▷ Formato de Bitácora de obra en Word y Excel

En una obra hay muchas cosas que supervisar, para que sea más sencillo se debe utilizar una bitácora de obra. Este documento permitirá que se registren todo lo relacionado con la obra y evidencia el proceso.

Formato:	Microsoft Word y Excel
Se rellena en:	15 Minutos
Total descargas:	+1.250
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¿Qué es una bitácora de obra?

La bitácora es un documento que permite registrar el avance, en este caso de una obra. La información que se coloque siempre debe presentarse en orden cronológico, no puede haber saltos de fechas.

Este documento servirá para que el contratista y el supervisor validen su participación en la obra. La información que se incluya debe ser suficiente, en caso de que fuese escasa, esto dificultaría el cierre del contrato.

La bitácora deberá incluir todo lo relacionado con el avance y cambios de la obra. Se incluyen datos sobre situaciones improvistas que afecten la obra como los tiempos de ejecución, presupuestos, etc. También se hace notas como medidas preventivas para realizar correcciones o cambios.

Formato de bitácora de Obra

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¿Quién es responsable de hacer la bitácora de obra?

El supervisor de la obra tendrá la tarea de llenar la bitácora. Este será el representante directo con INFONAVIT. La bitácora le servirá para darle orden a la obra, controlar el desarrollo y ordenar cuándo deben realizarse otras labores.

¿La bitácora de obra tiene fecha de vencimiento?

La respuesta a esto es sí y no a la vez. Podemos decir que sí tiene fecha de vencimiento porque la bitácora será vigente durante el tiempo que se haya acordado en el contrato. Este plazo se discutió y se estableció en el contrato y aunque se deba cumplir, puede que se extienda, allí es cuando decimos que no necesariamente tenga una fecha exacta de vencimiento.

Por lo cual la bitácora estará vigente hasta que la obra termine. Así su vigencia se podrá extender tanto como la obra se extienda.

¿Cómo hacer una bitácora de obra?

Para hacer una bitácora hay que prestar atención a los detalles. Si vas a hacer una asegúrate de:

Seriar las notas

Cada una de las notas que se incluyan en la bitácora tendrán que seriarse y no puede haber saltos.

Fecha

Todas las notas que se coloquen deberán registrarse con el día, mes y año de la anotación.

Escritura

Lo correcto es que se llene la bitácora a mano con letra de molde legible y con tinta indeleble, no puede ser con una tinta que se pueda borrar.

Errores

Es probable que se cometan errores al llenar la bitácora, pero estos no se deberán borrar sino anularse. Esto se puede hacer incluyendo una nota que diga “Nota anulada por error” y luego se hará una nota con el seriado siguiente.

Tachaduras o enmiendas

Si te has equivocado no podrás tachar o enmendar lo que has escrito. Si lo haces, esta anotación es ilegal y podría traerte problemas.

Adiciones

No se pueden incluir notas unas encima de las otras ni fuera de los márgenes. Si fuese necesario se hace una nota en otro espacio mencionando que está relacionada con la anterior.

Firmas

Para validar que la información que se incluye es correcta la bitácora deberá firmarse por los residentes, la supervisora y la constructora que estén autorizados para ello.

Validación

Si se han dado instrucciones que afecten la obra con un oficio, de manera verbal o por teléfono estas tendrán que validarse en notas en la bitácora. En la nota se colocará la fecha y el nombre y cargo de quien ha dado la instrucción.

Uso de la bitácora

Es para los residentes de la obra y la supervisora una obligación utilizar la bitácora durante toda la obra.

Espacios sobrantes

Si se ha llenado una hoja de la bitácora y queda algunos espacios estos no se pueden dejar en blanco pues podrían ser manipulados. Para evitarlo se colocarán líneas diagonales que cancelen el espacio.

¿Cuándo se cierra una bitácora?

Una bitácora se puede cerrar en solo dos ocasiones, la primera es cuando las hojas del documento principal se acaban y es necesario continuar en otro. En este caso es necesario colocar una nota en la última página manifestando que se cierra y que se continúa en una nueva.

La otra opción es que se cierre la bitácora cuando la obra acaba. Esto se hará oficial al entregar la bitácora y en la última nota se menciona el cierre de la relación técnica y validando que se ha cumplido lo previsto en el contrato. En este caso también se deben anular las notas restantes y se concluye con la firma.

Estructura de bitácora de obra

La estructura de la bitácora variará según las necesidades de la obra, pero suele incluir:

Hojas foliadas

Las hojas se deben foliar para hacer más sencillo el seguimiento y darle un orden a la obra. Cada uno de los folios contará con 3 hojas, una de ellas es original y dos copias que una va al archivo y otra se le entrega al contratista.

Hoja de información

Esta es la primera hoja de la bitácora y se colocarán los datos de la obra y del contrato.

Reglamento de la bitácora

Aunque sean generales los reglamentos, se deben incluir las condiciones de llenado y edición para evitar inconvenientes y hacer constar que es válido el documento.

Reglamento de la obra

En este apartado se incluyen asuntos relacionados con la hora de entrada y salida de la obra y estándares de seguridad e higiene.

Hoja de llenado

Este es el cuerpo de la bitácora. Suele ser una hoja con cuadros en el que se colocará la fecha de la nota, quién está haciendo la supervisión, la nota y demás detalles.

Hojas de entrega o final

Esta se utiliza cuando se hace un cambio de bitácora o se cierra al concluir la obra.

¿Quién debe custodiar la bitácora?

La bitácora es un documento que sirve para controlar la obra y la regulación. Para que sea válida es importante que sea resguardada por la supervisión de la obra en las oficinas de campo. Esto permitirá que estén custodiadas y que estén disponibles en todo momento para realizar las anotaciones necesarias.