Cartas Gantt: Guía Completa

¿Estás teniendo problemas para organizarte? Si tienes muchas actividades por realizar puede que sea un poco complejo dividir bien el tiempo para que todo salga perfecto. Si este es tu problema, no te preocupes, para organizarte mejor puedes hacer una carta Gantt.

¿Has escuchado hablar antes sobre este tipo de cartas? Si no, no te preocupes, a continuación te contaremos todo lo que debes saber.

¿Qué es una carta Gantt?

Una Carta Gantt es un instrumento o herramienta que se encarga de dictar las actividades por realizar que forman parte de un proyecto que está diseñado para terminarse en un determinado plazo. Cuando se tiene un proyecto es necesario completar pequeños trabajos o tareas que asegurarán el cumplimiento del objetivo.

Para que el proyecto se complete es necesario que se sigan todos los pasos y si no se tiene la suficiente organización es bastante común que se salten cosas y esto termine afectando la ejecución del proyecto. Para que eso no suceda se utiliza la carta Gantt, que se usa especialmente para planificar y gestionar proyectos de todo tipo.

Podría decirse que este tipo de carta es una guía indispensable para poder cumplir objetivos. Además está diseñada para que se pueda visualizar de manera rápida la actividad por realizar, el tiempo que se debe ocupar en ella y la fecha de inicio y cierre de la misma. En caso de que varias actividades se puedan realizar de manera simultánea también se podrá ver.

¿Cuál es la estructura de una carta Gantt?

como hacer carta gantt

Todos los ejemplos de carta Gantt son bastante parecidos y siempre están conformados por un eje vertical y uno horizontal.

Eje vertical

En el eje vertical de la carta Gantt que hagas se deben incluir las tareas y actividades que se deben realizar. Es importante que te centres en colocar todas y cada una de las tareas del proyecto por cumplir. Debes colocarlas en orden de ejecución y determinar si algunas de ellas se pueden hacer en paralelo o si es necesario que se termine una para darle paso a la otra.

Veamos un ejemplo sencillo sobre la remodelación de una casa que necesita baldosas nuevas:

  1. Elegir las nuevas baldosas
  2. Comprar las nuevas baldosas y los materiales para instalarlas.
  3. Quitar las baldosas viejas
  4. Limpiar y tirar todos los escombros.
  5. Instalar las baldosas

En caso de que sea necesario, cada una de las actividades se puede dividir en otras más pequeñas que se pueden realizar en paralelo.

Eje horizontal

Ya que todas y cada una de las actividades que sean necesarias para cumplir el proyecto se hayan especificado, en el eje horizontal deberás colocar el tiempo que se necesitará en cada una de las tareas. Y también es importante determinar de quién dependerá cada una de las actividades.

carta-gantt-estructura

Por ejemplo, para la actividad número 1 ocupará 2 horas de tiempo y el encargado de hacerlo será “Carlos” que es uno de los miembros del equipo. Para no mantener el nombre y hacer la carta Gantt mucho más precisa puedes sustituir los nombres por letras y así será mucho más claro.

Sin embargo, aún quedaría un paso más para terminar la carta, y es que la distribución horaria hay que marcarla por cuadrículas y no en números. Se trata de una carta gráfica que muestra las tareas y el tiempo de ejecución de cada una de forma visual, por lo que…

Una vez rellenada la carta Gantt quedaría así

carta gantt

 

Beneficios de hacer una carta Gantt

carta-gantt-ejemplo

Antes de ver algún ejemplo de un diagrama de Gantt debes conocer los beneficios de hacer una carta como estas. Algunos de ellos son:

Efectividad al realizar proyectos

Para que un proyecto se concluya de manera exitosa es importante la organización y el cumplimiento de las tareas en un tiempo determinado. Si todo el equipo que está realizando el proyecto no conoce con claridad las etapas, tareas y tiempos que se deben cumplir los objetivos difícilmente podrán ser logrados.

Genera compromiso en el equipo

La manera más sencilla en la cual se puede generar el compromiso en los miembros de un equipo es especificando bien sus tareas y el tiempo que tienen para realizarlas. Así serán conscientes de cómo deben hacerlo para poder cumplir con los objetivos.

Facilidad para explicar

Visualizar las partes o fases de un proyecto no siempre es tan sencillo. Se suele conocer el inicio y el punto final, pero el proceso se pierde con facilidad. Por ello es que si se hace una carta Gantt se puede explicar a los demás cuánto durará y qué días se harán cuáles actividades.

Permite identificar las actividades críticas

Cuando se comienza a ejecutar un proyecto el tiempo de duración y el plazo de cada una de las actividades es determinante. Si bien algunas actividades del proyecto suelen tener cierto tiempo para realizarse y se puede exceder del tiempo planificado sin que afecte demasiado a los objetivos trazados, no todas las actividades son así.

En los proyectos existen actividades críticas que cuentan con un tiempo establecido para ejecutarse y que no se puede exceder. Incumplir el tiempo de estas actividades críticas puede hacer que el proyecto se alargue mucho más de lo esperado. Esto significa costos extras y el incumplimiento de lo acordado con el cliente. Y con una carta Gantt se pueden identificar estas actividades para asegurarse de no excederse en el tiempo por error.

Asignar recursos y responsables

Al hacer un diagrama de Gantt de un proyecto podrás asignar los responsables de las actividades y los recursos que se utilizarán para cada una de ellas. Cada uno de los recursos representa un costo dentro del proyecto y con el diagrama se puede visualizar el costo del proyecto en las diferentes fases y no únicamente al concluir.

Mejor control de los proyectos

La carta Gantt ha sido un método con bastante éxito para reducir las posibilidades de riesgos y aumentar la probabilidad de culminar un proyecto tal como se ha diseñado. Si se logra hacer una carta Gantt de manera adecuada esta permitirá controlar los costos del proyecto y así no excederse en el presupuesto.

¿En qué formato hacer una carta Gantt?

Tienes diferentes alternativas a la hora de hacer una carta Gantt. Una de las formas más sencilla de crearlas es en Excel ya que tienes la estructura del eje vertical y el horizontal bien delimitada. También puedes hacerlo en Word o Power Point utilizando la herramienta de tabla, esto puede ser un poco más difícil, pero también es funcional.

Deja un comentario