Plantilla de Presupuesto de compras en Excel

Aunque los presupuestos de esta clase sean mucho más comunes en las empresas, realmente podemos utilizarlos en nuestro día a día, como cuando planeamos la compra de la comida para nuestro hogar o al planificar compras de ropa, zapatos, accesorios, etc. En cualquier caso, se trata de hacer una estimación de las compras necesarias tomando en cuenta la cantidad que se gastará.

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¿Qué es un presupuesto de compras?

Estos presupuestos son sistemas que nos ayudan a gestionar las compras que hace una empresa, una casa o tienda. Esto ayuda a determinar de manera clara la cantidad de cosas o productos que deben comprarse para abastecerse. Por ello es que se toman en cuenta las necesidades iniciales, el inventario y las proyecciones de ventas o uso.

Modelo de Presupuesto de compras

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Características de los presupuestos de compra

Para que estos presupuestos sean realmente funcionales deben ser:

Flexibles

La flexibilidad en los presupuestos no quiere decir que se tendrá una cantidad ilimitada para hacer compras. Lo que significa es que cada vez que se haga el presupuesto este puede variar en función de las necesidades.

Por ejemplo, imagina que el presupuesto de compras usual es de 15 productos, lo que cubre las ventas sin problemas y deja otros 15 productos en stock en caso de que algo suceda.

Ahora, si este mes hubo más ventas y se agotó el stock, en ese caso podemos tener la flexibilidad de pedir 30 productos y no 15 para cubrir las ventas y tener stock.

Temporalidad

Cada cuánto se haga el presupuesto dependerá de las necesidades del comprador. Para ello se debe tomar en cuenta el tiempo en el que se agota el producto. Así que se pueden planificar presupuestos semanales, mensuales, semestrales, anuales, etc.

Efectividad

Estos presupuestos deben ser efectivos y estar en relación con las necesidades de la empresa. No es funcional si se pide más de algo que realmente no se utilizará. Esto resultará en pérdidas para la empresa pues los productos no se venderán o caducarán.

¿Para qué sirve el presupuesto de ventas?

Hacer este presupuesto servirá para:

Mantener el abastecimiento

Sin importar si es una empresa o la alacena de una casa, el abastecimiento es importante. Se deben tener ciertos productos en existencia para satisfacer las necesidades que se presentan. Si no se hace un presupuesto o este tiene errores, existe el riesgo de que haya falta de abastecimiento.

Hacer mejores negociaciones

En ocasiones los proveedores de productos, tomando en cuenta la cantidad que se quiere comprar, pueden hacer ofertas y darle al comprador mejores condiciones de compra. Así se puede ahorrar algo de dinero, pero manteniendo el número de productos necesarios.

Evita tener sobreabastecimiento

Tener muy poco es malo, pero tener demasiado también lo es. Los presupuestos están pensados para que se cubran las necesidades y no para tener demás. Imagina que una empresa que hace galletas ha comprado demasiada harina y esta caduca el mes que viene. Esto significa que no podrán utilizar toda la harina y mucha se dañará ocasionando pérdidas.

Mejora la planificación

Las empresas que están bien organizadas consiguen aprovechar mejor los recursos que tienen. Así, se puede prever cualquier situación evitando pérdidas.

Favorece la toma de decisiones

Si no sabes lo que necesitas ni lo que tienes en existencia no podrás tomar decisiones para hacer compras. Por ello, si tienes en cuenta estos factores sabrás qué y cuánto comprar.

Elementos importantes de un presupuesto

Cada vez que hagas un inventario debes tomar en cuenta:

Rotación de inventario

Lo común es que cada compañía tenga un sistema de rotación de inventario particular. Este se establece de acuerdo con el nivel de producción o ventas que se tenga.

A mayor número de ventas y producción la rotación será mayor, por lo cual la creación de inventarios será más recurrente y la cantidad de productos más elevada.

Por ello te recomendamos que revises el sistema de rotación para que establezcas estándares de periodicidad para los inventarios.

Estimaciones

Para saber cuánto tienes pedir de cada cosa debes hacer estimaciones de ventas y de producción. Por ejemplo, si quieres aumentar las ventas de algún producto deberás aumentar la producción lo que significa que necesitarás más materia prima que debes incluir en el presupuesto de compras. Y si las ventas disminuyen también lo hará la producción y el presupuesto.

Costos

Los costos de los materiales pueden variar por el mercado, la demanda o la época en la que se compre. Ten esto siempre en cuenta cuando hagas las estimaciones.