▷ Modelo de Reporte de servicio técnico en Word

En ocasiones cuando una empresa ofrece a clientes algún servicio o producto estos pueden presentar fallas. En ese momento el cliente presentará un reporte que informe sobre las fallas que deben ser solucionadas. El encargado de procesar la información deberá realizar un reporte de servicio técnico para abordar el problema y arreglarlo.

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¿Qué es un reporte de servicio técnico?

Un de soporte técnico o de servicio técnico es un documento que se redacta a manera de informe y que reúne toda la información necesaria para el diagnóstico técnico de un producto. Este reporte lo hará el encargado de una compañía, o el mismo cliente y la información que recopile será suministrada por el usuario.

La finalidad principal de este documento es darle solución a algún problema técnico que se haya presentado con un servicio o producto ofrecido. La información que sea suministrada por el cliente es muy importante, esta servirá para realizar un diagnóstico que luego ayudará a resolver el inconveniente.

Ejemplo de Reporte de servicio técnico, Formato Word

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¿El soporte técnico es gratuito?

En realidad los servicios técnicos no son gratuitos, pero en ocasiones suelen estar dentro del costo del producto o servicio que se ha pagado. En otros casos algunas empresas ofrecen servicios técnicos que se cobran extra del precio del producto o el servicio, pero esto debe ser informado al momento de hacer la transacción.

¿Se puede hacer un reporte de servicio técnico a distancia?

Aunque lo usual podría ser realizar reportes de servicio técnico presencial, también se puede hacer a distancia por diferentes medios. Algunas empresas ofrecen este tipo de servicio por teléfono, correo electrónico o hasta por páginas webs que procesan el reporte de manera automatizada. Este tipo de reportes son gratuitos y se pueden hacer desde casa sin problemas.

¿Qué debe incluir un reporte de servicio técnico?

Cada ejemplo de reporte de servicio técnico podría variar según las necesidades de la empresa o el producto que se haya vendido. Pero en todos los casos se incluye:

Título del error

Menciona solo en unas cuantas palabras cuál ha sido el error o problema que se ha presentado. Puede ser “No funciona el regulador de voltaje” “El ordenador no responde” etc.

Descripción

Detalla de manera precisa qué es lo que sucede. Supongamos que la falla es de un ordenador, pues debes mencionar qué sucede cuando lo enciendes, qué dice la pantalla, si hace algún sonido y especifica hasta lo que no hace.

Evidencias

Para que el reporte sea procesado sin problemas se debe incluir algún tipo de evidencia que refleje de forma clara el problema que se ha presentado. Pueden ser imágenes, videos, audios o cualquier otro.

¿Consejos para hacer un reporte de servicio técnico?

Si un reporte de este tipo está mal redactado la solución del problema tardará mucho más y es probable que tengas que llenar un nuevo reporte, por ello lo mejor es que sigas estos consejos.

Incluye toda la información posible

La solución que se dé, dependerá del nivel de detalle con el que esté hecho el reporte. Todo lo que incluyas en él le servirá al personal de servicio técnico para hacer un diagnóstico y darte una respuesta rápida y una solución para tu problema. No omitas detalles, estos pueden ser importantes.

No dejes espacios en blanco

Algunos formularios de reportes tienen espacios para notas o documentos adjuntos. Entre más incluyas en el informe mucho mejor será. Si crees conveniente incluir una nota que sirva para darle solución al problema hazlo.

Hazlo desde la web

Aunque tienes la opción de hacer el reporte por teléfono o en persona en ocasiones lo mejor es por la web de la compañía. Por allí será más sencillo llenar el reporte y la respuesta suele ser más rápida.