▷ Modelo de Plan de comunicación de una Empresa en Excel

El éxito que tenga una empresa en el mercado dependerá de qué tan eficiente sea la comunicación con su público. Por ello es que se diseñan planes pensados en la forma en la que deben comunicarse con los usuarios. Y esto se hace con un plan de comunicación de una empresa.

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¿Qué es un plan de comunicación?

Los planes de comunicación son estrategias que se desarrollan en la empresa con el objetivo de determinar la manera en la que se comunicarán con el público. Esto permite saber cómo hablarles, cuándo hablarles y qué temas tocar para atraerlos.

Para que un plan sea efectivo, deberán plantearse de forma clara los objetivos de comunicación que se quieren conseguir y esto se hace por medio de tareas y acciones que se establecen en el propio plan.

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Tipos de planes de comunicación

De manera general existen dos únicos tipos de planes de comunicación, estos son los:

Plan de comunicación interna

La comunicación en una organización es fundamental para que esta tenga éxito, por ello es que este tipo de comunicación va dirigido a los empleados y miembros de la empresa. Su objetivo es dar información a los trabajadores para que ejecuten ciertas acciones que ayudaran a que la transmisión de información sea mucho más efectiva.

Además, esto puede ayudar a generar un ambiente laboral mucho más adecuado y así mejorar las relaciones entre los miembros.

Plan de comunicación externa

En este tipo de plan se suele trabajar mucho más pues está dirigido al público que a la empresa le interesa. Los planes de esta clase están diseñados con la meta de dar una mejor imagen de la marca a los usuarios.

Dependerá de las necesidades de la compañía cuál sea el público de interés, puede ser un público general, un grupo de accionistas o proveedores de servicios. El objetivo principal es hacer que tu marca sea lo suficientemente atractiva para el público y logres fidelizar clientes, proveedores o accionistas.

Plan de acción según el canal

Antes hemos comentado que existen dos únicos tipos de planes de comunicación y esto es cierto. Los internos y los externos son los principales, pero estos pueden estar sujetos a una tercera clasificación que responde al canal en el cual se ejecutan las estrategias de comunicación.

En cualquiera de los dos tipos anteriores se pueden hacer planes online y offline. Los primeros son los que requieren de internet para llevarse a cabo, como enviar un correo, hacer una publicidad, enviar un revista, etc. En cambio, los offline no requerirán de internet, así que pueden ser cartas, circulares, comunicaciones, etc.

Beneficios de los planes de comunicación de una empresa

Ya que hemos creado la diferenciación entre planes internos y externos, también explicaremos los beneficios de forma separada para entenderlo mejor.

Planes externos

Puede ayudar a incluir más a los trabajadores en la empresa creando una sensación de comunidad y trabajo en equipo.
Ayuda que la información fluya de mejor forma, así todos estarán enterados de los proyectos y de qué deben hacer.
Genera mejor relación entre la empresa y el trabajador.
Puede aumentar la eficacia de los trabajadores y la productividad.
Propicia la discusión de ideas y se pueden obtener puntos de vista novedosos que ayuden a la compañía a mejorar.

Planes externos

Ayuda a proyectar una mejor imagen de la compañía.
Al hacer una planificación se sabrá qué se necesita y se puede ajustar el presupuesto.
Se puede enfocar la estrategia para llegar al público objetivo evitando errores.
Es posible conocer al público para así diseñar estrategias adecuadas.
Al tener registro de varios planes se puede tener un historial que permita saber qué ha funcionado y qué no.
Consigues más reconocimiento en el mercado.

¿Cómo hacer un plan de comunicación?

Es probable que cada empresa tenga un método diferente para hacer los planes, pero para evitar errores, te recomendamos que sigas estos pasos:

Contextualiza

Para contextualizar el plan es necesario conocer tu entorno. Esto aplica para los planes externos e internos. En el caso de los planes externos, puedes hacer un estudio de mercado que te permita conocer el público objetivo, sus necesidades, tus oportunidades y limitaciones. Así sabrás exactamente cómo desarrollar el plan de comunicación para atacar ese público.

