Reporte de actividades

Una empresa, para mantener la productividad necesita estar en constante supervisión de las actividades que se realizan en los diferentes departamentos. En ocasiones no se puede estar atento a todo y para ello se emplean los reportes de actividades que buscan reflejar las tareas cumplidas y el avance del proyecto.

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¿Qué es un reporte de actividades?

Los reportes de actividades son fundamentales para la realización de proyectos y para mantener la productividad de una compañía tal como se espera. Este tipo de documentos servirán para informales a los superiores sobre el estado actual del proyecto y la manera en la que ha avanzado durante determinado periodo.

Con el reporte el superior podrá determinar si el proyecto se está ejecutando según lo esperado o está atrasado. En caso de que haya algún conflicto se podrán hacer ajustes para que la productividad no se vea afectada.

Este tipo de reportes se hacen diariamente, para que refleje el estado actual del funcionamiento de un departamento o proyecto. Así el jefe podrá determinar si los objetivos se están cumpliendo según lo previsto y si no, se diseñarán nuevas estrategias.

Ejemplo de reporte de actividades

REPORTE DE ACTIVIDADES

 

[Nombre de la compañía]

 

Reporte de actividades

  • Periodo: [Coloca el o los días, meses y año que corresponde]
  • Nombre del responsable: [Título] [Nombre y apellido] [Cargo]
  • Proyecto/Departamento: Ventas [Coloca el nombre del proyecto, en caso de que sea un departamento que entregue el reporte también se puede incluir]

Actividades desarrolladas

  1. Se contactaron a los clientes potenciales y antiguos para ofrecerles nuevos productos.
  2. Inició el diseño de la nueva publicidad para medios digitales.
  3. Creación del grupo de gestión de campañas
  4. Reunión con proveedores de materia prima
  5. Proceso de entrevista a candidatos para el puesto de diseñador.

Las actividades anteriormente descritas fueron realizadas en [Nombre de la compañía] con la supervisión de [Nombre y apellido] con completo éxito según lo establecido en el plan del proyecto en un total de [Número de horas] laborales.

 

[Firma de quien recibe] [Firma de quien entrega]

[Título] [Nombre y apellido] [Título] [Nombre y apellido]

[Cargo] [Cargo]

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¿Para qué sirve un reporte de actividades?

El formato de reporte de actividades es uno de los documentos más importantes para el desarrollo de proyectos. Sirve para:

Actualizar información

Los proyectos deben ser cumplidos durante un tiempo determinado, para que esto suceda se establece en ese periodo número de actividades a realizar. Así se le notificará al superior si se ha cumplido con los objetivos.

Tomar decisiones

La información que se incluye en el reporte servirá para que los responsables o líderes del proyecto comparen datos y los analicen. Producto de este análisis se podrán tomar decisiones si es que las metas grupales no se están cumpliendo.

Detectar fallas

Tal como hemos mencionado anteriormente, para que un proyecto se cumpla en determinante que se siga un orden lógico y que todo esté listo según lo previsto. Si la productividad no es la adecuada y hay fallos en el proceso se pueden detectar al momento y solucionarlas sin que genere pérdidas.

¿Qué debe incluir un reporte de actividades?

Si aún no tienes demasiada idea sobre cómo hacer reporte un reporte de actividades, no te preocupes. Préstale atención a las partes que siempre deben colocarse. Estas son las más importantes:

Membrete

Para darle mayor formalidad al documento debe hacerse en una hoja con membrete o encabezado. Este deberá incluir como mínimo el nombre de la compañía.

Periodo

Los repostes de actividades, para asegurar un seguimiento del proyecto se deben hacer en periodos cortos. Dependiendo del plan que se siga lo más adecuado es que se genere un nuevo reporte diario. Si es así o ha decidido que el periodo sea más largo se especifica la cantidad de tiempo con el día, mes y año.

Datos del responsable

El responsable del proyecto tendrá a su vez un jefe al que le entregará el informe. No olvides colocar el nombre, apellido y cargo.

Proyecto/Departamento

Una misma compañía puede manejar diferentes proyectos y siempre tienen varios departamentos. Para evitar confusiones coloca el nombre exacto del proyecto que puede ser “Construcción de centro comercial” o “Departamento de compras”

Actividades

En las actividades no es necesario extenderse demasiado. Podrás colocar las actividades en una lista en donde se detalle en unas cuantas palabras qué fue lo que se hizo.

Cierre

Puedes mencionar en esta parte que todas las actividades se han cumplido con éxito según lo reflejado en el plan del proyecto. También menciona el número de horas que se emplearon para cumplir esas tareas.

Firmas

Es importante que el reporte sea firmado por quién lo redacta, que es el encargado del proyecto y por su superior. Así ambas partes se asegurarán de que la información ha llegado sin complicaciones. Es recomendable que se impriman y firmen dos ejemplares que conservarán los involucrados.

 

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