▷ Modelo de Ficha de almacén en Word

El almacén en una empresa es uno de los espacios físicos más importantes. Allí se almacena todo lo relacionado con la compañía y su registro es muy relevante. Se debe tener información sobre las entradas, salidas, precios y existencia.

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¿Qué es una ficha de almacén?

La ficha de almacén es un documento de registro en el cual se vacía la información relacionada con los productos existentes de una empresa. Esta ficha servirá para el registro del ingreso de mercancía, la salida, sus precios, las estadísticas, las fechas y el inventario.

Plantilla de Ficha de almacén

FICHA DE ALMACÉN

[Nombre de la empresa]

[Dirección]

Código: 183274pmka8 Encargado: Juan Torres Fecha: 10/8/22.	Compras/Entradas	Ventas/Salidas	Existencia
Fecha	Proveedor/Cliente	Concepto	N° Unidades	Precio Unitario	Importe total	N° Unidades	Precio Unitario	Importe total	N° Unidades	Precio Unitario	Importe total
5/5/22	Jesús Hernández	Franelas	100	10	1000				110	10	1100
8/5/22	Pinturas Andalucía	Pintura para tela				10	100	1000	200	10	2000
9/8/22	Hilos Alcorcón	Hilo negro	5	6	30				20	6	120

[Firma del responsable]

[Sello]

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¿Qué datos incluir en una ficha de almacén?

Aunque puede que existan algunas variaciones al hacer las fichas de almacén, siempre se debe colocar:

Datos de la empresa

Como este es un documento de la empresa y para el registro de la compañía, solo bastará con colocar en el membrete el nombre y la dirección.

Fecha

En la ficha se colocarán dos fechas. La primera es la fecha en la que se está haciendo la ficha o actualizándola. Las demás fechas que se coloquen será cuando entre y salga algún producto, así se tendrá un registro completo.

Responsable

El gerente de almacén será el encargado de crear la ficha, aunque esta función se puede delegar. Es importante que se coloque nombre y apellido del responsable para saber quién la ha hecho.

Proveedor/Cliente

Aquí se colocará el nombre del proveedor o cliente que ha hecho la entrada o la salida de algún producto. Los proveedores son para la entrada y los clientes para la salida.

Algunas empresas colocan un código de cliente o proveedor para agilizar el proceso. Esto ayudará a quitar datos de la ficha y hacerla más sucinta. Así con el código o el nombre se podrá acceder al número de factura y demás datos.

Concepto

Antes se colocó quien hizo la entrada o salida de mercancía, pero ahora se colocará el qué. Imaginemos que se trata de una empresa que fabrica ropa. Entonces se compran hilos, tela, agujas y pinturas. En ese caso se registra la entrada de las telas de un proveedor, pero también se colocan las salidas de franelas terminadas para un cliente.

Unidades

Aquí se colocará la cantidad exacta del producto que está entrando o saliendo, esto servirá para hacer los siguientes cálculos.

Precio unitario

En este caso se coloca el valor por unidad del concepto. Así se multiplica el número de unidades por el valor unitario y se obtiene una cantidad de ingreso o egreso de la compañía.

Número de serie

El registro de entradas y salidas se hace por serie o lote. Esta puede ser un código alfanumérico que es única y sirve para llevar un record.

Importe total

Producto de la sumatoria obtenida de las entradas y salidas se obtendrá el importe total. Supongamos que antes de la entrada de 5 cajas de hilo había en el almacén 2 cajas. Así, se sumará el número de unidades existentes de ese producto con las entradas resultando 7 cajas de hilo.

Además, se multiplica la cantidad obtenida por el precio unitario y da el resultado del importe total. Esto se hace en el apartado de “Existencia”

Caducidad

Este apartado solo se colocará si es que los productos que comercializa la empresa son perecederos. Así se sabrá cuándo estos productos están próximos a vencer para evitar pérdidas. Además, sirve para organizar las entradas en el almacén, así las entradas se pondrán después de los productos existentes que llevan más tiempo.

Datos del producto

Esto también es opcional y en ocasiones se colocará en el concepto. Servirá para identificar las medidas, peso, tamaño, color, dimensiones de un producto o cantidad por caja.

¿Para qué sirve una ficha de almacén?

Tener una plantilla de ficha de almacén en Excel, o cualquier otro formato es muy importante para una empresa porque ayudará a:

Mejorar la organización

El almacén es una de las partes más importantes de una compañía. Esta área debe mantenerse controlada y organizada. Si entra y sale mercancía constantemente sin registro alguno, no se sabrá cuando alguna materia prima falte. Y en caso de que eso suceda, la producción se puede parar y generar pérdidas.

Evitar pérdidas

Esto suele suceder muchísimo con las empresas que comercian con productos alimenticios. Todos los alimentos tienen fecha de caducidad y si esto no se registra de forma adecuada no se sabrá cuándo vence qué cosa. Así, cuando alguien se dé cuenta muchos productos se habrán dañado y las pérdidas serán altas.

¿Cada cuánto se debe llenar la ficha de almacén?

Las fichas deberán llenarse cada vez que entre o salga mercancía al almacén. Esto quiere decir que no hay un periodo fijo, como cuando se hace un inventario.

Si todos los días entra mercancía por parte de los proveedores, todos los días se deberán llenar la ficha. Lo mismo sucederá con las salidas, cada vez que se concreta una venta, no importa qué tan grande o pequeña sea.