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¿Necesitas escribir una carta formal y no sabes cómo? Redactar una de estas cartas es mucho más sencillo de lo que piensas. Cuentan con una estructura bastante fácil de seguir, solo que debes prestar atención a los detalles. ¿Quieres saber más sobre esta clase de carta? A continuación te contamos todo lo que debes saber.

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¿Qué es una carta formal?

Una carta formal es una clase de documento que se utiliza para comunicar un mensaje a alguna persona que puedes o no conocer. Este tipo de documentos suelen utilizarse en ámbitos formales como los empresariales, institucionales y académicos. Sus usos son bastante variados y lo que debe hacer el que redacta la carta formal es adaptarse a la situación.

Al escribir una carta formal se puede utilizar para realizar una solicitud de empleo, dar agradecimientos, presentarse ante una compañía, presentar reclamos, gestionar renuncias o simplemente informar sobre determinado suceso.

Tipos de cartas formales

Ejemplo de carta formal

[Fecha]

[Nombre y apellido]

[Número de teléfono]

[Dirección]

[Nombre y apellido del Destinatario]

[Dirección del destinatario]

[Asunto]

Presente:

Estimado [Nombre y apellido del destinatario] por medio de la presente deseo informarle que [Razón por la cual estás escribiendo la carta]

Por este motivo solicito [Explica tu solicitud] por motivos [Menciona los motivos relacionados a escribir la carta y realizar determinada solicitud].

Sin más que agregar agradezco el tiempo prestado además de la pronta colaboración en la resolución de este caso.

Atentamente

[Nombre y apellido]

[Número de identidad]

[Firma]

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¿Cuándo escribir una carta formal?

Siempre que tengas la necesidad de comunicar algún mensaje puedes escribir una carta formal. En la categoría de carta formal se encuentran diferentes tipos de cartas que puedes redactar como por ejemplo:

Carta de presentación

Ya sea que se trate de una carta de presentación voluntaria o en respuesta a un anuncio puedes escribir una carta formal especialmente para presentarte ante una empresa. Una buena manera para destacarte ante las demás solicitudes es con una carta de este tipo. Allí podrás explicar quién eres, qué sabes hacer y qué experiencia tienes.

Carta de renuncia

Existen diferentes tipos de cartas de renuncia, sin importar si se trata de una renuncia motivada, voluntaria o por motivos de salud también se considera una carta formal. La estructura de este tipo de cartas es bastante sencilla y será lo que te permita notificarle a tu empleador que pretendes dejar tu cargo.

Carta de poder

No siempre se tiene el tiempo suficiente para hacer distintos tipos de trámites, en esos casos puedes escribir una carta formal para otorgar un poder. En ella deberás mencionar a quién le otorgas el poder, cuál poder y por cuánto tiempo. Así un tercero podrá retirar paquetes por ti o gestionar tus bienes.

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¿A quién va dirigida una carta formal?

El destinatario de una carta formal dependerá del tipo de carta que estés escribiendo. Este clase de documentos suelen ser enviados con regularidad a instituciones, empresas y organizaciones. Por ejemplo, si deseas presentar una carta de presentación, esta estará dirigida a una empresa, en ese caso debes indicar cuál.

Lo mismo sucederá con las instituciones y organizaciones públicas o privadas a las cuales escribas. Aunque escribas la carta dirigida a una empresa es importante que conozcas a la persona a la cual le llegará esta carta, puede ser un director general, presidente, vicepresidente o hasta el jefe de recursos humanos. Lo ideal es que conozcas su nombre, si no es así, solo incluye el cargo.

Forma de una carta formal

Al hacer una carta formal se le debe prestar especial atención al formato que se utiliza. Lo correcto es seguir estas reglas.

Forma de presentación: Una carta formal siempre debe ser presentada en formato físico e impresa, nunca de manera digital.
Papel: El papel que se utilice debe ser de tamaño carta, en perfectas condiciones y sin enmiendas.
Fuente: El tipo de letra adecuado es Times New Roman de 10 o 12 puntos dependiendo del caso.
Firma: La carta formal siempre debe estar firmada, esto le da mayor validez.

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¿Cómo escribir una carta formal?

Escribir una carta formal es mucho más sencillo de lo que parece, para hacerlo bien deberás prestar atención a:

Membrete/Encabezado: Esto es lo primero que leerá a quien le envíes la carta por ello deben aparecer tus datos. Necesitas incluir tu nombre completo, número de teléfono, dirección, correo electrónico y otros datos que se te exijan según el tipo de carta que escribas.

Consulta Cómo iniciar una Carta formal

Destinatario: Es determinante que escribas el nombre de la persona a quién va dirigida la carta. Se suele incluir el cargo que ocupa en la empresa o institución a la que pertenece y su nombre y apellido. En caso de que no conozcas el nombre de la persona puedes incluir únicamente su cargo.
Fecha y lugar: Siempre deberás incluir la fecha y lugar en la que estás escribiendo la carta. Usualmente este tipo de cartas se redactan con la finalidad de realizar procesos administrativos. Para que estos se cumplan de la forma adecuada suelen tener un plazo determinado que debes acatar.
Saludo: En todo momento se debe incluir un saludo cordial. Se trata de una carta formal y es importante que cuides la manera en la cual te diriges al destinatario.
Asunto: En ocasiones puedes incluir el asunto fuera del cuerpo de la carta. Sea cual sea colocarás “Asunto:” y el motivo por el cual estás redactando el documento.
Cuerpo: El cuerpo de la carta es la parte más importante del texto pues es en donde explicarás las razones por las cuales escribes la carta, qué deseas conseguir con ella, tus motivos y todo lo relacionado con un determinado tema. Procura que todo lo que quieras mencionar esté en esta parte de la carta.
Despedida: Al igual que el saludo la despedida también es parte importante en la carta. Puedes despedirte dando algunos agradecimientos por la atención prestada y mencionando tu deseo porque la situación que presentas en la carta tenga pronta resolución. La frase final de la carta puede ser “Un cordial saludo” seguido de tu firma, nombre, apellido y número de identidad.

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Consejos para escribir una carta formal

Aunque escribir una carta formal no es tan difícil como se piensa sí debes tener en cuenta diferentes aspectos como por ejemplo.

Cuida los saludos: Es recomendable que en todo momento prestes atención al saludo. Puedes utilizar frases como “Estimado (a)” seguido del cargo que ocupa. También puedes utilizar alguna frase más simple como “Sr (a)” y luego el nombre del destinatario.

Utiliza despedidas cordiales: Tanto la despedida como el saludo debes cuidarlos. Alguna frase de cierre como “Quedo a sus disposición” “Le agradezco de antemano”

Lenguaje: Ya que se trata de un documento formal, el lenguaje que utilices también debe serlo. Puede que estés molesto a la hora de escribir la carta, pero nunca puedes utilizar groserías o expresiones coloquiales.

Redacción: Tu redacción debe ser lo más clara y precisa posible. No es necesario extenderse demasiado en explicaciones que no son importantes. Intenta siempre mencionar estrictamente lo necesario.

Ortografía: Es probable que la carta que escriba sea leída por diferentes personas importantes dentro de una empresa o institución. Si tienes errores ortográficos difícilmente te tomarán en serio. Lee varias veces la carta antes de enviarla.