Modelo de Cuenta de cobro

Cuando se tiene una cuenta adeudada es necesario hacer el cobro. No se puede cobrar de forma oral, esto sería muy informal. Lo adecuado es que se utilice una cuenta de cobro, es un documento que te permitirá solicitar el pago y además te permitirá llevar el control.

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¿Qué es una cuenta de cobro?

Este es un documento que emite una persona, el acreedor, a otra persona o entidad, el deudor. Su redacción tiene la finalidad de presentar una solicitud expresa de cancelación de la deuda. Esta deuda pudo haber sido contraída por la venta de algún producto o el préstamo de un servicio.

Ejemplo de cuenta de cobro

CUENTA DE COBRO No. [Número de la cuenta de cobro]

 

[Ciudad] [Día, mes y año]

 

[Coloca el nombre y apellido del cliente si fuese una persona o el nombre de la empresa]

[Incluye el número de identificación del cliente]

DEBE A: [Coloca tu nombre y apellido o nombre de empresa]

[Incluye tu número de identidad].

LA SUMA DE: [Cantidad en letras] [Cantidad en números. Enciérralo entre paréntesis y coloca la moneda en la que se debe]

POR CONCEPTO DE:

  • Servicio de carpintería
  • Servicio de plomería
  • Servicio de construcción.

Favor pagar en la cuenta de [Tipo de cuenta] [Número de cuenta] del banco [Nombre del banco] a nombre de [Si fuese un nombre distinto al del cobrador se colocará y también se incluye el número de identidad]

 

[Coloca tu número de teléfono]

[Dirección]

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¿Una cuenta de cobro es un título de valor?

No, el modelo de cuenta de cobro no es un título de valor. Por lo cual no cuenta con mérito ejecutivo alguno. De esta manera no se puede utilizar el documento para hacer reclamaciones o cobros judiciales. La única manera en la que pueda emplearse este documento en procesos judiciales es acompañándolo con otro que lo complemente.

¿Cómo hacer que una cuenta de valor tenga validez legal?

Como te hemos comentado antes, la cuenta de cobro no posee validez ante la DIAN al igual que otras entidades jurídicas. Para que pueda ser un medio de prueba se deberá complementar con una factura que sirva como soporte de la transacción efectuada con el comprador. También se pueden presentar otros documentos que lo complementen siempre que posean las características dispuestas en el artículo 771-2 del estatuto tributario.

¿Una cuenta de cobro de puede incluir en la contabilidad?

Aunque la cuenta de cobro no puede utilizarse como soporte fiscal a menos que se acompañe con otros documentos probatorios, sí podría incluirse en la contabilidad. Cuando se pone en la contabilidad servirá para llevar un control, pero meramente interno, lo que no le dará calidad de soporte de transacción como una factura.

¿Cómo hacer una cuenta de cobro?

Antes de que nada ten en cuenta que el formato de cuenta de cobro es muy variable, no hay una estructura única. Por ello es que cada persona podría tener un orden diferente o incluir algunos elementos. Pero siempre hay algunos elementos que se deben incluir, y te contamos sobre ellos a continuación:

Incluye siempre un número

El número en la cuenta de cobro no es obligatorio, sobre todo porque no es un medio de prueba, pero colocarlo te servirá para organizarlo en tu contabilidad y llevar el control de las solicitudes de cobro que has hecho.

La enumeración es bastante sencilla, si emites facturas sabrás como hacerlo, pero la numeración de una factura no debe ser la misma que la de las notas de cobro. Podrías incluir una o dos letras antes del número para identificarlas y organizarlas de forma distinta como NC 0022, esta es la nota de cobro número 22 que responde a una enumeración distinta a la de las facturas.

Forma de pago

Puede que cuando hayas realizado la transacción se especificara la forma de pago, pero no importa. Ratifícalo al final del documento incluyendo la forma, cuenta y titular al que se le hará el depósito.

Descripción

Si bien esto no es una factura, en algunos elementos se parece bastante. Deberás desglosar de manera minuciosa cuales son los productos o servicios que generan el costo de la cuenta de cobro. Al incluirlos se pueden evitar conflictos con los pagos.

Título

Aunque parezca solo una formalidad, se incluye el título “Cuenta de cobro” y al lado se coloca el número.

Datos de las partes

Tanto quien emite el documento como quien lo recibe deberán estar identificados. Estos pueden enviarse entre personas o compañías así se colocará el nombre y apellido de la persona y el número de identidad si fuera el caso, o el nombre de la empresa y el número de identificación.

Cantidad

Coloca la cantidad adeudada primero en letras y luego en números. No olvides incluir la moneda en la que se debe pagar.

Datos de contacto

El deudor quizá querrá contactarte para coordinar el pago, para ello deja tu número de teléfono o correo electrónico para que se comunique contigo.

 

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