▷ Modelo de Reporte de ventas en Excel

Tener un registro completo de las ventas de una empresa es vital para el buen funcionamiento. Si esta información no se recauda, es probable que se presenten problemas en el futuro. Para que esto no suceda es importante que se haga un reporte de ventas. Así, se sabrá qué productos de venden más, cuáles menos y se diseñarán estrategias de ventas efectivas.

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¿Qué es un reporte de ventas?

Este es un documento tipo informe. En él se vacía toda la información sobre las actividades comerciales de una compañía. Su principal objetivo es tener una visión completa de las ventas que se han hecho durante determinado periodo.

Con el uso de un reporte de este tipo se pueden hacer evaluaciones, crear estrategias de marketing para las ventas y determinar cuáles son los productos que mayor éxito tienen y así se sabrá qué funciona y qué no.

Formato de Reporte de ventas en Excel

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¿Para qué sirve un reporte de ventas?

En cuanto a organización, el reporte es muy importante. Pero además servirá para:

Crear estrategias de ventas

Si no sabes con exactitud qué es lo que más se vende en tu empresa y lo que no, no podrás tener una estrategia de ventas adecuada. Si se hace un reporte completo sabrás cuáles son los productos con más éxito y los que menos ventas registran.

Si ya has determinado cuáles son los productos con menos ventas puedes diseñar estrategias de marketing para potenciar su venta o puedes concentrarte en aumentar las ventas del producto que ya tiene éxito.

Hacer análisis

Supongamos que te has dado cuenta de que en tu empresa se está vendiendo muy poco un producto en particular. Luego de que lo determinaran, los ejecutivos han diseñado una estrategia para aumentar las ventas. Pero no tiene forma de saberlo si es que no cuentan con un registro.

Si se hace el reporte constantemente, se podrá saber qué tanto se vendía ese producto antes de la estrategia y cuánto se vende ahora. Así se puede conocer si la estrategia ha sido exitosa o no.

¿Qué datos se deben colocar en un reporte?

Los ejemplos de reportes de ventas pueden variar de acuerdo a diferentes factores. Cada compañía puede poner y quitar datos de acuerdo a sus necesidades, pero los más comunes son:

Resumen

En este apartado se colocarán todos los datos de las ventas de un periodo en específico. Se puede incluir información sobre el crecimiento, caída de ventas, progreso o el estado general. Estos datos suelen colocarse en gráficos, pero en texto también servirá.

Ganancias y pérdidas

Aquí se incluirán todas las ganancias, como las de nuevos clientes, el cierre anual o mensual y las cotizaciones. También se harán los registros de las pérdidas en caso de que las hubiese.

Productos

No todos los reportes incluyen cada uno de los productos de una empresa. Pueden hacerse reportes generales o reportes por productos. Así se puede determinar cuáles son los productos más vendidos.

Tipos de reportes de venta

Si bien hay variaciones entre el contenido de un reporte y otro, la diferencia principal es el periodo en el cual se hace. Hay 3 tipos de reportes que son:

Reportes diarios

Estos se hacen cada día. Así se puede determinar el desempeño de ventas de algún producto o de manera general. Esto puede servir para hacer cambios rápidos en las estrategias para así encontrar una que aumente las ventas. Además, ayuda a disminuir las fallas

Reportes semanales

En este reporte se alimentará de los reportes diarios y colocarán los principales fallos e información sobre las alzas o caídas en las ventas. Si se hace de forma adecuada puede aumentar la productividad de tu equipo e incrementar las ventas.

Reportes mensuales

A diferencia de los dos reportes anteriores, el mensual no tiene como objetivo hacer revisiones para determinar errores y corregirlos. Este se utiliza para tener una visión completa del desempeño de las ventas de la empresa. Así se determinará si los objetivos fueron cumplidos o no.

¿Cómo hacer un reporte?

Los reportes de ventas en Excel son los mejores, pues te permiten vaciar toda la información y también se pueden hacer las cuentas de manera automática. Para que se te haga más fácil sigue estos pasos:

Recaba los datos

Al final del día, si es un reporte diario, debes incluir en el Excel todas las ventas de todos los productos de la compañía. Incluye cantidad, precio y nombre.

Usa las fórmulas

Hacer las sumatorias o multiplicaciones para determinar la cantidad de ventas por unidad o precio total puede ser bastante tardado si lo hacer de manera manual. Por ello es que debes usar las fórmulas de Excel y así en unos cuantos clics tendrás los resultados y sin errores.

Crea gráficos

De los datos que incluyas en el reporte se podrá ver cuánto se ha vendido cada producto y esto podrás compararlo con los otros reportes. Producto de ello se generará un informe en el cual se visualizará el aumento o caída de las ventas.

Todo esto puede ser algo engorroso de explicar, por ello lo mejor es usar gráficos en los que se visualice el aumento o caída durante determinado periodo. Así, cuando se haga el reporte ante los ejecutivos se puede explicar mejor.