▷ Modelo de Factura de alquiler de local en Word y Excel

Para realizar actividades comerciales lo usual es que se rente un local para iniciar el negocio. Para asegurarse de mantener todo en orden y que los pagos se hagan según lo acordado es necesario utilizar un modelo de factura de alquiler de local. Su redacción es bastante sencilla, aquí te comentamos cómo hacerla.

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¿Qué es una factura de alquiler de local?

En primera instancia, debemos saber qué es una factura, este es un documento de clase comercial y hará valer una compraventa de un servicio o producto. En este caso, se trata del alquiler de un local comercial que un arrendador le ha dado en renta a un arrendatario. Este tipo de documento tiene validez legal y fiscal, por lo cual probará que se ha efectuado el pago del alquiler en la cantidad y tiempo acordado.

Plantilla de Factura de alquiler de local en Word

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Modelo de Factura de Alquiler de local en Excel

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¿Qué debe contener una factura de alquiler de local?

Aunque la factura puede variar según el caso, siempre deberá incluir:

Número de factura

Al ser un documento de carácter fiscal se deberá incluir un número que esté correlacionado con las demás facturas, esto servirá para darle orden.

Fecha

Incluye día, mes y año en el que se ha emitido la factura. Servirá para validar que el pago del alquiler se ha hecho en la fecha correcta.

Datos del arrendatario

Estas facturas se pueden entregar tanto a autónomos como a empresas. En este caso se coloca la razón social, el número de identidad, domicilio fiscal o personal y cualquier otro dato importante.

Concepto

Aquí se describirá a qué corresponde el pago, se colocará que es por la mensualidad de un local y se coloca la dirección del local, mes que se está pagando y total imponible.

IVA

Según lo establecido en la ley a los pagos de alquiler de locales se le debe aplicar un IVA de 21% que se le calcula a la base imponible para luego sumar.

IRPF

Tal como lo dispone la ley se aplicará el 19% en la cantidad mensual, pero en ciertos casos, más adelantes lo comentaremos ampliamente. El IRPF se aplica en negativo, pues se restará al total.

¿Es necesario hacer una factura de alquiler de local comercial?

Tanto las empresas y compañías en ocasiones se cuestionan si es necesario hacer una factura de este tipo cuando se alquila un local para realizar una actividad comercial. La cuestión es que no es necesaria su redacción, sino obligatoria. El alquiler de un local se considera un préstamo de servicio así que se le aplica IVA y debe ser declarado ante Hacienda.

¿Es importante el número de factura en el alquiler de local?

Sí, tal cual como en el resto de facturas, cuando se hace una de alquiler de local, el número es muy importante. Este número servirá para identificarla dentro de la contabilidad de tu compañía.

Si es tu primera factura, la forma más sencilla de identificarla es solo con un 1, pero hay maneras de hacerlo mucho más específico. La mejor forma de hacerlo es colocando una letra “A” que corresponde a “Alquiler”, luego el número de la factura y el año fiscal, así: “A/1/2020”.

Algo importante al hacer las facturas, es que el número siempre sea correlativo. Este tiene que tener concordancia con las facturas anteriores, posteriores y la fecha. No puede haber saltos de número y que no correspondan con la fecha. Es decir, si la factura 5 del año 2020 fue en el mes de marzo, no podrás tener una factura número 7 en el mes de enero del 2020.

Tener un orden lógico en el número de la factura te permitirá organizarlas mejor.

¿Las facturas de alquiler de local comercial son gastos deducibles?

Sin importar si es eres particular o una empresa las facturas de alquiler de este tipo son gastos deducibles. Cuando se hace alquila un local representa un préstamo de servicio, por ello es que se entiende como una compra o gasto. Por lo cual se deberá registrar en la contabilidad de tu compañía.

La forma más sencilla de hacerlo es registrarlo como una factura de compra si eres el arrendatario. Así se incluirá en tu contabilidad como un gasto deducible que está relacionado con tu negocio, así se deducirá el IVA y también el IRPF. Luego de incluir esta factura en la contabilidad lo declararás a Hacienda.

¿Cómo calcular el IVA en una factura de alquiler de local?

Tal como te hemos explicado anteriormente, el alquiler de un local se considera una actividad económica por lo que al emitir una factura es necesario aplicar el IVA. En este caso, para el tipo de servicio que se está prestando debe ser un 21% de IVA.

Para que la factura tenga validez deberá especificarse el IVA de manera clara para saber cuál es la base imponible, la cantidad de IVA y por supuesto la suma.

Para ayudarte con ello te daremos un ejemplo. Supongamos que el alquiler del local sin IVA es de 1000 euros, esta es la base imponible. A esta cifra se le aplicará el IVA que es 21%, para realizar la operación se multiplicará la base imponible por el IVA con decimales es decir 1000 x 0,21 que da un total de 210 que es el IVA aplicable. Así el total que debe pagar el arrendatario son 1210 euros.

¿Cuándo aplicar y cómo calcular el IRPF?

El IRPF se puede aplicar dependiendo del caso. Por ello es que si se realiza la factura como un autónomo, se deberá aplicar, mientras que al hacerlo como compañía no será necesario. La retención por ley es de 19% y se restará al total.

Para hacerlo más fácil de entender, tal como en el ejemplo anterior el alquiler es de 1000 euros y el 21% de IVA que daba un total de 1210. Para determinar el IRPF se deberá multiplicar la base imponible por el 19% de IRPF en decimales, es decir, 1000 € x 0,19 que da 190 €. Entonces se sumará la base imponible más el IVA y se le resta el IRPF (1000 € + 120 €– 190€= 1020 €)