Cuando se está desarrollando un proyecto, es de suma importancia que este se presente a nuestros jefes o miembros de la organización. Entre todas las maneras que existen para hacer la presentación, el reporte ejecutivo es la más eficiente pues resumen cada uno de los aspectos que conciernen al proyecto. Así, quién lo le sabrá de qué va, cuánto presupuesto se necesita y cuál es el plan a seguir.
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¿Qué es un reporte ejecutivo?
Un reporte, hablando específicamente del ejecutivo es una especie de informe que resume todo lo relacionado con un plan de acción o un proyecto que se pretende desarrollar.
En el plano de este tipo de reportes existen diferentes clases que se adaptan al tipo de plan. Por ejemplo, se pueden hacer reportes de negocios, de estudio de mercado, para inversiones o de investigación para un próximo proyecto.
Ejemplo de reporte ejecutivo
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REPORTE EJECUTIVO
Movil S-Plus-10 ¿De qué va el proyecto? El proyecto se basa en el desarrollo de nuevos productos para la venta. Se pretende crear un nuevo modelo de teléfono móvil para que cubra las necesidades de los usuarios. Este móvil tendrá mayor resolución en la cámara trasera y frontal, más memoria, mayor calidad en la pantalla, más RAM, pero será más pequeño de los otros modelos existentes en el mercado. ¿Cuáles serán las fuentes de ingresos? La principal fuente de ingresos se obtendrá de la venta de los móviles en el mercado. Pero también se obtendrán ganancias por la venta de los accesorios separados, como los auriculares, los cargadores, tarjetas de memoria y más. ¿Cuánto se necesita invertir? La inversión total para este proyecto es de 20.000.000 millones de dólares. Con ello se cubrirá el diseño del móvil, el desarrollo, manufacturación y las estrategias de marketing para la venta al público. Es necesario que los inversores de la empresa den el 50% de esta cantidad al iniciar el proyecto, y el resto se podrá entregar a medida que el desarrollo continúe. ¿En qué momento se llegará al punto muerto? Una vez el móvil salga a la venta se estima que el umbral de rentabilidad se alcanzará en 2 semanas con la venta de 100.000 dispositivos en todo el mundo. ¿Cómo se fidelizarán los clientes? Los clientes habituales de nuestra compañía son personas jóvenes que siempre quieren algo más adelantado, novedoso e interesante. Por ello, además de venderles un móvil mucho más avanzado y de última tecnología les ofreceremos un financiamiento de los pagos. También, obtendrán 1 año de 50% de descuento en la compra de accesorios. ¿Quiénes estarán a cargo del proyecto?
¿Qué experiencia tienen en el campo? Este grupo de profesionales estuvieron a cargo del diseño del modelo YT-100-Plus que ha sido el más vendido de nuestra compañía. Las ventas de ese móvil sobrepasaron las estimaciones y nos posicionaron como una empresa de renombre en el mercado. Por ello, estos profesionales son los indicados para el proyecto. En caso de necesitar más información sobre el proyecto, por favor comunicarse con Augusto Montes a:
Teléfono: 0472-937-4918 |
Formato de Reporte ejecutivo en Word
¿Qué incluye un formato de reporte ejecutivo?
El formato que se utilice para el reporte puede cambiar de acuerdo con la persona que lo redacte, pero lo ideal es que siempre se incluya:
Nombre del proyecto
Este se puede colocar debajo del título que es “Reporte ejecutivo”. Aquí no se debe dar una explicación sobre qué es el proyecto, solo se le coloca el nombre que tendrá y no más.
Descripción del proyecto
Aquí deberás darle respuesta al qué. Por ejemplo, si es un plan de marketing digital, especificarás cuál es su objetivo, qué se quiere lograr y los aspectos generales.
Justificación
Los proyectos no se desarrollan porque sí, por ello necesitarás justificar el motivo de su desarrollo. Una forma sencilla de hacerlo es comentando por qué este proyecto es innovador y qué lo convierte en una buena alternativa para la empresa.
Ventajas
Esto está un poco relacionado con el tema anterior, pero aquí se resaltarán todas las ventajas que tiene el proyecto con respecto al mercado. Así, se evalúa que ha hecho la competencia y se sabrá cómo destacar.
Estrategia
También debes especificar cómo se llevará a cabo. Aquí tienes que decir qué se hará para desarrollar el proyecto y cumplir el objetivo. Se puede tomar en cuenta el proceso de fabricación, venta, estrategias de marketing y más.
Equipo
El proyecto no se desarrollará solo, por ello se debe definir quién o quienes estarán liderándolo. Estos serán los responsables de que el proyecto se lleve a buen término. Procura que los elegidos estén relacionados con la temática para asegurar el éxito.
Inversión
Los planes o proyectos necesitarán dinero y esa financiación no saldrá de la nada. Por ello, para aprobar un plan se necesita saber cuánto se gastará. Es importante que la cifra que se coloque sea exacta, así se evitan cambios en el prepuesto.
Rentabilidad
Ninguna empresa llevará a cabo un proyecto que no sea rentable pues esto generará pérdidas. Tomando en cuenta el presupuesto y las posibilidades de ventas se puede determinar la rentabilidad.
¿Cómo hacer un reporte ejecutivo?
Antes te hemos dejado un ejemplo que seguro te servirá para crear el reporte, pero si tienes aún algunas dudas, te recomendamos que sigas estos consejos:
Revisa muy bien tu plan
No podrás resumir bien algo que no sabes cómo funciona, cuáles son sus partes y cómo está diseñado. Por ello te recomendamos que revises minuciosamente cada uno de los aspectos de tu plan. Así sabrás cada aspecto y podrás hacer que todo encaje sin ningún problema.
Inicia con un resumen
Antes te hemos comentado que el reporte es una especie de resumen. Un proyecto o plan tiene demasiadas partes y leer todo esto puede ser algo tedioso. Por ello es que debes condensar la información más relevante para poder presentarla.
Respeta la estructura
Es posible que varios elementos de tu plan estén conectados, pero no debes presentarlo todo junto, pues esto hará la lectura más compleja. Lo ideal es que separes la información por temáticas, así colocarás en un apartado el qué, el cómo, el cuándo y el cuánto.
Se claro
Este reporte debe contener toda la información que los superiores deben conocer para aceptar o no el proyecto. Si eres demasiado ambiguo probablemente no lo aceptarán. Por lo que es muy importante que se pueda observar de forma clara cuál es tu objetivo y qué quieres lograr.
¿Para qué sirve?
Entre las funciones principales del reporte está:
- Obtener información real y fidedigna sobre un proyecto que se realizará. Así los involucrados conocerán el escenario y podrán decidir si se inicia o no el plan.
- Se podrán tomar decisiones sobre el inicio de los proyectos.
- Reduce considerablemente el tiempo que se invierte leyendo proyectos demasiado extensos.
- Sirve como una carta de presentación en la que se muestra solo la información más relevante de un proyecto.