▷ Modelo de Reporte de actividades en Word

Una empresa, para mantener la productividad necesita estar en constante supervisión de las actividades que se realizan en los diferentes departamentos. En ocasiones no se puede estar atento a todo y para ello se emplean los reportes de actividades que buscan reflejar las tareas cumplidas y el avance del proyecto.

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¿Qué es un reporte de actividades?

Los reportes de actividades son fundamentales para la realización de proyectos y para mantener la productividad de una compañía tal como se espera. Este tipo de documentos servirán para informales a los superiores sobre el estado actual del proyecto y la manera en la que ha avanzado durante determinado periodo.

Con el reporte el superior podrá determinar si el proyecto se está ejecutando según lo esperado o está atrasado. En caso de que haya algún conflicto se podrán hacer ajustes para que la productividad no se vea afectada.

Este tipo de reportes se hacen diariamente, para que refleje el estado actual del funcionamiento de un departamento o proyecto. Así el jefe podrá determinar si los objetivos se están cumpliendo según lo previsto y si no, se diseñarán nuevas estrategias.

Ejemplo de reporte de actividades

REPORTE DE ACTIVIDADES

[Nombre de la compañía]

Reporte de actividades

Periodo: [Coloca el o los días, meses y año que corresponde]
Nombre del responsable: [Título] [Nombre y apellido] [Cargo]
Proyecto/Departamento: Ventas [Coloca el nombre del proyecto, en caso de que sea un departamento que entregue el reporte también se puede incluir]

Actividades desarrolladas

Se contactaron a los clientes potenciales y antiguos para ofrecerles nuevos productos.
Inició el diseño de la nueva publicidad para medios digitales.
Creación del grupo de gestión de campañas
Reunión con proveedores de materia prima
Proceso de entrevista a candidatos para el puesto de diseñador.

Las actividades anteriormente descritas fueron realizadas en [Nombre de la compañía] con la supervisión de [Nombre y apellido] con completo éxito según lo establecido en el plan del proyecto en un total de [Número de horas] laborales.

[Firma de quien recibe] [Firma de quien entrega]

[Título] [Nombre y apellido] [Título] [Nombre y apellido]

[Cargo] [Cargo]

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Formato de reporte de actividades diarias

[Nombre de la empresa]

[Número de reporte puede ser con números y letras]

[Día, mes y año]

Nombre del responsable: [Nombre y apellido de quien ha hecho el reporte]

Cargo: [Puesto que ocupa el responsable]

Departamento: [Nombre del departamento que hace el reporte]

Proyecto: [Nombre del proyecto que se está supervisando]

Actividades

[Actividad número 1. Intenta ser específico con el tipo de actividad que se hizo, pero que no sea una descripción demasiado extensa 1 o 2 líneas bastará]

[Actividad número 2]

[Actividad número 3]

Observaciones

[Observación 1. Las observaciones tienen que ver con inconvenientes relacionados con las actividades del proyecto. Puedes hablar sobre retrasos, falta de personal, fallas técnicas, etc. Además, puedes mencionar si el problema se solucionó]

[Observación 2]

[Observación 3]

[Nombre y apellido de quien hace el reporte]

[Firma]

[Sello]

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Formato de reporte semanal de actividades

[Nombre de la empresa]

[Nombre de la actividad que se está registrando en el reporte]

[Nombre y apellido del encargado de hacer el reporte]

[Cargo que ocupa el responsable]

Periodo [Día y mes de inicio] al [Día mes y año de culminación de la semana del reporte]

Lunes	[Actividades realizadas. Debes colocarlo de manera sucinta. Unas cuantas palabras servirán]	[Observaciones sobre las actividades del día. Puedes hablar sobre los problemas, fallas o retrasos]	[Notas sobre el avance del proyecto. Esto es opcional, solo se colocará si es necesario y sirve para hacer comentarios sobre las actividades y observaciones]
Martes	[Actividades]	[Observaciones]	[Notas]
Miércoles	[Actividades]	[Observaciones]	[Notas]
Jueves	[Actividades]	[Observaciones]	[Notas]
Viernes	[Actividades]	[Observaciones]	[Notas]

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¿Para qué sirve un reporte de actividades?

