Como dueños de compañías uno de los momentos más difíciles es despedir a alguno de los empleados. Este es un proceso que se debe llevar con formalidad además de cumplir con ciertos requisitos administrativos, entre ellos la entrega de la carta de despido. ¿Sabes cómo escribir una de estas cartas? Si no es así, no te preocupes, a continuación te contamos cómo.
Modelos de Cartas de Despido
¿Qué es una carta de despido?
Una carta de despido es un tipo de documento que se emplea para notificarle a un empleado que ya no formará parte de la empresa. Este documento es entregado por la compañía y en él se suelen explicar los motivos por los cuales el empleado será removido de su cargo.
Es importante que esta carta sea escrita de manera clara, si no es así, se pueden presentar problemas legales. Es por ello que siempre se deben incluir los motivos reales y justificados, si no fuera este el caso el empleado podría abrir procesos legales contra la empresa.
Estructura carta de despido
Sin importar el modelo de carta de despido que elijas para llenar siempre de contar con la misma estructura, esto hará que el documento sea válido. Lo recomendable es que sigas esta:
Membrete
Esta es una carta formal, así que debe iniciar con el membrete en la parte superior del papel y centrado. Allí incluirás el nombre de la compañía, dirección y medios de contacto. Luego, alineado a la derecha colocarás el lugar y fecha en el que escribes la carta.
En la línea de abajo, pero alineado a la izquierda el nombre y apellido del destinatario además del puesto que ocupa en la compañía.
Saludo
Es adecuado incluir un saludo cordial antes de comenzar con el cuerpo de la carta. Puede ser “Estimado” o “Sr” según sea el caso.
Cuerpo
Lo primero que debes incluir en el cuerpo de la carta es la razón por la cual la escribes, que es notificarle el despido a algún empleado. Luego explicarás los motivos por los cuales se ha decido que este debe dejar su puesto. Asegúrate de explicarlo de manera clara y precisa, así no habrá malos entendidos en cuanto a las razones del despido.
También deberás incluir en la carta a partir de qué fecha el empleado ya no formará parte de la compañía, en estos casos el despido suele ser inmediato, así que el empleado deja su puesto de trabajo al día siguiente, pero no lo dejes a la interpretación. Además, notifícale que deberá devolver todo el material de oficina y equipo que se le dio para realizar sus laborales.
Una vez todas las condiciones del despido estén muy claras puedes dar agradecimientos al empleado por sus labores realizadas. Puede que la situación del despido sea algo problemática, pero de igual forma deberás agradecer por un asunto de formalidad. Recuerda mencionar que sus prestaciones y pagos se realizarán en el tiempo establecido por la ley para este proceso.
Despedida
Puedes incluir una despedida corta, pero cordial como “Atentamente” seguido de tu nombre, apellido, medios de contacto y firma. Es importante que la firma esté presente pues esto es lo que le dará mayor validez al texto.
¿Quién es el encargado de escribir una carta de despido?
Quien escriba una carta de despido laboral puede depender de qué tan grande sea la compañía. Cuando se trata de empresas pequeñas es usual que el presidente redacte y entregue la carta de despido, pero en compañías mucho más grandes el encargado de hacerlo es el jefe de recursos humanos.
¿Cuándo escribir una carta de despido laboral?
Una carta de aviso de despido debe estar motivada por razones imparciales y que únicamente estén relacionadas con el ámbito laboral y no el personal. Algunas situaciones en las que es común escribirlas son:
Incumplimiento de funciones
Cada puesto de trabajo cuenta con unas funciones que se deben cumplir y el empleado tendrá que estar en la capacidad de cubrirlas todas. En caso de que el trabajador por diferentes razones no las cumpla, sea por desconocimiento o por negarse hacerlo se puede escribir una carta de despido.
Imposibilidad para realizar actividades
Es usual que se hagan cambios en la empresa y con algunos equipos electrónicos. Esto requiere que el empleado esté preparado de una forma diferente. Si luego de algunas modificaciones el empleado no puede llevar a cabo las actividades es el momento adecuado para una carta de este tipo.
Estado económico de la empresa
No siempre es el empleado el que causa el despido, sino que la empresa en ocasiones tiene que ver. Si la compañía no cuenta con el presupuesto o recursos necesarios para cubrir los sueldos de algunos empleados se les puede despedir siempre y cuando se especifique de manera clara las razones.
Falta de productividad
Puede que un empleado esté en la capacidad de cumplir las actividades pero no sea tan productivo como la compañía necesita, si es así pueden emplear algún modelo de carta de despido para esta situación.
Asistencias injustificadas
Puede que un empleado comience a faltar a su puesto de trabajo de manera reiterada. Estas inasistencias serán motivo de despido cuando no hayan sido justificadas. Si el empleado tiene una enfermedad o ha pasado por un procedimiento quirúrgico no podrá ser despedido sino que se le concederá un permiso.
¿Cómo entregar una carta de aviso de despido?
Si importar el ejemplo de carta de despido que utilices lo correcto es que la entregues de esta manera:
Modo de presentación
Un despido no se puede hacer de forma oral, se necesitará un documento que lo respalde, por ello es que deberá ser escrita e impresa.
Modo de entrega
Despedir a un empleado puede ser difícil, pero la entrega de la carta debe ser personal, para así asegurarse que sea recibida y debidamente firmada.
Estilo
Aunque se puede escribir una carta y enviarla de manera digital lo más adecuado es que el formato de entrega sea físico. Además, se debe escribir con letra Times New Roman no mayor a 12 puntos, con interlineado sencillo y márgenes normales.
Consejos para escribir una carta de despido
Si deseas que la carta de despido quede perfecta deberás seguir siempre estos consejos:
- Incluye la fecha en la que escribes la carta, esto le dará mayor validez.
- Especifica de manera clara los motivos reales por los cuales será despedido el empleado.
- Tu redacción debe ser clara, así el mensaje que envíes será entendido.
- Firma la carta, esto será lo que le dé validez al documento.
- Cuida tu ortografía, algún error ortográfico refleja falta de profesionalismo.
- Asegúrate que el empleado lea y firme la carta.