▷ Fichas de clientes de estética o Peluquería

El registro de un paciente en una clínica estética es tan importante como el que se hace en un médico general. Este es un documento que servirá para tener un registro completo de cliente e incluye datos personales, tratamientos, diagnósticos y más.

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¿Qué es una ficha de cliente de estética?

Este es un documento de registro y a la vez es informativo. Servirá para vaciar la información relevante de un cliente, para que cualquier persona que lo lea pueda saber su estado. Esta ficha es como una historia médica de un hospital normal, pero con datos relacionados con estética.

Es importante que esta ficha sea bastante completa, por ello se colocan los medicamentos administrados, alergias que tenga el cliente, cosméticos que se ha recetado, tratamientos aplicados. También se colocan datos de pagos, promociones y planes de pago.

Modelos de Fichas de clientes de estética o peluquería

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¿Qué datos se incluyen en estos documentos?

Cada estética, de acuerdo a los tratamientos que haga puede tener un modelo de ficha distinto. Pero, los elementos que te mostraremos a continuación son los más comunes e importantes.

Datos personales

Aquí se colocará el nombre, apellido, dirección, fecha de nacimiento y en ocasiones se solicita un número de identidad.

Datos de contacto

Se incluirá un número de teléfono y un correo electrónico. Esto servirá para enviarles descuentos, notificarles sobre próximas citas, y solicitar los pagos pendientes.

Motivo de la visita

Este dato se suele llenar solo en la primera cita y servirá para saber cuál es la razón por la que se ha asistido a la consulta. Aquí se coloca qué ha motivado al cliente, cuál es su estado, qué es lo que le preocupa, etc.

Exámenes

Es probable que el médico le mande a hacer algunos exámenes al cliente para conocer su estado. Aquí se dejará un espacio y se colocará una lista para los nombres de cada uno de ellos. También se coloca un espacio al lado para el resultado de los exámenes.

Diagnóstico

Tomando en cuenta el resultado del examen, se puede fijar un diagnóstico definitivo o preliminar. Sin importar cuál sea, se registra.

Tratamiento

Para solucionar el problema, se sugerirán algunos tratamientos. Estos se colocarán allí y para la próxima visita se mencionará si se han cumplido o no y si han dado resultados. Pueden ser tratamientos estéticos, fármacos u otros.

Historial de pagos

Es importante que cada vez que el cliente vaya a consulta, llenes esta información. Te servirá para conocer cuáles son los servicios que más utiliza y así puedes darle descuentos, promociones y planes de pago para fidelizar al cliente.

Pagos pendientes

Relacionado con lo anterior, puedes colocar un espacio para los pagos pendientes. Es bastante común que algunos tratamientos estéticos se paguen por partes y se cancele por sesiones. Así que llevarás un registro de lo pagado y los plazos que faltan. Esto te servirá para notificarle al cliente cuando un pago está atrasado.

Fotos y/o videos

Esto se hace en la mayor parte de los centros estéticos. Su objetivo es tener un registro en fotos para ver los cambios y los avances del cliente.

¿Los datos de una ficha de cliente de estética puede publicarse?

No, al igual que en un hospital común, la información que se revele durante una consulta estética es confidencial. El profesional no tiene el derecho a revelar ningún tipo de información, publicar fotos o videos ni utilizar los datos del cliente para estudios, a menos que el cliente lo permita.

En caso de que el cliente esté de acuerdo con que sus fotos, información y datos se utilicen para otros fines, se deberá redactar y firmar un consentimiento para el uso de esos datos.

Ahora es cada vez más común que en las redes sociales de los médicos estéticos se encuentren fotos de los clientes del antes y después. Estas fotos están allí solo porque los clientes han dado su consentimiento y en ocasiones se les tapan los ojos o no se muestra el rostro para proteger su identidad.

Beneficios de este tipo de fichas

Crear una ficha de este tipo generará muchos beneficios para tu estética porque:

Tendrás un registro completo

A una estética asisten muchos pacientes y si no se registran no se puede fidelizar un cliente. Por ello, si sabes qué tipo de tratamientos se hace puedes ofrecer descuentos, planes de pago y promociones.

Estarás más organizado

Imagina que quieres contactar a un cliente porque debe un pago del último tratamiento que se hizo, pero no lo has registrado. Si no tienes el registro, probablemente nunca le puedas cobrar y este dinero se pierda. En cambio, si tienes los datos en la ficha de cliente de peluquería podrás tener todos sus datos.

Sabrás el historial del paciente

Como profesional en la estética, es tu responsabilidad tener un registro de los clientes, así sabrás que se han hecho, la evolución y los tratamientos recetados.