Si estás haciendo un plan interno, deberás hacer un análisis de la compañía. Aquí se suele tomar en cuenta cuáles son las fallas comunicativas que tiene la empresa. Siempre recoge información sobre las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas. Así sabrás si debes crear canales de comunicación más adecuados o diseñar una estrategia distinta.

Establece los objetivos

La definición de los objetivos es de las cosas más importantes dentro del plan y no podrás hacerlo sin haber completado la contextualización. Una vez conozcas el entorno es que podrás plantearte objetivos que cumplirán un fin.

Existen diferentes tipos de objetivos, como lo son los específicos, los medibles, los alcanzables, los que se orientan a resultados y los que se plantean para cumplirse en un periodo específico de tiempo.

Al momento de hacer un plan, te recomendamos que establezcas un objetivo general para no intentar abarcar demasiado. O si deseas tener varios objetivos que se desarrollarán en simultáneo lo correcto es que dividas el plan en partes y delegues funciones.

Define el público

Si bien en la contextualización puede que te hayas acercado un poco a conocer el público objetivo de tu plan de comunicación, es de suma importancia que lo conozcas bien. Dependerá de cuál sea tu objetivo la cantidad de información que necesites tener.

Entre las preguntas más comunes que se deben responder está la edad del público, su ocupación, el género, su ubicación, los intereses y poco más. Dependerá de esto el estilo de estrategia de comunicación que crearás.

Imagina que tu público objetivo son mujeres de 30 años que son diseñadoras. En ese caso quieres vender un lápiz labial que se adapte a sus características. Es poco probable que puedas vender un labial muy suave, con brillos y con empaque rosa como si se tratase de uno para una adolescente. Por lo que debes conocer al público para poder diseñar las estrategias de comunicación.

Diseña el mensaje

Ya sabes a quién se lo vas a decir, ahora debes saber qué y cómo lo vas a decir. De acuerdo con el público objetivo que tengas podrás adoptar un estilo de lenguaje diferente o no. Pero en líneas generales asegúrate de que tu mensaje sea:

Preciso, claro y directo.
Con ortografía adecuada.
Usando un lenguaje formal o informal dependiendo del público.
Empleando el tono correcto.

Haz un presupuesto

Para llevar a cabo el plan necesitarás dinero. En este presupuesto se incluirán todos los recursos materiales y no materiales que requerirás. Pueden ser trabajadores, ordenadores, máquinas, etc. Es importante que fijes el presupuesto antes, pues te permitirá ahorrar y no excederte.

Canal

El éxito del plan dependerá del canal que se elija para aplicar el plan comunicativo. Pensemos que tu público son adolescentes. Es poco probable que estos estén escuchando la radio o leyendo el periódico. Para que tu plan sea más efectivo, haz publicidades en redes sociales en las que siempre están presentes.

Define las acciones

Ya sabes cuál es tu público, cómo los vas a hacer y qué necesitas. Ahora es importante definir el cómo. Para cumplir tu plan es indispensable realizar algunas acciones. Dependerá de qué tan grande sea el plan la cantidad de acciones.

Si es un plan muy complejo o que necesita de mucha atención, lo ideal es que delegues funciones. Así cierto grupo de personas se encargará de algunas actividades mientras otro en simultáneo hace otras.

Establece un calendario

Para evitar pérdidas, tu plan debe ejecutarse en un periodo determinado. De la organización que tengas dependerá que el tiempo se cumpla. Por ello es que se recomienda hacer un calendario que esté dividido en tareas y periodos.

Así sabrás qué se debe hacer antes y qué después o cuáles actividades podrían hacerse al mismo tiempo. Esto te ayudará a ahorrar tiempo, dinero y el plan será más exitoso.

Evalúa los resultados

Una vez hayas ejecutado el plan deberás saber si has cumplido con el objetivo o no. Esto lo harás analizando los datos anteriores y comparándolos con los datos obtenidos luego de la aplicación del plan.

Imagina que tu objetivo era conseguir nuevos clientes. Antes del plan el número de clientes que tenías era 1000, ahora, después de plan ha subido a 2000. Así te darás cuenta que ha funcionado. Esto también te ayudará a determinar fallos en el plan que se pueden corregir para próximas aplicaciones.