▷ Formato de Minuta editable en Word

De seguro has escuchado la palabra minuta alguna vez en tu vida y te has preguntado ¿Qué es? De manera sucinta podemos decir que una minuta son las anotaciones que se hacen para crear un borrador que luego será revisado para establecer un acuerdo. Si te interesa saber más sobre este tipo de documentos, aquí te lo contaremos todo.

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¿Qué es una minuta?

Una minuta es un documento que se compone por las notas realizadas durante una reunión efectuada por un grupo de personas. La finalidad principal de este documento es que se registre toda la información que se ha tratado durante la reunión y recoge las apreciaciones y acuerdos a los que se llegaron.

Ejemplo de minuta de reunión o trabajo

MINUTA DE REUNIÓN

Fecha [Día, mes año]

Hora de inicio: [Hora]

Hora de fin: [Hora]

Lugar: [Área de la empresa en la que se hizo]

Objetivo: Evaluación del rendimiento de ventas del mes de [Mes concluido]

Asistentes

Nombre y apellido	Puesto	Asistencia	Firma
Pedro Pérez	Jefe de departamento de ventas	Sí.
Pablo Aguilar	Vendedor	Sí.
Paulina Alcázar	Vendedora	Sí.
Juan Gómez	Vendedor	No	Reposo.

Asuntos tratados

1.- Revisión y presentación de resultados de ventas del mes de [Mes].

Todos los empleados del área de ventas lograron cumplir con las metas establecidas en el mes pasado a excepción de Juan Gómez que están incapacitado temporalmente.

2.- Reorganización de las jornadas laborales

Por motivo de la ausencia de Juan Gómez en su puesto de trabajo es necesario reorganizar las jornadas laborales para así asegurar el cumplimiento de las metas de ventas. Se decidió por consenso que Pablo Aguilar y Paulina Alcázar doblarían turnos los días lunes, miércoles y viernes para elevar las ventas.

Compromisos asumidos

1.- Entregar a finales del siguiente mes los registros de ventas para determinar si las metas se han cumplido.

2.- Pablo Aguilar y Paulina Alcázar se comprometen a doblar turno los días lunes, miércoles y viernes percibiendo por los turnos extra una paga doble.

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¿Para qué sirve?

La función principal de una minuta de trabajo o de reunión es registrar los asuntos que se están tratando durante la sesión. Se puede incluir los temas de los que se hablaron, acuerdos pautados y también se puede comunicar a terceros sobre lo que ha sucedido durante la reunión. Quien no haya asistido, podrá saber qué sucedió solo con leer la minuta.

¿Cómo hacer una minuta?

Los pasos a seguir para hacer una minuta puede variar bastante, pero esta es una manera eficiente de hacerlo:

Prepara una plantilla

Esta plantilla será el formato que diseñes para incluir la información. Puedes hacer una que tenga cuadros para fecha, asunto, hora de inicio y fin, lugar, lista de asistentes y todo el espacio necesario para los temas tratados.

Define en dónde harás el registro.

Puedes registrar la información en un cuaderno o en un ordenador, no importa cuál sea, pero asegúrate de que sea lo suficientemente cómodo.

Toma notas

Absolutamente todo lo que se diga deberás registrarlo, así podrás llenar el apartado de asuntos tratados.

Registra los acuerdos

En relación a los temas tratados se llegará a algunos acuerdos menciona cuáles son.

Características de una minuta

Aunque las partes de una minuta puedan cambiar, sus características siempre se mantienen. Una minuta adecuada debe ser:

Específica: La información que se incluya debe ser lo más específica posible, no hay espacio para especulaciones.
Concisa: La brevedad es importante, no se puede hacer una minuta de 5 páginas, es necesario hacer uso de la capacidad de síntesis.
Objetiva: Todo lo que se registre debe hacerse desde una mirada objetiva y que no tome partido. No puede estar la opinión de quien lo redacte y no se pueden incluir interpretaciones.

Estructura

El formato que se utilice variará en relación a las necesidades de las partes y el tipo que se redacte. La más común es la minutas de reunión de junta directiva, aunque se pueden hacer en todo tipo de reuniones. El documento debe incluir:

Datos de la reunión

Siempre coloca día, mes, año y hora en la que se está efectuando la reunión.

Objetivo

En este apartado colocarás cuál es el objetivo de la reunión. Puede ser “Discutir detalles del nuevo proyecto de marketing”

Agenda y temas discutidos

Estos dos elementos pueden estar juntos. Antes de la reunión se define qué temas se tratarán y estos serán el eje central de la sesión, pero también se pueden discutir otros temas no contemplados en un inicio si es necesario.

Acuerdos

Luego de que se discutieran los temas se llegará a acuerdos. Se debe especificar cuáles fueron y la manera en la que se llegó a ellos, puede ser por votación o consenso general.

Acciones a realizar

Esto puede reflejarse también en los acuerdos. Aquí se le asignará una actividad a cada persona y se comprometerá a cumplirla.

Firma

La firma se puede colocar antes o después de los acuerdos. Algunos formatos los tienen antes y se incluye el nombre, apellido y cargo de los asistentes. Y en caso de que no haya asistido alguno se coloca la razón.

Tipos de minuta

Existen diferentes clases de minutas que se aplican a distintas ocasiones. Las más comunes son:

Minuta de una empresa

Esta minuta se redactará cuando se pretenda registra el acto de constitución de la sociedad. Luego este documento se presentará ante un notario y se validará. La información que incluye es sobre la actividad económica de la empresa, los socios, las responsabilidades, dirección y participación.

Minuta de una reunión

Esta clase pretende hacer un resumen de lo que se ha tratado en una reunión. Incluye lista de asistentes, temas tratados, acuerdos y compromisos.

¿Una minuta de acuerdos es un documento final?

No, la minuta no es un documento final y tampoco es un contrato. Este documento servirá para establecer algunas disposiciones y funciona como un borrador. Una vez se redacte la minuta se debe leer ante todos los presentes para que conozcan qué contiene y así se pueda aprobar.

Luego de que se apruebe este documento preliminar o se le hagan algunos cambios se procederá a redactar el documento final que será firmado por las partes y se puede elevar ante un notario público.