Solicitud de cotización

Cuando se tiene una empresa es usual que se necesite de los servicios de otra para operar. Algunas necesitarás determinados productos que solo la otra desarrolla. En estos casos, para conocer el valor global de lo que se necesita se escribe una solicitud de cotización. Aquí te contamos de qué se trata este documento.

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¿Qué es una solicitud de cotización?

Una solicitud de cotización es un documento redactado por el solicitante. Quien solicita puede ser una empresa o un particular que dirige la solicitud a un fabricante, comercializador o un particular que preste un servicio determinado.

Este documento servirá para pedirle al fabricante o proveedor información sobre los precios y existencia de los productos o los servicios que ofrece. Así, el solicitante podrá considerar si es más rentable comprarle a él o a otros proveedores. En ocasiones un mismo solicitante pide cotizaciones a varios proveedores para ver cuál es el que más le resulta.

Si bien los precios de los productos es una de las cosas más importantes, también se pide información sobre las especificaciones. Puede ser la marca, el modelo, tamaño, color, etc. Otros de los datos que incluye la solicitud será la forma de pago y el tiempo que tiene para concretarse la transacción.

Ejemplo de solicitud de cotización

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

 

[Nombre y denominación del fabricante o proveedor del servicio]

Datos del solicitante: [Coloca tu nombre y apellido si eres un particular. Si es una empresa incluye también el nombre y la denominación], [Dirección], [Número de contacto], [Correo electrónico]

[Día, mes y año en el que se redacta y envía la solicitud]

Producto Número en el catálogo Cantidad
Ordenador marca Lenovo 92884018 20
Impresora marca HP 91038472 10
Teléfono fijo marca Samsung 02848918 10
Altavoz marca Xiaomi 73748191 10
Proyector marca HP 49481739 2

Forma de pago: [Efectivo, transferencia, depósito, etc]

Tiempo máximo para la entrega: [Coloca un número de días naturales para la entrega. Puede ser de hasta 90 días]

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¿Qué debe incluir una solicitud de cotización?

El formato de solicitud de cotización para proveedores podría variar según sea el caso, pero siempre se debe incluir:

Datos de la empresa a la que se le solicita

El proveedor o empresa al que se le hace la solicitud deberá estar bien identificado. Con el nombre, la denominación y en algunos casos la dirección será suficiente.

Datos del solicitante

Quien te provea de determinados servicio debe conocer quién eres. Para ello incluye el nombre de la empresa y del representante. También se coloca la dirección exacta y medios de contacto como teléfono y correo.

Datos de los productos o servicios

Para que la cotización se te envíe de forma detallada también deberás incluir de manera específica qué quieres. Por ello menciona el nombre del producto, el número que pone en el catálogo del proveedor para ese producto y el número de unidades que quieres.

Formas de pago

Aún sin saber cuál será el precio de todo, debes mencionar cuál será la forma de pago. Dependiendo de la cantidad se puede coordinar para que sea en efectivo y si es demasiado alto, con una transferencia funcionará.

Tiempo de entrega

Incluye un lapso de tiempo en el que deseas que se te entregue la cotización y los productos que has pedido. Así, si la compañía no cuenta con la capacidad de hacerte la entrega en el tiempo que has pautado te lo notificarán.

¿Cuándo hacer una solicitud de cotización?

Una solicitud de este tipo se debe hacer siempre que se necesite conocer los precios que ofrece alguna compañía. Pero se pueden hacer en dos ocasiones. Una, cuando se solicitan productos, supongamos que es una empresa que desarrolla lápices. Así pedirás tantas cajas como quieras de un tipo de lápiz en particular.

La segunda ocasión es cuando se solicitan servicios. Puede ser una empresa de festejos que ofrezca servicios para proveer el alquiler de sillas, mesas, y decoración. También puede ser una empresa de fumigación que prestará ese servicio con determinadas características.

¿La solicitud de cotización necesita firma?

No, no es necesario que la solicitud tenga una firma. Solo será necesario que se incluyan los datos de los productos y los de la empresa que está haciendo la solicitud. Así, cuando la empresa proveedora tenga una respuesta, podrán hacer el contacto sin problemas.

¿Es lo mismo una solicitud de cotización que una factura?

No, en ocasiones se confunde la factura con las solicitudes de cotización porque incluye los modelos, número de catálogo, número de ejemplares y cuando se responde también se coloca el precio por unidad y total por cada producto.

Y aunque puedan parecerse sus funciones son diferentes. Una cotización servirá para conocer el precio de los productos o servicios que se ofrecen y la factura se utiliza para validar que se ha hecho el pago por los servicios o productos.

 

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