Reporte de incidencias

Dentro de una empresa en el día a día podría presentarse algunos incidentes esperados o no. La gravedad de estos sucesos dependerá del caso y sin importa si es mayor o menor, lo ideal es que se redacte un reporte de incidencias que servirá para llevar el control del evento y darle pronta solución.

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¿Qué es un reporte de incidencias?

El reporte de incidencias laborales es un documento o formato en el que se colocan los detalles relacionados con sucesos que interrumpen las actividades habituales de una compañía. Si bien en los empleos los sucesos inesperados son comunes, es necesario levar un control y que sean reportados, así se podrán tomar medidas.

Muchas cosas pueden suceder en una empresa, como la falta de los empleados, los retardos constantes, las incapacidades, fallas en maquinaria, caídas del sistema, etc. Para que el informe sea válido debe ser lo más claro posible, por ello no se omite información ni se miente.

Ejemplo de reporte de incidencias

[Logo de la compañía]

[Nombre de la empresa]

REPORTE DE INCIDENCIAS

N° DE REPORTE: [Suele ser una secuencia alfanumérica]

FECHA: [Día, mes, año y hora]

ÁREA: [Ventas, producción, etc]

EMPLEADO: [Nombre y apellido del empleado involucrado]

ENCARGADO: [Nombre y apellido de quien procesa la incidencia]

ASUNTO: Falla en el sistema operativo.

  • El [Nombre del día] [Número] de [Mes] del [Año] a las [Hora] fue reportado por [Nombre y apellido del empleado] [Cargo] una falla en el sistema operativo de la compañía. El sistema estuvo inactivo durante 2 horas y en ese lapso no se pudieron cumplir las actividades destinadas para el periodo.
  • Producto de la falla en el sistema se presentó la pérdida de la información contenida en la base de datos de los clientes nuevos que no habían sido incluidos en la computadora central de la compañía. Pero se recurrió a la copia de seguridad que se encontraba en un dispositivo de almacenamiento entregado al empleado.
  • El conflicto con la falla del sistema y la pérdida de información fue solucionado al final del día. Los datos de los clientes se recuperaron y fueron enviados de manera inmediata a la computadora central.
  • Se decidió que cada vez que ingresara un nuevo cliente al sistema debía ser enviado automáticamente a la computadora central para evitar sucesos de esta clase en el futuro.
  • El sistema no ha vuelto a fallar durante el día.
  • Se hizo la notificación para que los técnicos hicieran la revisión necesaria. Se ha pautado una revisión para el día de mañana.

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Tipos de incidentes

Los incidentes que se presentan en una empresa pueden responder a diferentes características, pero cuando se hace un reporte es importante saber reconocerlos. Estos son los dos que puedes encontrar:

Reporte de incidencias previstas

Las incidencias previstas son las que no toman por sorpresa a los superiores. En este caso encontramos las vacaciones de un empleado, bajas médicas que han sido notificadas con anterioridad y licencias de maternidad, permisos laborales u otro tipo de licencias.

Estas ya son del conocimiento de los superiores y cuando se hacen oficiales se redacta el reporte. Algo importante de estas incidencias es que al ser previstas, el trabajador tendrá el derecho a recibir una remuneración económica tal como lo estipula la ley.

Reporte de incidencias improvistas

Algunas incidencias que no se pueden prever son los accidentes laborales y enfermedades. En estos casos, aunque sea un improvisto el trabajador podría recibir una remuneración económica. Pero cuando se trata de incidencias como la falta al trabajo, llegadas tarde, robo, malas conductas la retribución no se dará. De hecho, se pueden aplicar sanciones al trabajador.

¿Para qué sirve un reporte de incidencias?

En una empresa es usual que se utilice un formato de reporte de incidencia pues sirve para:

  • En las labores del día a día se pueden estar haciendo algunas cosas mal y los reportes servirán para identificarlas y hacérselo saber a los empleados, así la funcionalidad se mantendrá al máximo.
  • Se pueden reportar también las fallas del sistema o de las operaciones de la compañía. Cuando un sistema está fallando constantemente se puede reportar para que sea revisado, reparado o cambiado.
  • Permite expresar las medidas de corrección que se deben realizar. Cuando algunos elementos fallas aquí se resaltan para que se cambien inmediatamente. Se pueden hacer reportes por falta de insumos, seguridad, control, mantenimiento, etc.

¿Cómo hacer un reporte de incidencias laborales?

En realidad, cada modelo de reporte puede variar según la empresa y sus necesidades, pero sin importar el que se elija siempre debe incluir:

Membrete

Este es un documento formal, por ello se coloca el nombre de la compañía y el logo.

Fecha y hora

Para verificar que cuándo se ha presentado el suceso y cuándo se ha hecho el reporte se coloca día, mes año y hora exacta.

Área

Se colocará el nombre del área o departamento en el que sucedió el incidente, no el nombre del departamento que lo procesa.

Información de los empleados

Se debe incluir nombre, apellido y en ocasiones número de los empleados que están involucrados en el suceso, además del nombre y apellido de quien procesa el reporte.

Asunto

De forma sucinta en tan solo unas cuantas palabras se describirá el suceso. Puede ser “Robo de material” “Fallas en el sistema” “Falta continua” etc.

Descripción del suceso

Aquí se debe incluir de manera detallada todo lo que ha sucedido, se puede colocar nuevamente la hora del suceso, los involucrados y los acontecimientos. Se debe responder siempre a qué, cuándo y cómo.

En ocasiones los reportes pueden tener actualizaciones, es decir. Aunque se procese al final del día se debe mencionar qué ha sucedido durante todo este periodo. Si es una falla se puede mencionar si ha tenido solución o no y cuáles han sido las medidas que se tomaron.

Aquí se debe colocar toda la información que les sirva a los superiores conocer qué ha sucedido y tomar decisiones para solucionar el inconveniente que se ha presentado en el área de trabajo.

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