Modelo Carta de invitación formal a una autoridad

Una de las claves para que un evento tenga éxito es la presencia de algunas autoridades. Para ello, lo mejor es escribir y enviarles una carta de invitación formal a una autoridad. Realmente son muy fáciles de redactar, y suelen funcionar bastante bien.

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¿Qué es una carta de invitación formal a una autoridad?

Dependiendo del evento que se realice se necesitará mayor formalidad. No puedes invitar a todas las personas verbalmente, sobre todo si son importantes en un tema relacionado al evento. En estos casos lo que debes hacer es escribir una carta de invitación formal a una autoridad que te permitirá tener contacto con esta persona.

Usualmente las autoridades tienen muchas cosas por hacer y una agenda establecida. El asistir a un evento es un asunto que necesita preparación sobre todo si la autoridad dará un discurso o debe realizar una actividad. Por ello en la carta además de invitarle es adecuado informarle sobre qué se hará.

Ejemplo de carta de invitación formal a una autoridad

[Nombre de la institución que hará el evento] [Logo]

[Dirección]

[Medios de contacto]

[Lugar y fecha]

Sr [Nombre y apellido del destinatario]

[Cargo que ocupa]

Reciba un cordial saludo por parte de los miembros de [Institución que está realizando la invitación]. Por medio de la presente tenemos el honor y el agrado de informarles que el día [día, mes y año] a las [hora] realizaremos la inauguración de nuestra nueva sede en [Lugar de la inauguración].

Por esta razón para nosotros sería de especial agrado contar con su asistencia al evento. Además, nos honraría si podría brindarnos unas palabras de apertura. Le esperamos en la fecha, hora y lugar anteriormente mencionados.

Sin más que agregar, le agradecemos por la atención y el tiempo prestado. Esperamos contar con su presencia,

Atentamente,

 

[Nombre y apellido]

[Firma]

[Cargo]

¿Qué debe incluir una carta de invitación formal a una autoridad?

Para que la carta de invitación formal sea válida deberá contar con diferentes elementos como por ejemplo:

  • Información sobre el evento: Quien reciba la carta deberá conocer a plenitud qué tipo de evento se realizará. Ya sea que se trate de un evento deportivo, musical o la inauguración de un nuevo local.
  • Fecha, lugar y hora: Seguramente la autoridad a la que invites deberá verificar que durante el tiempo en el que se celebre el evento no tendrá alguna otra actividad. Por ello especifica de manera exacta el día y lugar en el que se celebrará. Además, menciona la hora exacta en la que tiene que llegar.
  • Actividades a realizar: Aunque es usual que las autoridades que se inviten tengan un espacio para dar unas palabras, esto no es una regla. Si vas a invitar a una persona y quieres que de un discurso deberás notificárselo antes para que lo prepare.

Estructura de una carta de invitación formal a una autoridad

Al ser una documento que te comunicará con personas importantes la carta debe contar con una estructura formal. Para su redacción emplea esta estructura.

Membrete

Es común que quien invite a alguna autoridad sea una institución u organización. Y ya que se trata de una carta formal se debe incluir en el membrete el nombre de la institución, la dirección, medios de contacto y el logo.

Fecha

Aunque parezca un formalismo es importante que se incluya la fecha. Esto le permitirá al destinatario saber que la invitación se ha hecho con tiempo suficiente y no unos días antes.

Destinatario

Nunca puedes escribir una carta de invitación con una frase como “A quién pueda interesar” o “A quién corresponda” la carta debe estar dirigida a la autoridad.

Cuerpo

Intenta ser lo más preciso posible. Inicia la carta enviado un saludo cordial e informando sobre el motivo de la carta, que es la realización de un evento y la invitación de la autoridad. No olvides incluir la fecha, lugar y hora que se realizará.

Si la autoridad debe dar algunas palabras también menciónalo para que se prepare. Además, recalca que su presencia es importante y sería un honor.

Despedida

Una vez toda la información sobre el evento sea mencionada despídete de manera cordial y ratifica la necesidad de la presencia de la autoridad.

 

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