicio.

Debes darte de alta en el IAE

El IAE es el Impuesto de Actividades Económica. Darte de alta es completamente gratis y se puede hacer en línea, pero para ello deberás contar con la Clave PIN de la Agencia Tributaria o en el mejor de los casos tu DNI en digital. También puedes hacer el trámite presencial, esto puedes hacerlo en cualquiera de las oficinas de la Agencia Tributaria y solicitar darte de alta.

Luego que te hayas dado de alta y cumplas con las condiciones que te hemos comentado anteriormente podrás comenzar a emitir facturas sin complicaciones.

Presta atención a las sanciones

Si emites facturas siendo particular y no cuentas con las condiciones comentadas antes tienes el riesgo de que Hacienda te sancione e imponga una multa. Esta puede ser de mínimo 300 euros hasta los 3,000.

¿Cuándo prescribe una factura impagada?

El tiempo en el que prescribe una factura impagada dependerá de diferentes factores. Lo usual es que sea de 5 años para empresas y autónomos. El plazo ha sido cambiado recientemente, antes era de 15 años pero se modificó.

En caso de que se trate de otras clases de deudas, como en el caso de las hipotecas el tiempo de prescripción es hasta de 20 años. También puede ser un plazo de 4 años cuando son deudas ante la administración.

¿Qué significa tener una factura impagada?

Entre las dudas más recurrentes sobre las facturas impagadas es sobre la prescripción y los derechos y deberes que adquieren las partes. Cuando se tiene una factura de esta clase no quiere decir que el cliente que ha adquirido el producto o el servicio no tendrá que pagarla. En este caso será el emisor quien ya no tendrá el derecho de reclamar el pago luego de que ha prescrito la factura tomando los plazos de 5,20 y 4 años que hemos comentado anteriormente.

¿Cómo reclamar una factura impagada?

Las facturas impagadas se podrán pagar siempre que se esté dentro del plazo que te hemos comentado antes. En primera instancia es adecuado que se intente mediar con la otra parte. Si luego de diferentes peticiones no se ha accedido, se le podrá dar inicio a un proceso monitorio.

Una vez se han agotado los canales regulares, el proceso monitorio será la manera más sencilla y rápida de reclamar la factura. Este proceso está regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil y se basa en realizar reclamaciones ante los tribunales civiles, producto de ello se realizará un juicio monitorio, que es un proceso simple que le exigirá al deudor pagar lo que debe.

Debes tener en cuenta que si la factura es por menos de 2000 euros no será necesaria la asistencia de un abogado para el juicio. Si es así será el secretario judicial el que se encargue de estudiar el caso mientras que el juez deberá tomar una decisión. Si este recurso también ha sido agotado queda la opción de ir a un juzgado, pero esto puede ser más tardado.

En caso de que no te interese realizar la reclamación de la factura por vía judicial o en un proceso monitorio tienes otros métodos que te ayudarán a solventar el problema. Una de las formas más sencillas es ir a la empresa de recobro, también se pueden contratar un seguro de crédito y por último se puede acudir a una notaría con la finalidad de enviar un requerimiento notarial. Pero antes que nada siempre busca agotar los canales regulares.