▷ Programa de Capacitación | Ejemplo y Formato en Excel

Los trabajadores de una empresa deben estar en constante aprendizaje. Esto les permitirá cumplir con los objetivos, mejorar la productividad y crecer profesionalmente. Por ello es que las compañías diseñan programas de capacitación para brindarle a los trabajadores conocimientos que requieren para realizar sus labores.

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¿Qué es un programa de capacitación?

El programa de capacitación es una hoja de ruta en la que se detalla con exactitud todo el contenido que se estudiará sobre un tema en específico. Podría decirse que es un cronograma de actividades, pero en relación al aprendizaje.

Para crear este programa es de suma importancia que se tomen en cuenta las necesidades de la compañía. Si no se conoce con certeza qué necesitan saber los empleados probablemente se le dicten capacitaciones innecesarias y esto le costará dinero a la empresa.

Ejemplo de un programa de capacitación y adiestramiento de una empresa

Duración	Actividad a realizar	Referencia
7 minutos	Presentación del taller de capacitación Presentación del facilitador. Justificación de la capacitación Comentar los objetivos del taller Comentar sucintamente de qué va la capacitación	Diapositivas 1 a 5
15 minutos	Presentación del temario Revisión de definiciones Ejemplificación Discusión rápida y general sobre los temas tratados.	Diapositiva 5 a 10
20 minutos	Actividad práctica con cliente ficticio. Socialización sobre el caso de cliente ficticio	Diapositiva 11 a 14 (El empleado deberá darle solución al caso que el facilitador ha puesto como ejemplo brindando alternativas)
7 minutos.	Comprobación de comprensión del contenido teórico y práctico (Repaso y aplicación de prueba) Cierre	Examen corto de preguntas relacionadas con el taller y la práctica.

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¿Cómo hacer un plan de capacitación?

Para hacer un plan de este tipo debes seguir algunos pasos. Los más importantes son:

Realizar el diagnóstico

Para que la capacitación sea realmente exitosa es de suma importancia conocer qué es lo que necesitan saber los empleados y cuáles habilidades tienen que desarrollar. Por ejemplo, una empresa que tiene problemas con las ventas seguramente necesitará una capacitación de marketing digital o de gestión de proyectos.

Para conocer cuáles son las necesidades de la empresa primero debes observar. Así sabrás qué es lo que requieren y se diseñará un plan especial para esas necesidades.

Establece prioridades

En contadas ocasiones los empleados de una compañía solo necesitan aprender sobre un tema en específico, siempre hay varias cosas que deben reforzar, el asunto es que todo no se puede aprender al mismo tiempo.

En el proceso de diagnóstico se deben identificar las necesidades, pero en el segundo paso se le dará orden. Aquí se determinará qué es más necesario, qué es más vital y qué se debe aprender antes.

Por ejemplo, una empresa que tiene problemas con las ventas y con el ambiente laboral, quizá primero se deba tratar el contenido de ventas y luego hacer un taller para gestionar las relaciones laborales.

Define los participantes

No todos los trabajadores necesitan participar en los procesos de capacitación. Por ejemplo, si es una capacitación sobre ventas, esto poco le servirá a los empleados que trabajan operando máquinas en la fábrica. Por ello debes definir exactamente quiénes necesitan el conocimiento que se pretende impartir.

Define los objetivos

Para poder definir los objetivos debes conocer el problema que presenta el personal o la empresa. Si la compañía ha bajado las ventas, este es el problema, la manera de solucionarlo es aumentándolas y este será tu objetivo. Ahora, debes tomar en cuenta las destrezas, habilidades y conocimientos que deben tener tus empleados para poder cumplir con el objetivo.

Establece el contenido

Una vez conozcas cuál es el objetivo de programa deberás definir el contenido. Si quieres aumentar las ventas, probablemente tu personal necesite saber sobre marketing digital, estrategias de conversión, gestión de proyectos, segmentación, estudio de mercado y poco más. Recuerda que el contenido que se imparta debe estar relacionado con el objetivo planteado.

Diseña las actividades

El programa debe contener ciertas actividades que los empleados tiene que hacer. Estas suelen estar guiadas por el capacitador y servirán para aprender el contenido planteado. Se pueden hacer actividades prácticas con algunos ejercicios o actividades teóricas. Cuál sea la acción, método o técnica que se utilice dependerá del contenido.

Proceso de evaluación

No servirá de nada impartir un taller si es que no se evalúa lo que se ha aprendido. Es necesario que se verifique que se ha comprendido lo que se explicó y una buena manera de hacerlo es con un examen.

Este no debe ser un examen demasiado profundo pues se aplica al final de la capacitación. Es más una verificación de que el aprendizaje se ha llevado a cabo. Con esta prueba se puede determinar si objetivo se ha cumplido o no.

Certifica a los empleados

Los empleados deben recibir un certificado de participación en el programa de capacitación. Esta es una forma de motivarles por haber participado y les servirá como portafolio para el futuro.

Tipos de capacitación

El diseño de un programa de capacitación puede variar muchísimo de acuerdo con el tipo que se emplee. En general, existen 3 que son:

Capacitación teórica

Estas capacitaciones solo incluyen contenido teórico. Aquí, el facilitador trasmitirá una serie de conocimientos a los empleados. Se suelen utilizar materiales de apoyo como diapositivas y se le entregan a los trabajadores guías que pueden consultar. Además, se fomenta la discusión para verificar que el conocimiento se ha obtenido.

Capacitación práctica

Estas capacitaciones son mucho más dinámicas pues se les pone a los empleados en situación. Es posible que el facilitador cree situaciones hipotéticas que los trabajadores deberán resolver tomando en cuenta los conocimientos aprendidos. Esta es una forma de aprendizaje bastante efectiva.

Capacitación mixta

Este es el tipo de capacitación más común y es una mezcla de las dos anteriores. Primero se suele hacer una capacitación teórica en la que se da todo el contenido que el empleado debe conocer. Luego, con toda la información que se le ha dado, se diseñan prácticas. Así se puede verificar que se ha comprendido el contenido.

¿Quién debe recibir la capacitación en una empresa?

En teoría, la capacitación deberá recibirla toda la compañía. Esto quiere decir que los directores, gerentes, operadores de máquina, departamento de ventas y recursos humanos deben recibirla.

El asunto es que no todos recibirán la misma capacitación. El programa que se diseñe se adaptará a cada nivel, puesto o actividades que hagan los empleados. Por ejemplo, al departamento de ventas se le enseñarán técnicas de marketing, a los gerentes se les enseñará sobre manejo de personal y a los operadores los estándares de seguridad industrial.