Modelo de Albarán

Cuando se tiene un negocio y se realizan transacciones se pueden emitir distintos documentos, entre ellos los albaranes. Estos sirven para acreditar la entrega y/o recepción de una determinada mercancía. Suele llevarlos el transportista, y son puramente informativos, dado que tienden a no contabilizarse.

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¿Qué es un albarán?

El albarán es conocido también como carta de reporte. Este documento dará cuenta del envío de una mercancía que forma parte de una transacción entre un comprador y un proveedor.

Este es un documento mercantil y logra acreditar la entrega de algunos productos. Que se redacte y envíe es primordial pues servirá para validar que una transacción se ha llevado a cabo sin inconvenientes y según lo acordado por las partes, pero debes tomar en cuenta que no certifica que se ha hecho el pago pues no es igual que una factura.

Plantilla de Albarán en Word y Excel

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¿Cómo hacer un albarán?

Para hacer un albarán de entrega de forma adecuada se tiene que prestar atención a los elementos a incluir. Si bien esto podría variar según el caso, siempre se coloca:

Datos de las partes

Tanto quien emite como quien recibe el albarán deberán estar identificados con el nombre, dirección, y NIF de las compañías o particulares que intervengan.

Número de factura

En sí mismo el albarán no tiene un número pues no se incluye en la contabilidad de la compañía, pero sí debe colocarse el número de factura al que está asociado.

Dirección

Los productos o mercancía que forman parte de la transacción tendrán un lugar de destino que puede ser diferente al colocado en los datos de las partes, si es así se incluye la dirección en otro apartado. Si se mantienen la misma no es necesario colocarla de nuevo.

Fecha

Coloca día, mes y año en el que se emite el albarán.

Descripción

Aquí se colocarán todos los productos que han sido solicitados. Se incluye, nombre, cantidad y cualquier otra característica como tamaño, color, modelo, número de catálogo, etc.

Artículos pendientes

En ocasiones el envío de mercancía o productos se hace por partes aunque el pedido se haya hecho junto. Si es así, se incluye en el albarán la cantidad y tipos de productos que faltan si fuese el caso.

¿Para qué sirve un albarán?

Quien envía la mercancía será el encargado de redactar la plantilla de albarán. Esto lo hace con la finalidad de ratificar que lo que se ha enviado fue lo que se pidió. Cuando quien ha comprado la mercancía la recibe, este deberá firmar el albarán para certificar que lo que ha pedido ha llegado tal como se acordó.

Ya que el receptor ha firmado, el albarán se convierte en un documento que prueba que lo solicitado se ha entregado, por lo cual se exime al emisor de los conflictos que existan con cantidad, color, tamaño y modelo que ha enviado.

Tipos de albaranes

Los albaranes se dividen en dos categorías, estos se diferencian en relación a los datos que se incluyen o no en ellos. Las 2 categorías que puedes encontrar son:

Albaranes valorados

Cuando se redacta este tipo de albarán siempre se incluirá el precio individual de cada uno de los productos que forman parte de la transacción. Además se colocan descuentos si aplican, el IVA y el importe total, algo parecido a una factura, pero sin ser igual.

Albaranes sin valorar

A diferencia del tipo anterior, aunque en estos se coloca una descripción en la que figura la cantidad, modelo, tamaño y otras características no se incluyen los precios unitarios ni el importe total a pagar, solo será una lista de la mercancía.

¿Es lo mismo un albarán que una factura?

No, el albarán es un documento distinto a la factura, por lo cual no puede sustituirla. Los albaranes valorados pueden parecerse un poco, pero la diferencia principal es que estos no tienen función tributaria y la ley no establece su redacción obligatoria cuando se realiza una transacción, a diferencia de con las facturas.

Para hacerlo más sencillo, el albarán no ratifica que se ha hecho una compra, tal como una factura, sino que permite validar que se realizó un envío con las condiciones especificadas por las partes.

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