▷ Plantilla de Presupuesto para Eventos en Excel

Para realizar un evento se deben tomar en cuenta algunos elementos, uno de los más importantes es cuánto costará. En la mayor parte de los eventos se incluyen gastos de comida, decoración, música, bebida, meseros y mucho más. Todo esto tendrá un valor, y la manera adecuada para determinarlo es con un presupuesto de evento.

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¿Para qué sirve el presupuesto de un evento?

La palabra presupuesto la podemos entender de dos maneras, la primera como el capital con el que se cuenta para realizar el evento y también como el documento que se presenta para estimar los costos del evento. Por ello es que el presupuesto es un documento previo que se entrega antes de la realización del evento, así el cliente sabrá cuánto costará. Cuando el cliente pague, el organizador tendrá que ceñirse al presupuesto para realizar el evento.

Sin tener un presupuesto no se podrá llevar a cabo el evento. El organizador se encargará de ajustar los gatos al presupuesto que se tiene. Supongamos que para un evento de inauguración se han destinado 500.000 euros en gastos. Con este presupuesto se deberán cubrir todos los gastos para realizar el evento.

Ejemplo de Plantilla de presupuesto para un Evento en Excel

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¿Cómo se hace un presupuesto de evento?

No hay una única plantilla de presupuesto de evento que se pueda utilizar, lo que se incluya variará según las necesidades del evento. Como primer paso para hacer el presupuesto te recomendamos:

Haz una lista de los gastos

Para determinar los gastos debes conocer qué evento se hará, cuál es el objetivo y lo que se tiene planeado. Producto de ello se presentarán algunos gastos que se deben cubrir, estos pueden ser fijos o variables, pero dependerá de las condiciones. Algunos de los gastos más comunes son:

Espacio

Los eventos importantes requieren que se alquilen espacio especialmente destinados para ello. Para ello se deberá reservar tomando en cuenta el horario y el tiempo que durará el evento. Este tipo de alquileres se hacen por horas.

Si el evento se realizará durante 5 horas lo correcto es que se alquile unas horas antes para colocar la decoración y preparar todo, pero también se puede alquilar por unas horas más si es que se extiende el evento.

Música

La música es un gasto fijo, en la mayor parte de los eventos hay, pero dependerá del tipo de evento la música que se contratará. En fiestas como bodas, los DJ son los más comunes, pero en otros eventos más formales se pueden contratar grupos de música. Estos servicios se suelen contratar también por hora y recuerda tomar en cuenta el gasto de la Sociedad General de Autores y Editores.

Personal

El organizador necesitará de personal humano que lo asista o colabore para diferentes actividades. En estos gastos se incluye todo el personal de limpieza, decoradores, meseros, etc. A estos se les debe pagar por hora y tomar en cuenta las horas extra. Aquí también se incluye el gasto de transporte, comida y alojamiento si es propicio.

Comida y bebida

Un evento sin comida sería muy difícil de llevar a cabo. Para determinar qué y cuánta comida se utilizará es necesario saber el número de asistentes. Lo correcto es que se contrate un servicio que se encargue de preparar la comida para que esté fresca y a tiempo, además de que tenga las porciones adecuadas.

Imprevistos

Aunque se haya planeado todo, algunos gastos podrían surgir durante el evento o en la organización. Para prever que haya malos entendidos se incluye en el presupuesto un porcentaje de variación que se utilizará solo si hay un gasto extra que no se haya contemplado.

Toma en cuenta los costes

Para determinar el presupuesto, luego de que se presenten los gatos se debe tomar en cuenta los costes. Estos pueden ser fijos o variables

Costes fijos

En cuanto a los costes fijos se refiere a los gastos que se deberán cubrir sin importar la cantidad de asistentes del evento. En esto se incluye el alquiler del evento, los gastos por organización, diseño de publicidad, promoción, alojamiento, transporte, gastos personales del organizador, sonido, decoración, video, etc. Estos costes se conocen y no variarán durante la celebración del evento.

Costes variables

Estos, a diferencia de los costes anteriores variarán según la cantidad de asistentes al evento. Por ello se incluye credenciales, diplomas, folletos, regalo, almuerzos, cenas, meriendas, etc. Entre mayor sea el número de asistentes los coste aumentará.

Consejos para reducir gastos en un evento

Desarrollar un evento puede ser algo costoso y como organizador es necesario ahorrar lo más posible, esto hará que sea mucho más interesante para los clientes y terminen contratándote. Para ayudarte a ajustarte mejor al presupuesto te damos algunos consejos.

Reserva todo con tiempo de antelación

Reservar antes te podrá conseguir mejores precios que hacerlo en el último momento, además evitarás imprevistos. Reserva el lugar del evento, transporte, alojamiento y todo lo necesario meses antes.

Consigue patrocinadores

Los eventos servirán para hacer publicidad, y dependerá de qué tan grande sea si es que consigues algunos patrocinadores. Una gran cantidad de eventos tienen bebidas o comidas de patrocinadores que presentan su marca, así ellos ganan futuros clientes y se puede reducir el presupuesto.

Siempre negocia

Deberás mantenerte en constante negociación con los proveedores de los servicios que contrates, así podrás obtener mejores precios.

Reutiliza

Para un evento no necesitarás todo nuevo, podrás utilizar algunos elementos de un evento a otro sin problemas. Esto se aplica para elementos de decoración como sillas, mesas, telas, luces, etc.

¿Cómo presentar un presupuesto de evento?

No cabe duda que cada ejemplo de presupuesto de evento será diferente, pero su forma de presentación siempre es similar. Luego de que hayas estimado todos los gastos, costes, haber hablado con los proveedores y tengas una estimación de cuánto valdrá el evento reunirás la información y la presentarás al cliente de manera organizada.

Lo que te recomendamos es que desgloses cada uno de los servicios y el valor. De un lado estará la descripción y del otro el precio unitario y el total. Esto lo harás con el alquiler del local, comida, transporte, decoración, música, etc. Así el cliente sabrá qué pagará y cuánto pagará.