Modelo de Plan de trabajo

¿Tienes un negocio? ¿Estás interesado en vender más? Si es así, necesitarás planificar y la manera ideal de hacerlo es con un plan de trabajo. Antes de iniciar un nuevo proyecto debes tener distintos elementos en cuenta y responder a algunos cuestionamientos como “Qué” “Cuándo” “Quiénes” y “Cómo” en esta oportunidad te contaremos cómo planificar esto.

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¿Qué es un plan de trabajo?

El plan de trabajo puede ser entendido como un esquema y guía en la que se puede observar el plan completo. Este se utiliza cuando se comienzan proyectos y se pueden ver las tareas a realizar, los objetivos, los recursos con los que se cuenta y quienes estarán encargados de ello.

Formato de Plan de Trabajo para Descargar

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Tipos de planes de trabajo

Si bien, de manera general, los planes de trabajo están pensados para llevar proyectos, podemos encontrar distintos tipos que responden a formatos diferentes. En total hay 4, y estos son:

Planes de trabajo de ventas

Este tipo de planes lo llevan a cabo empresas pequeñas y grandes y se diseña para mejorar las ventas de la compañía. Para que sea exitoso el plan es indispensable que todo esté coordinado. Supongamos que se desea aumentar las ventas de algunos productos, para ello se le asignará la venta a distintos vendedores para medir la eficiencia y determinar si han subido, bajado o mantenido las ventas.

Planes de trabajo en compañías

Puede que el tipo anterior quizá se parezca a este, la diferencia es que una compañía podría realizar un proyecto de empresa, pero sin necesidad de involucrar estrategias de ventas. Cuando una empresa es grande y cuenta con distintos departamentos es indispensable que se hagan estos planes para mantener la productividad al máximo.

Estos planes suelen hacerse por departamentos, así cada uno tendrá en cuenta qué es lo que debe hacer, cuáles son los plazos para cumplir con ciertas actividades, las responsabilidades asignadas y las metas por cumplir.

Planes de trabajos de proyectos personales

El número de personas que han decidido dejar de depender laboralmente de terceros y emprender proyectos por su cuenta es bastante alto. Podría pensarse que esto es muy sencillo y que no necesita de un plan, pero no es así, la planificación es fundamental para tener éxito.

Al ser emprendedor se debe planificar qué hacer, cuándo hacerlo, con qué se cuenta y quienes pueden colaborar en ello. Para hacerlo más fácil se diseña un plan dividido por fases.

Planes de trabajo educativos

Para que un curso funcione de manera adecuada, se aprenda y se cumpla con los objetivos debe planificar. En este caso se asignan plazos específicos para la discusión de algunos temas para no atrasarse. Estos planes pueden hacerse semanales, mensuales y trimestrales, lo mejor es que se haga en plazos cortos para mantener todo en orden.

Partes de un plan de trabajo

La forma en cómo presenta un plan de trabajo es lo más importante. Aunque no existe un modelo único que todos deban seguir, siempre hay algunos elementos comunes. Para hacértelo más sencillo dividiremos la estructura en preguntas que debes responder. Estas son:

¿Qué?

El primer qué de tu plan de trabajo será para colocar los objetivos. Deberás responder a ¿Qué es lo que quiero lograr?

¿Qué?

El segundo qué del plan será lo que se deba hacer, por ello responde ¿Qué acciones debo realizar para conseguir mi objetivo?

¿Cuándo?

El cuándo dará respuesta a los plazos en los que se llevará a cabo el proyecto. Primero responde a ¿Cuánto durará todo el proyecto? Y luego responde a ¿Cuánto durará la ejecución de cada una de las acciones para cumplir con el plazo general?

¿Cómo?

Ya has fijados un objetivo, ahora responderás a ¿Cómo voy a lograr el objetivo? Para ello diseña estrategias que te permitirán alcanzarlo.

¿Dónde?

Las estrategias y las acciones se llevarán a cabo en diferentes canales, pueden ser digitales, para la publicidad o físicos como los periódicos y otros medios impresos.

¿Quién?

Las acciones y las estrategias no serán hechas por sí solas, para ejecutarlas necesitarás colaboradores. Si estás en una empresa y tienes diferentes empleados a tu cargo asigna las acciones uno o varios responsables que se encargarán de llevar a cabo el proyecto.

¿Cuántos?

Aquí determinarás qué necesitarás para concretar el plan, haz una lista de los recursos humanos y tecnológicos que requieras.

Esta puede ser tomada como una estructura para el modelo de plan de trabajo, aunque podría variar según el tipo que se escoja.

¿Cómo hacer un plan de trabajo?

Hacer un plan de trabajo requiere minuciosidad, existen distintos modelos y estilos de hacerlos, pero para ayudarte con ello hemos creado un plan que puede hacerse en solo 6 pasos:

1.- Establece el objetivo

Antes que nada define qué quieres lograr con este plan. Establece de forma clara qué estás buscando, cuál esperas que sea el resultado y qué deseas alcanzar. Algunos ejemplos sencillos pueden ser desarrollar una marca, aumentar el número de ventas en tu compañía, crear una nueva estrategia de marketing

2.- Define el plazo

Un proyecto no puede llevarse a cabo con fecha indefinida. Para que sea exitoso se fijará un plazo mínimo para conseguir el objetivo principal. Puedes dividir el proyecto en distintas fases con varios objetivos menores que te ayudarán a llegar al principal.

3.- Establece las tareas

Para lograr el objetivo que te has planteado deberás realizar algunas tareas. Ten en cuenta que estas requerirán tiempo y esfuerzo. Vamos explicarlo mejor con un ejemplo. Imagina que tu objetivo es inaugurar una tienda de ropa en línea, para ello las tareas serán:

  • Diseña tu marca.
  • Compra un dominio web.
  • Contrata personal para coser las prendas.
  • Diseña una estrategia de marketing para darle publicidad a la marca.

4.- Determina el tiempo en el que se desarrollará cada tarea

Dividir el plan por tareas y asignarle plazos te ayudará a desarrollar el proyecto mejor. Algunas de las tareas podrán realizarse al mismo tiempo junto con otras, pero no siempre es así. En la mayor parte de los casos, para que se pueda realizar una siguiente se deberá completar la anterior. Al asignar los plazos procura que sean reales para que los involucrados puedan realizarlos sin problemas.

5.- Establece la relación entre las tareas

Tal como te explicábamos antes, algunas tareas están conectadas, por lo cual si una no se ha completado no se puede continuar con la otra. Utilicemos el mismo ejemplo anterior. Supón que tu negocio es una tienda de ropa, para ello necesitas personas que cosan las prendas, quienes las vendan y por supuesto un nombre de marca. Si no tienes el nombre de la marca, los diseños y los proveedores de las telas no podrás contratar a nadie pues no habrá nada que hacer.

6.- Asigna fechas límite para cada tarea

En relación a la fecha límite general del proyecto asignarás los plazos para cada tarea. No todas las tareas se llevarán el mismo tiempo, algunas tardarán más que otras. También ten en cuenta que varias de las tareas necesitarán que culmine una anterior para darle seguimiento al proyecto.

Supongamos que la fecha límite del proyecto general es de 3 meses. Deberás dividir el número de tareas en el tiempo que tienes disponible, pero hazlo de manera inteligente y siempre deja algo de tiempo extra por si se presenta algún imprevisto.

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