Ejemplo y Formato de Análisis de puestos en Word

En las compañías, cada uno de los puestos de trabajo tiene funciones específicas que sirven para algo en especial y que ayudan a que la empresa se mantenga, sea productiva y funcione de la manera adecuada. Por ello es que en ocasiones se hacen análisis de puestos para incorporar nuevos elementos en la plantilla

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¿Qué es un análisis de puestos?

Tal como lo especifica la definición de análisis de puestos este es un tipo de evaluación que se hace a las vacantes que tiene una empresa. Con este análisis se pretende saber el estado de una vacante, así se conoce si debe actualizarse, cambiarse o renovarse.

Para que el análisis sea realmente productivo deben tomarse en cuenta diferentes factores como las responsabilidades relacionadas con el cargo, las ocupaciones principales y secundarias, la relación que se establece con los demás departamentos, los conocimientos que se deben tener, habilidades, competencias y capacidades.

Ejemplo de análisis de puestos

Nombre del puesto: Gerente de ventas

Descripción del puesto: El gerente de ventas deberá encargarse de supervisar cada uno de los proyectos de ventas de la compañía. Además, tendrá a su cargo a todos los miembros del departamento y deberá guiar a sus subordinados.

Tareas principales

Gestionar los proyectos de ventas.
Hacer presentaciones de nuevos proyectos.
Revisar las estadísticas de las ventas.
Hacer propuestas de mejoras en las ventas.

Tareas secundarias

Hacer informes de situación.
Contactar con los clientes.
Presentar presupuestos.

Responsabilidades

Supervisar a sus subalternos
Manejar el presupuesto
Labores administrativas.

Requisitos

Educativo: Tener una licenciatura en ventas.
Cursos: Diplomados en marketing digital, gestión de ventas, diseño e inglés.

Experiencia

El aspirante deberá tener mínimo 2 años de experiencia comprobable en un puesto igual o similar.

Habilidades

Responsabilidad
Liderazgo
Creatividad
Atención
Habilidades comunicativas
Capacidad para trabajar en equipo
Capacidades organizativas

Formato de Análisis de Puestos

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¿Qué debe incluir un análisis de puesto?

El formato de análisis de puesto es siempre bastante similar, pues aunque los puestos sean diferentes y la información con la que se rellene también lo sea, los parámetros de búsqueda son similares. Por ello siempre se coloca:

Nombre del puesto

Aquí no debes extenderte demasiado, esta no es una descripción, solo se colocará el nombre como “Gerente” “Asistente” “Supervisor”, etc.

Descripción

En este apartado sí se debe describir el puesto. Es importante que se haga de manera sucinta. No es una descripción de una página. Lo relevante es que quien lo lea sepa de forma clara cuáles son las funciones, responsabilidades y necesidades del puesto.

Tareas

Estas tareas se pueden dividir en dos clases, las principales y las secundarias. Las tareas que se coloquen en el apartado de principales tienen que ser las más importantes e imprescindibles. Por ejemplo, si es un gerente de personal, su actividad principal será supervisar a los empleados. Ahora, una actividad secundaria puede ser presentar informes de algún tipo.

Responsabilidades

Las responsabilidades en ocasiones se pueden parecer un poco a las tareas, pero no es igual. Una tarea es una actividad y una responsabilidad es un deber, como por ejemplo, velar porque las ventas en el departamento se mantengan o que cada uno de los subalternos estén cumpliendo con sus labores.

Relación con otros departamentos

Esto solo se colocará si es que aplica pues no todos los departamentos están relacionados. Por ejemplo, el departamento de ventas suele tener relación con el de marketing. Pero a veces el departamento de comunicación poco tendrá que ver con el de producción.

Requisitos

Cada postulante deberá cumplir con algunos requisitos para poder ocupar al puesto al que opta. Cuáles sean los requisitos son exclusivos de cada puesto. Aquí se colocarán los requisitos de conocimiento, académicos, experiencia laboral y más.

Habilidades

Las habilidades también se pueden colocar entre los requisitos, pero en ocasiones se separan para ser mucho más específicos. Aquí se pondrán todas las capacidades, competencias y conocimientos que debe tener el postulante.

Métodos para hacer un análisis de puestos

Para llevar a cabo el análisis se pueden utilizar diferentes métodos, entre los más comunes están:

Entrevistas

El departamento de recursos humanos puede hacer el análisis a través de entrevistas. Estas pueden ser personales con los postulantes o grupales. Lo importante es que estas entrevistas deben estructurarse con antelación.

Observación

Algún superior puede encargarse de observar detenidamente cuáles son las actividades que realizan los empleados día a día. Así sabrá qué es lo que hacen y con ello pueden cambiar el perfil del puesto agregando o eliminando competencias, habilidades y necesidades.

Cuestionario

Una buena opción es preguntarle a los propios empleados cuáles son las actividades que realizan constantemente. Esto nos dará información suficiente para completar el análisis.

Participación

La mejor manera para saber cómo funciona un puesto, es ocupándolo, por ello es que se acostumbra emplear la observación participativa para saber qué es lo que se hace en el puesto.

Registros

Estos registros los harán los trabajadores especificando cada una de las actividades que hacen. Así se mirarán las actividades más recurrentes.

Es importante resaltar que estos métodos no son excluyentes. Esto quiere decir que no solo se puede utilizar uno para hacer el análisis. En muchas ocasiones los superiores utilizan varios métodos para obtener más información y tener resultados más claros.

¿Cuándo se suelen hacer los análisis de puestos?

No siempre es necesario hacer estos análisis a menos que se necesite:

Desarrollar un nuevo proyecto

Cuando se quiere llevar a cabo un proyecto es probable que se necesiten nuevos elementos en la plantilla. Así se sabrá qué habilidades debe tener y se puede comenzar a buscar.

Expansiones

Si una empresa está creciendo, seguramente necesitará nuevos empleados. Ahora, se debe analizar el perfil que estos necesitarán.

Evolución

La forma en la que se trabaja avanza en cada momento, ya sea por la tecnología o porque los métodos son diferentes. Con el paso de los años se desarrollan nuevos puestos necesarios en una empresa y con este análisis se determinarán cuáles serán.

Incrementos salariales

En ocasiones algunos puestos desempeñan más funciones de las que se habían planificado al inicio, por ello es que deben obtener un sueldo más alto. Con el análisis se podrá saber cuánto y si es necesario.