▷ Plantilla de inventario (Excel y Word) en Word

En una empresa es bastante común que de forma periódica se hagan recuentos de almacén y de equipos. A esto le llamamos inventario, y servirá para conocer cuánto se tiene de cada cosa, en dónde está ubicado y es primordial para la organización de la compañía.

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¿Qué es un inventario?

Un inventario es una recopilación de lo que se tiene almacenado. Se suele hacer a manera de lista en la cual se detalla de forma ordenada la mercancía que está colocada en el almacén y que forma parte del patrimonio de la empresa. Su uso es habitual para conocer la existencia, cantidades y demás asuntos relacionados con la mercancía.

Plantilla de Inventario de Almacén

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Plantilla para el inventario del equipo

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¿Por qué es necesario hacer un inventario?

Tener inventariado tu almacén es algo muy importante, ya que te permite saber qué tienes y que no tienes. Si no haces un inventario periódicamente no sabrás qué es lo que falta y qué es lo que sobra, por lo que pueden derivarse múltiples problemas.

Con un inventario puedes evitar:

Comprar productos extras de un tipo que tienes mucho en almacén y que luego no podrás vender, esto afectará el estado económico de la compañía.
Que te falten productos y que la demanda sea mayor, así perderás clientes y las ganancias bajarán.

Además, con un inventario puedes lograr:

Controlar el flujo de dinero y rentabilidad.
Podrás optimizar los gastos de la compañía.
La empresa funcionará de manera eficiente.

¿Cómo hacer un inventario?

Antes de pensar en hacer un inventario debes pensar en el método que utilizarás. Este se puede escoger en relación al tamaño de negocio que tengas. Si tienes un negocio pequeño, puedes utilizar un conteo manual, pero cuando son compañías más grandes y con entrada y salida constante de mercancía lo correcto es utilizar un documento de Excel para hacer el listado o un software especial para ello.

Supongamos que tienes un negocio mediano con una entrada y salida constante de mercancía. Para hacer el inventario abre un documento de Excel y en la columna izquierda coloca los nombres de todos los productos que tengas en el almacén. En las celdas de la fila superior colocarás estos indicadores:

Descripción: Puede ser marca, tamaño, color, modelo.
Código: Lo usual es que asignes un código a cada producto para facilitar el proceso.
Fecha de recepción: Coloca día, mes y año en el que se recibió la mercancía.
Fecha de venta: Día, mes y año
Precio: Coloca el monto exacto de cada producto.
Cantidad: Incluye la cantidad precisa que se tiene de cada producto

¿Cuál es el objetivo de un inventario?

Un inventario servirá para tener una visión general de lo que se posee en el almacén, así podrás saber:

Productos que ya no sirven: Estos pueden estar caducados o dañados.
Productos obsoletos: En ocasiones se compra mercancía, como en el caso de la tecnológica, que se renueva muy rápido. Un teléfono móvil del 2010 no se compara a uno de ahora, por lo cual se debe conocer la existencia de los productos obsoletos pues tendrá un impacto en los costes.
Errores: Los inventarios deben hacerse con periodicidad para evitar errores humanos o de sistema. Los primeros son los más comunes y para evitar conflictos se revisa constantemente.
Desapariciones: Si en el inventario anterior había cierta cantidad de algún producto y en este inventario falta sin que se hayan vendido se considera una desaparición usualmente ocasionada por robos.

¿Qué se hace luego de hacer el inventario?

No será suficiente con colocar todos los productos en lista y llenar la información, la información obtenida debe ser procesada y resumida en un informe que se redacta por el jefe de almacén.

En este informe se dará cuenta de las variaciones en cantidad, valor, las diferencias que se encontraron y algunas de las causas probables, y todas las incidencias como robos, pérdidas, daños, etc. Algunos informes también incluyen propuestas para gestionar de mejor forma el almacén.

Tipos de inventarios

Los tipos de inventarios se dividen según la periodicidad con la que se hacen. Podemos encontrar estos 3 tipos:

Inventario anual

Este tipo de inventarios son obligatorios, la ley española establece que todas las empresas tienen que hacer un inventario anual, este debe coincidir con el cierre de ejercicio. Aunque este sea el obligatorio no debería ser el único que haga una empresa, sobre todo si tiene entrada y salida recurrente de productos pues es difícil medir las desviaciones e incidencias.

Inventario periódico

Los inventarios de esta clase se hacen de manera periódica siempre en el mismo lapso de tiempo. Estos pueden ser semanales, mensuales, trimestrales, etc. La misma compañía, tomando en cuenta la entrada y salida de mercancía determinará la periodicidad. Lo correcto es que se haga en los plazos de menor entrada de mercancía para no interferir con el conteo.

Inventario permanente

El control del inventario se lleva a cabo con un software de gestión. El sistema aquí es mucho más sencillo pues se hace la actualización de manera automática sin que se paren las actividades. Es posible complementar este tipo de inventario con los anteriores.