Los presupuestos son uno de los documentos más comunes a redactar en una empresa. Estos servirán para dar cuenta sobre un proyecto y el coste que representará. Su redacción no es tan difícil, pero sí minuciosa. Para ayudarte con ello a continuación te contamos todo lo que necesitas saber.
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¿Qué es un presupuesto?
Según lo expuesto en la economía un presupuesto tiene que ver con el monto total de dinero que será necesario para llevar a cabo un proyecto. Por ello es que se reúne información sobre gastos, materia prima, mano de obra, etc.
De esta forma, entendemos el presupuesto como un documento que permite conocer de manera anticipada la cifra que supone desarrollar algún objetivo. Para que sea válido es determinante que se incluyan asuntos como condiciones del proyecto. Y una vez que se firma tendrá que cumplirse tal como lo estipula el acuerdo.
Plantilla de Presupuesto para descargar
Plantillas específicas de presupuestos
¿Qué debe incluir un presupuesto?
La plantilla de presupuesto podría variar según las necesidades, pero es adecuado colocar en todo momento:
Fecha
Coloca el día, mes y año en el que se emite el presupuesto.
Datos de las partes
Incluye la denominación o nombre y apellido de las partes además del domicilio y NIF si aplica. Recuerda colocar el logo de la empresa que emite el presupuesto.
Descripción
En este apartado se colocará todo lo referente al proyecto, las fases si es el caso, lo que se necesitará y su valor. Recuerda colocar el precio unitario y total si aplica.
IVA
Lo usual es que se aplique IVA en los presupuestos, el porcentaje dependerá del servicio o productos que formen parte de la transacción. Aquí se podrá mencionar si la cantidad total incluye o no el IVA o en caso de que esté exento.
Garantía
En esta parte pueden colocarse algunas garantías que ofrece el emisor al receptor. Algunos presupuestos pueden ser flexibles, lo cual implica que el precio de los servicios o productos que pone en la descripción podría variar, así se está al tanto de las posibilidades.
Firma
El presupuesto solo deberá firmarse cuando el cliente haya aceptado las condiciones. Si el documento no cuenta con las firmas no tendrá validez alguna. En cambio, cuando se firma será un contrato que ambas partes estarán en la obligación de cumplir.
Tipos de presupuestos
No existe un solo tipo de presupuesto, esto variará según la empresa, el campo, sector y por supuesto el proyecto que se esté llevando a cabo. Aquí te mostramos los más comunes.
Presupuesto operativo
Podemos encontrar este tipo de presupuesto entre los económicos. Además está relacionado con los presupuestos que incluyen mano de obra, materia prima y fabricación de algún producto. Aquí se estimará cuánto cuesta fabricar un producto, el valor de la mano de obra y demás.
Presupuesto anual
Los presupuestos de esta clase se hacen solo una vez al año y permiten cerrar la contabilidad, saber el estado de la empresa y hacer algunas predicciones para el siguiente año. Se toman en cuenta las inversiones, ganancias y gastos y así se conoce la liquidez de la compañía.
Presupuesto de caja
Estos se utilizan cuando se quiere dar cuenta de la tesorería de una empresa. Así se sabrá sobre la liquidez de la empresa a corto plazo. Para determinarlo se toman en cuenta la entrada de capital y los gatos para así obtener el gasto final.
Presupuesto de gastos
Este tipo de presupuesto se parece mucho a los anuales, y se tomarán en cuenta las inversiones y gastos de la compañía. La frecuencia en la que se haga dependerá de la forma en la que se efectúen los pagos.
Presupuesto de compras
En esta clase se reunirá toda la información sobre compras que ha hecho la empresa. Es tal como los presupuestos generales de las empresas que se hacen anualmente.
Presupuestos flexibles
Estos se utilizan cuando una empresa ofrece distintos servicios a otras. Lo que establece es que los precios y acuerdos que han sido pautados en el presupuesto tienen cierta elasticidad. Los precios que se habían ofrecido podrían variar sin que se incumpla el acuerdo, siempre que se fije un porcentaje de variación a la base total.
Presupuestos fijos
A diferencia de los anteriores, estos presupuestos permanecerán exactos sin variación alguna. No habrá ningún cambio en el tipo de producto, precio, tiempo ni ningún otro aspecto.
