▷ Modelo de Factura de proforma en Word y Excel

En el día a día de un negocio es necesario redactar diferentes documentos, entre ellos, las facturas. De esta clase hay diferentes tipos, como las facturas comerciales y las facturas proforma, que aunque suelen ser confundidas sus funciones son diferentes. Hoy te comentaremos más a cerca de las facturas proforma que también son conocidas como borradores.

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¿Qué es una factura proforma?

Podemos definir la factura de proforma como una factura provisional. Esta será entregada al cliente y contendrá casi los mismos elementos que una factura común. Lo que caracteriza a este tipo de facturas es que no tienen valor comercial ni fiscal, por ello será una especie de borrador que se utilizará para incluir los detalles de una factura final en el futuro.

Gran parte de los elementos de estas facturas son parecidos a las facturas convencionales, como es el caso del precio, la descripción, impuestos, y los datos de las partes.

Modelo Factura Proforma en formato Word

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Plantilla Factura Proforma en Excel

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¿Para qué sirve una factura proforma?

Una factura proforma sirve para informarle al cliente sobre el costo final de la compra de un producto, pero sin que esto represente una transacción que se haya concretado. Esto significa que no se incluirá en la contabilidad de la compañía, ni se liquidará. En ocasiones se le suele confundir con el presupuesto, que tiene características similares y del cual hablaremos más adelante.

¿Cómo hacer una factura de proforma?

Esta es una de las partes que puede ser más confusas, pues lo que se incluye en una factura proforma es bastante similar a los elementos de una factura comercial. En ambos documentos se dará cuenta de una operación comercial, pero en el caso de la primera solo es un borrador y la segunda es cuando se ha concretado la transacción.

Aunque las partes suelen ser similares, sí que hay algunas diferencias. Cada vez que hagas una factura de esta clase incluye:

Título

Deberás colocar qué tipo de factura es, en este caso de proforma.

Fecha

Escribe el día, mes y año en el que se emite.

Datos del emisor

Quien hace la factura deberá incluir sus datos como el nombre, apellido, nombre de la empresa, número de identidad y domicilio fiscal.

Datos del receptor

El cliente se deberá identificar con nombre, apellido, número de identidad, domicilio fiscal o domicilio particular si es que se emite a una empresa o autónomo y cualquier otro dato pertinente.

Descripción

Detalla de manera clara el nombre del producto o servicio que pretende adquirir el cliente. Debes colocar el precio unitario y total. Además se pueden colocar otros datos como el número de catálogo o cualquier otro que lo identifique.

Base imponible

De la sumatoria de todos los productos o servicios se obtendrá la base imponible, esta cifra no incluirá IVA ni retenciones.

IVA y retenciones

Dependerá del tipo de producto o servicio que se adquiera el porcentaje de IVA que se aplique. Este porcentaje debe ser calculado a la base imponible al igual que las retenciones.

Total

Para obtener el total deberás sumar la base imponible y el IVA y retenciones.

¿Cuál es la diferencia con una factura comercial?

La diferencia más importante entre estos dos documentos es que la factura comercial cuenta con validez fiscal. Esta factura validará que se ha realizado una transacción así que es definitivo y no puede ser editado luego de que se emita.

Por otra parte, las facturas proforma se emiten antes de concretar la transacción, no tienen validez fiscal y se le pueden hacer cambios luego de que sean entregadas. Además, no se le incluirán algunos datos como el método de pago.

Es importante tomar en cuenta que las facturas proforma tampoco pueden ser utilizadas como comprobante de pago pues no representan una transacción, a diferencia de las facturas comerciales.

¿Las facturas de proforma llevan número?

Como te pudiste dar cuenta las facturas de esta clase son muy parecidas a las comerciales. Pero uno de los elementos que no incluye es el número de factura. Lo normal es que en las facturas comerciales se coloque un número que servirá para ingresarla al sistema y darle un orden.

Cuando se emiten facturas proforma no es necesario colocarle un número simplemente porque al no tener valor fiscal, no representar una transacción culminada en la compañía y no se incluirán en la contabilidad, por lo que no necesitarán ser organizadas.

¿Es lo mismo una factura de proforma que un presupuesto?

Entre los diferentes documentos que se manejan en una empresa se encuentran también los presupuestos. Estos, al igual que las facturas proforma servirán para darle información a un cliente sobre el valor unitario y final de los productos o servicios que se han ofrecido.

Está claro que las similitudes entre las facturas proforma y los presupuestos muchas, pero esto solo se presenta para efectos prácticos. Cuando nos referimos a asuntos legales la validez de los dos documentos no es igual.

En la legalidad un factura proforma tiene efectos legales mientras que el presupuesto no. A uno se le da calidad de documentos acreditativo que será utilizado para desarrollar una actividad comercial en el futuro, mientras que la otra es solo para informar.

Cómo pasar de hacer factura proforma a factura ordinaria

Ya que una factura proforma es un borrador y no tiene valor fiscal no servirá para validar que se ha realizado una transacción, pero se puede transformar en una factura comercial convencional. Luego de que se cerrara la transacción y se emita la factura podrás tomar de ejemplo la de proforma y cambiar estos elementos:

Título

El título anterior era “Factura proforma” ahora cámbialo solo a “Factura”

Número

Las facturas comerciales sí deben tener número, este debe estar relacionado a las otras facturas.

Fecha

La fecha anterior será la de la emisión de la factura, ahora incluye el día, mes y año de la emisión del nuevo documento.

Cambios en la descripción

Puede que el cliente haya solicitado incluir o quitar algunos productos o servicios de la factura. También puede que el precio haya variado. Si ese es el caso cámbialo.