Modelo de Carta responsiva de equipo

¿Debes entregarle algún equipo a un empleado? Siempre que esto se deba hacer es importante escribir una carta responsiva de equipo. Esta servirá para resguardar el equipo y para darle responsabilidad sobre él a quien lo posea. ¿Quieres saber cómo redactar esta carta? Si es así, a continuación te contamos cómo hacerlo.

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¿Qué es una carta responsiva de equipo?

Una carta de responsiva de equipo es un documento de tipo oficial que sirve para cederle la responsabilidad a un tercero sobre un equipo. Quien tenga la carta deberá cuidar y proteger el equipo. El tercero puede ser un cliente que ha contratado un servicio o un trabajador dentro de tu compañía.

La cesión de un equipo representa una responsabilidad importante, por ello es que se especifica la manera en la que se debe utilizar para que no sufra daño. En caso de que el equipo otorgado sufra daños sería el tercero el encargado de correr con los gastos de reparación o reposición del equipo, siempre que se incluya esta información en la carta.

Ejemplo de carta responsiva de equipo

[Lugar y fecha]

[Nombre de la empresa]

[Dirección]

[Medios de contacto]

[Departamento de recursos humanos]

Sirva la presente como comprobante de la entrega de [Tipo de equipo que estás entregando al empleado] de marca [Nombre de la marca] [Modelo] con número de serie [Número de serie] que pertenece a nuestra compañía a [Nombre y apellido del empleado] poseedor del número de identidad [Número de identidad].

La fecha de entrega oficial es el día [Día, mes y año] La cesión de este equipo servirá para el desarrollo de sus funciones de manera adecuada. Por esta razón se compromete a resguardar el equipo, darle el uso adecuado y estrictamente laboral. Además, no se podrá cambiar la configuración del equipo ni instalar software ajenos a las labores relacionadas con su puesto.

El equipo luego de haber sido revisado por nuestro personal se certifica que está en perfectas condiciones por lo cual, en caso de que se presenten fallas o daño total del equipo será usted el único responsable de la reparación o reposición del equipo. Una vez su tiempo en la compañía haya terminado deberá retornar de manera inmediata el equipo a nuestras instalaciones en las mismas condiciones que se le fue entregado.

Sin más que agregar, quedo a sus órdenes.

Atentamente,

Receptor Otorga

 

[Firma] [Firma]

[Medios de contacto] [Medios de contacto]

Tipos de cartas responsivas de equipo

Podrás encontrar diferentes tipos de cartas responsivas de equipo que se pueden ajustar a tus necesidades. Algunas de las más utilizadas son:

Equipo de cómputo

Las cartas responsivas de cómputo son las más comunes. Estas se suelen utilizar cuando un empleado entra a una compañía y para realizar sus labores necesita un ordenador, impresora, ratón, disco duro externo o cualquier otro tipo de equipo. En estos casos el empleado será responsable por lo que se le entregue y velará porque al retornarlo esté en perfectas condiciones.

Equipo para el trabajo

Aunque la carta responsiva de equipo de trabajo pueda parecerse un poco al ejemplo anterior, además de incluir equipo de cómputo también se escribe cuando se cede cualquier equipo o herramienta que servirá para realizar una labor. Por ello también suele ser llamada carta responsiva de entrega de herramienta y en ella se especifica el cuidado y funciones que puede realizar con ella.

Equipo de transporte

En ocasiones algunos puestos en compañías necesitarán que los empleados vayan a ciertos lugares como en el caso de repartidores de comida, de paquetes o choferes. En estos casos el empleado no suele utilizar su vehículo sino uno que le pertenece a la empresa.

En estas cartas se especifica que solo se puede emplear el vehículo para fines laborales y no de recreación. También se puede utilizar cuando el empleado debe operar maquinaria de transporte en fábricas o construcciones.

Equipo celular

Para darles a todos los empleados la posibilidad de mantenerse en contacto constante con sus jefes algunas compañías entregan teléfonos celulares a los empleados. Estos sirven para que todo lo relacionado con el empleo se realice por este medio y no por otro. En caso de que el celular se dañe o su uso sea destinado a otras actividades no laborales el empleado podría tener sanciones.

¿Cómo escribir una carta responsiva de equipo?

Una carta responsiva de equipo, para que sea validad, debe contar con una estructura. Para ello sigue siempre esta:

Lugar y fecha

Al ser una carta formal es importante que se incluya el lugar y fecha. Esto servirá para validar que la entrega del equipo se ha hecho en una fecha determinada.

Membrete

Para darle mayor formalidad se debe colocar el membrete. En él incluye el nombre de la empresa, la dirección y medios de contacto. En algunos casos será necesario agregar el logo de la empresa.

Cuerpo

Inicia la carta mencionando que el documento funcionará como un comprobante de entrega. Menciona qué tipo de equipo estás entregando ya sea de cómputo, celular, de trabajo o de transporte. Luego especifica las características del equipo como el modelo, marca y serial si aplica.

Después menciona a quién le cederás el equipo, recuerda colocar el nombre completo y el número de identidad. Luego, especifica la fecha en la cual será cedido el equipo. Aquí puedes escribir las razones por las cuales se cede el equipo y las condiciones de entrega.

Si lo deseas puedes incluir información sobre cómo debe ser utilizado el equipo dejando claro que su uso es exclusivo para completar las labores en el trabajo. También especifica que si el equipo sufre algún daño el empleado será el único responsable por su reparación o reposición.

Despedida

Haz una despedida corta, formal y cordial. Luego de ello cierra la carta con una frase como “Atentamente” y no olvides incluir la firma del empleado y la tuya para darle mayor validez al documento.

Consejos para escribir una carta responsiva de equipo

Puede que quieras utilizar un formato de resguardo de equipo de cómputo o de algún otro tipo, siempre estos consejos te servirán:

  • Sé específico: Debes mencionar de manera clara cuál es el equipo que estás cediendo y las razones por las cuales lo haces.
  • Uso que se le dará al equipo: Es usual que los equipos otorgados por empresas solo se puedan utilizar para fines laborales. Si no lo mencionas el empleado podrá hacer lo que quiera con él.
  • Cesión de la responsabilidad: Si bien está implícito que el empleado será el responsable por el equipo es importante recalcarlo. Por ello menciona que si se daña, pierde o rompe el empleado será el responsable de reponerlo.

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