▷ Plantillas de Fichas de clientes en Word

En una empresa, los clientes son muy importantes. Por ello se deben tener un registro completo para así adelantarse a las compras, poder contactarles y ofrecerles el mejor servicio. Para que esto sea posible, se redacta una ficha de cliente con los datos relevantes del usuario.

Formato:	Microsoft Word
Se rellena en:	10 Minutos
Total descargas:	+250
Descargar:	Plantilla de ficha de cliente en Word
Descargar:	Plantilla específica de ficha de cliente de Estética o Peluquería

¿Qué es una ficha de cliente?

La ficha es un documento de registro, pero también es un instrumento de gestión comercial. Su uso puede significar grandes beneficios para la tu empresa pues te permite conocer a tus clientes, saber qué productos compran y qué le puedes ofrecer.

Para que la ficha sea realmente funcional, debe contener datos relevantes de cliente, la información que allí se pone debe actualizarse constantemente, se tiene que ver el contenido de forma sencilla y debe ser accesible. Por ello es que las fichas son mejores si se hacen en digital y se tiene un registro global para hacer búsquedas rápidas.

Modelos de fichas de clientes para descargar y rellenar

📝 Descargar Modelos

¿Qué debe incluir una ficha de cliente?

A decir verdad, plantillas de fichas de clientes hay muchísimas. Las variaciones que existen se establecen de acuerdo a las necesidades de la empresa y el tipo de cliente. Pero, si bien hay cambios, lo correcto es que se coloque:

Datos básicos

En el apartado de datos básicos se incluyen todos los datos identificativos del cliente. Esto es lo primero que debe aparecer en la ficha y se coloca nombre comercial, razón social, NIF o CIF, domicilio y medios de contacto como un correo electrónico o teléfono de contacto.

En algunos casos, y pensando en posibles devoluciones, se incluye un apartado de datos bancarios y medio de pago predilecto por el cliente. También se deja un recuadro para la fecha, ahí se colocará el día, mes y año de la última vez que se contactó al cliente, así se sabrá cuáles clientes son muy antiguos y cuáles más recientes.

Datos contextuales

Una ficha debe ser funcional en sí misma. Por ello, la información que se coloque en este apartado le debe servir a cualquier persona para saber el comportamiento del cliente. Por ejemplo, aquí se incluye la frecuencia con la que hace pedido, algunas anotaciones, peticiones, sugerencias, preferencias y mucho más. Además, esta información debe fecharse.

Datos comerciales

Esta en definitiva es una de las partes más importantes de la ficha pues se coloca toda la información de la relación comercial entre el cliente y la empresa. Aquí se podrán establecer patrones de compra, cada cuando hace un pedido, qué es lo que pide y el valor de los pedidos.

Así, si te ha llegado un producto que tu cliente suele pedir, podrás ofrecérselo antes que nadie. O si ya se acerca la fecha de hacer un nuevo pedido, puedes contactarle, informarle sobre lo que tienes en existencia y motivar la compra.

¿Para qué sirven estos documentos?

En una empresa, la ficha es vital para la organización. Imagina que tu compañía tiene 100 clientes. Es prácticamente imposible recordar exactamente qué es lo que pide cada uno, cada cuánto y cuáles son sus exigencias. Si no conoces estos datos, venderles será mucho más difícil. En cambio, si tienes una ficha podrás tener toda la información pertinente para vender más.

Además, la ficha es importante porque:

Tienes mayor control sobre tu negocio

Si creas un sistema de fichas bastante completo, tienes la opción de adelantarte a las próximas compras que harán los clientes y también a las épocas de alta demanda. Supongamos que un cliente compra carros de juguetes rojos para su juguetería y hace dos meses te los pidió. Cuando lleguen los carros rojos, le puedes enviar un correo notificándole y así concretar una venta.

Puedes fidelizar a los clientes

Fidelizar a un cliente no es cosa sencilla porque no todas las estrategias sirven para todos los clientes. Puede que planees un descuento general, pero esto no satisfaga las necesidades de todos, sino de un pequeño grupo. En cambios, cuando conoces las preferencias del cliente, cada cuánto compran y la cantidad, le puedes ofrecer descuentos, planes de pago y tratos que le interesen.

Mejora la publicidad

Este punto está bastante relacionado con el anterior pues tener fichas te permitirá saber cuál es el tipo de cliente que te compra. No es lo mismo venderle a personas jóvenes que a las adultas. La manera en la que se diseñan las publicidades y las estrategias de marketing variará de acuerdo con el usuario. Así, si conoces quién te compra, podrás venderle mucho mejor.

Te adelantas a las compras

Puede que un cliente siempre acuda a ti para comprar determinado producto, pero esto no siempre sucede. Además, como tú eres el interesado en vender, debes buscar la forma para concretar la venta. Por ello, si tienes una ficha con sus datos y su histórico de ventas puedes ofrecerles nuevos productos a los clientes.

¿Las fichas deben hacerse a mano?

Antes, las fichas se hacían a mano. Este era un gran trabajo y no era del todo efectivo. Ahora, es mucho más sencillo llevar el control pues se puede utilizar una ficha de cliente para rellenar. Esta la puedes tener en tu ordenador, y cada vez que se sume un nuevo cliente, rellenas estos datos para hacer búsquedas mucho más rápidas.