Este tipo de documentos son uno de los más importantes para el desarrollo de proyectos. Sirven para:

Actualizar información

Los proyectos deben ser cumplidos durante un tiempo determinado, para que esto suceda se establece en ese periodo número de actividades, generalmente laborales, a realizar. Así se le notificará al superior si se ha cumplido con los objetivos.

Tomar decisiones

La información que se incluye en el reporte servirá para que los responsables o líderes del proyecto comparen datos y los analicen. Producto de este análisis se podrán tomar decisiones si es que las metas grupales no se están cumpliendo.

Detectar fallas

Tal como hemos mencionado anteriormente, para que un proyecto se cumpla en determinante que se siga un orden lógico y que todo esté listo según lo previsto. Si la productividad no es la adecuada y hay fallos en el proceso se pueden detectar al momento y solucionarlas sin que genere pérdidas.

¿Qué debe incluir un reporte de actividades diarias de trabajo?

Membrete

Para darle mayor formalidad al documento debe hacerse en una hoja con membrete o encabezado. Este deberá incluir como mínimo el nombre de la compañía.

Periodo

Los repostes de actividades, para asegurar un seguimiento del proyecto se deben hacer en periodos cortos. Dependiendo del plan que se siga lo más adecuado es que se genere un nuevo reporte diario. Si es así o ha decidido que el periodo sea más largo se especifica la cantidad de tiempo con el día, mes y año.

Datos del responsable

El responsable del proyecto tendrá a su vez un jefe al que le entregará el informe. No olvides colocar el nombre, apellido y cargo.

Proyecto/Departamento

Una misma compañía puede manejar diferentes proyectos y siempre tienen varios departamentos. Para evitar confusiones coloca el nombre exacto del proyecto que puede ser “Construcción de centro comercial” o “Departamento de compras”

Actividades

En las actividades no es necesario extenderse demasiado. Podrás colocar las actividades en una lista en donde se detalle en unas cuantas palabras qué fue lo que se hizo.

Cierre

Puedes mencionar en esta parte que todas las actividades se han cumplido con éxito según lo reflejado en el plan del proyecto. También menciona el número de horas que se emplearon para cumplir esas tareas.

Firmas

Es importante que el reporte sea firmado por quién lo redacta, que es el encargado del proyecto y por su superior. Así ambas partes se asegurarán de que la información ha llegado sin complicaciones. Es recomendable que se impriman y firmen dos ejemplares que conservarán los involucrados.

¿Cómo hacer un reporte de actividades?

Para hacer un buen reporte, deberás seguir la estructura estándar, que es la siguiente:

Membrete: Esto será lo primero que aparezca en el documento. Aquí irá el nombre de la empresa, dirección, y medios de contacto si es necesario.
Nombre: Aquí no basta solo con colocar “Reporte” debes poner el nombre de la actividad o actividades que se están registrando, por ejemplo “Reparación de máquinas”.
Periodo: El periodo que se coloque dependerá del tipo de reporte que se esté haciendo. Algunos reportes pueden ser diarios, y en ese caso se coloca día, mes y año. Pero también hay reportes semanales en los que se coloca el día y mes de inicio y el día, mes y año de culminación.
Datos de identificación: Este reporte estará a cargo de alguien, y se debe colocar su nombre, apellido y puesto que ocupa en la empresa.
Información+: Esta es la parte más importante del documento pues allí estarán la información que recopilaste durante el periodo de observación. Te recomendamos que primero coloques las actividades con una descripción corta, luego irán las observaciones que puedas hacer de las actividades y finalmente un espacio de notas que servirá para colocar datos relevantes sobre lo sucedido.
Firma: Los reportes son documentos probatorios que permiten verificar que ciertas actividades se han llevado a cabo de manera correcta. Por ello, el que sea el responsable de hacer el reporte tendrá que firmarlo en conformidad. Además, se recomienda que se coloque el sello húmedo en algunos casos.