Consejos para redactar un modelo de presupuesto
Si aún no sabes cómo hacer un presupuesto debes saber que tienes que tomar en cuenta algunos aspectos técnicos. Para ayudarte con ello te damos algunos consejos:
Sé específico
El presupuesto es un acuerdo entre las partes, por ello hay que ser muy técnico. Da cuenta en el presupuesto de los trabajos que se realizarán, los tiempos, la forma en la que se efectuará, etc.
Fija la forma de entrega
Cuando se hacen presupuestos por productos se deberá informar al cliente cuándo, dónde y cómo se entregarán. Esto también sucede cuando se ofrecen servicios, se explicarán de forma clara estas mismas condiciones tomando en cuenta las etapas.
Duración del proyecto
Para asegurar mantener el costo del presupuesto el proyecto se debe ejecutar en un periodo en específico. Detalla un cronograma de las actividades a realizar y las fechas en las que se harán.
Sé específico con los precios
Cuando se llevan a cabo proyectos grandes, estos se van desarrollando por etapas. Cada una de las etapas debería tener el precio exacto que costará. En ello se menciona la mano de obra, los materiales empleados y todo lo que corresponda.
Incluye fecha de vigencia
Las oscilaciones en el precio de los productos o servicios se pueden presentar constantemente. En caso de que un producto o un servicio suba o baje el presupuesto cambiará. Por lo cual se incluirá día, mes y año de vigencia del presupuesto para que si se ejecuta luego de esa fecha se entienda que las condiciones pautadas no serán las mismas.
¿Un presupuesto tiene validez legal?
Tal como hemos comentado anteriormente, el presupuesto es un documento que dará cuenta sobre la cantidad de dinero que costará un producto o la realización de un proyecto. En primera instancia el presupuesto no tiene validez, salvo que el cliente al que se le ofrecerán los servicios o productos firme y acepte las condiciones del presupuesto.
Cuando el presupuesto haya sido aceptado este se convertirá en un contrato que deberá ser cumplido por las partes. En este caso, quien emite se comprometerá a ofrecer los servicios o entregar los productos tal como lo describe el documento y quien lo recibe deberá pagar la cantidad acordada.
En caso de que el cliente no acepte el presupuesto este no tendrá validez alguna. Para dejar todo claro entre las partes, lo adecuado es que se fije un tiempo de validez, así las condiciones podrían variar para las partes si es el caso.
En cuanto a la forma de aceptar las condiciones del presupuesto, esto aunque se puede hacer verbalmente, lo adecuado es que se haga oficial por escrito. Así, ambas partes evitarán inconvenientes como impagos o que lo ofrecido no sea entregado de la manera adecuada.
¿Cómo se calcula el costo de un presupuesto?
Un presupuesto reunirá todos los elementos de la transacción que se pretende hacer en el futuro. Aunque esto parezca sencillo, no se sabe cómo fijar el costo. Para ayudarte con ello te damos unos consejos.
Haz el cálculo de costo
Esta es la parte más importante, aquí se colocarán los costes fijos además de los variables. Entre los elementos que se incluyen aquí está la mano de obra de los involucrados en el proyecto, la materia prima o mercancía que se utilice durante el proyecto y los gastos directores e indirectos que se generarán. Entre ellos se puede tomar en cuenta la luz, agua, alimentación, renta, etc.
Establece el margen de beneficio
Determina el margen de beneficio que se recibirá. Este se aplicará al costo del proyecto que se haya calculado anteriormente. Este porcentaje no es fijo y puede variar según la estrategia y el costo.
Toma en cuenta los precios de la competencia
Antes de determinar precios unitarios de productos o servicios debes comparar tus precios con los de la competencia, así será más competitivo y tendrás un límite para cobrar.
¿Cómo se calcula el IVA en un presupuesto?
A todos los presupuestos se les incluye IVA salvo que se trate de un servicio o producto que esté exento, pero esto no es tan común. Para calcular este impuesto se deberá conocer la base imponible que es la sumatoria de todos los servicios o productos que forman parte de la transacción y el porcentaje de IVA aplicable.
La operación es sencilla, pues se multiplica la base imponible por el porcentaje de IVA con decimales. Supongamos que la base imponible son 2000 euros y el IVA es de 21%. La operación es 2000 x 0,21 que da un resultado de 420 euros. Así, para obtener la cantidad total a pagar se suma la base imponible más el IVA aplicado que da como resultado 2420 euros a pagar.