▷ Formatos de cotización en Word, Excel y PDF

El departamento de finanzas de una empresa manejará distintos documentos, uno de los más importantes es el formato de cotización. Este modelo se utiliza antes de que se realice y cierre una transacción y servirá para darle inicio a la negociación. Además de que se archiva para que funcione como historial para próximas compras.

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¿Qué es un formato de cotización?

En primera instancia, el formato de cotización de compra es un documento informativo en el cuál quien lo emite le da a conocer al receptor los precios de algún servicio o producto que el primero ofrezca. Además sirve como un soporte para que se efectúe una transacción comercial.

Podría confundirse la cotización con la factura, aunque tengan una estructura similar son diferentes. La factura es un documento mercantil con validez fiscal, prueba que se ha hecho una transacción y suele emitirse luego de que se ha efectuado. La cotización, por otra parte, se emitirá antes de iniciar la transacción y servirá como soporte para cuando esta concluya.

Formato de Cotización en Word, Excel y PDF

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Formato de Cotización para Eventos

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Modelo de Cotización para diseño gráfico

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Formato de cotización para taller mecánico

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También puedes consultar otros modelos de presupuestos en este enlace

¿Cuándo se utiliza una cotización?

Tanto comprador como vendedor podrán utilizar las cotizaciones, solo que el comprador la solicitará y el vendedor la emitirá. Supongamos que una empresa va a desarrollar un nuevo producto y necesita ciertos materiales. En este caso el encargado de finanzas solicitará a los proveedores una cotización que incluya el monto total de lo que se necesita.

Ahora, desde la otra perspectiva, la empresa que ofrece los productos emitirá la cotización para informarle a la empresa solicitante los precios, descuentos o promociones que ofrecen, esto con la finalidad de iniciar la negociación.

¿Por qué se solicita varias cotizaciones en diferentes empresas?

Las empresas que solicitan productos o servicios a otras deben buscar una que se ajuste a su presupuesto y necesidades. Hay muchas compañías que ofrecen lo mismo, pero hay diferencias en su valor y calidad, por ello una misma compañía solicita a otras empresas cotizaciones para elegir cuál es la mejor.

¿Qué debe incluir un formato de cotización?

El formato de cotización de servicios puede variar dependiendo de la empresa que lo emita, pero lo común es que incluya:

Datos de las partes

Se colocará nombre y apellido del cliente, o nombre de la empresa y también del vendedor.

Fecha

Incluye día, mes y año en el que se hace la cotización.

Descripción

Aquí se colocarán todos los productos o servicios solicitados por el cliente. Pueden colocarse datos como color, tamaño, nombre, marca, número de catálogo, número de piezas etc.

Costo

Se debe incluir el precio unitario de todos los productos o servicios solicitados por el cliente. Existe la opción de desglosar o no el IVA. En caso de que se haga, se aplicará a la base imponible el porcentaje de IVA que corresponda según el producto, lo usual es que sea de 21%.

Tiempo de entrega

Coloca una fecha aproximada en la que se entregarán los productos o servicios.

Vigencia

Las cotizaciones no son infinitas pues los precios y la disponibilidad puede variar. Por ello asegúrale al cliente el precio y condiciones solo por cierto lapso.

¿Cómo hacer una cotización en Word o en cualquier otro programa?

Para hacer una cotización te recomendamos que sigas estos sencillos pasos:

Reúne los datos de tu compañía

Con los datos de la compañía tu cliente tendrá la información que necesita a la mano para poder contactarte luego. Estos datos podrían estar al inicio del documento y bastará con colocar el nombre de la compañía, la dirección, teléfono, correo, página web, nombre y apellido del responsable de la cotización y también sus datos de contacto.

Haz el registro de la cotización

En tu sistema debe haber un registro de cada cotización, así la puedes monitorear luego. Lo ideal es que se incluya el número de seguimiento, el día, mes y año en el que se hizo y la vigencia. Así, cuando el tiempo pase sabrás que lo dispuesto allí ya no será válido

Recoge los datos del cliente

Al hacer la cotización también debes tener los datos del cliente, para ello coloca el nombre del contacto, el nombre de la empresa y los medios de contacto como correo, número de teléfono o página.

Coloca detalles de la cotización

Los productos o servicios que se incluyan en la cotización deben tener una pequeña descripción. Puedes colocar el peso, modelo, tamaño, color, cantidad, capacidad, etc. Y por supuesto una fecha de entrega tentativa, así sabrás que cuentas con disponibilidad.

Detalla los costos

Para el cliente, saber cuánto costará todo lo que incluye la cotización es muy importante pues suelen comparar varias cotizaciones y escoger la que mejor se ajuste a su presupuesto. Por ello coloca el precio unitario, el precio total, precios por compras al mayor, promociones y el valor de la compra total.

Haz que el cliente firme

Aunque la cotización no es igual que un contrato o una factura, lo que allí pone es un acuerdo de condiciones para una transacción que se llevará a cabo en el futuro. Y como aquí se manejan cantidades, precios, modelos, ofertas y demás, lo que allí se pone se debe respetar en el momento en el que se haga la transacción.

Así que si haces que el cliente firme la cotización, cuando este decida hacer la compra tendrá que ceñirse a lo que allí pone. Con esto evitarás malos entendidos, por ello pídele al cliente que firme el documento y que coloque el nombre de quien firma y sus datos de contacto. Además, no olvides revisar bien los términos y condiciones.