Para agilizar el proceso para que se realicen algunas actividades en una empresa es necesario redactar una orden de trabajo. Este documento servirá para poner al tanto a los involucrados sobre las actividades a realizar y también los costos que genera.
| Formato: | Microsoft Word |
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Modelo de Orden de Trabajo |
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Orden de Trabajo de Mantenimiento |
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento oficial que se redacta con la finalidad de dar a conocer información trabajos a realizar. Esta información se le suministra a los departamentos de una empresa que estarán involucrados en el trabajo que se pretende hacer.
Cuando se utiliza en una empresa este documento es emitido por el jefe de departamento. En ocasiones una orden puede servir para informar a los involucrados, solicitar apoyo o pedir la aprobación del trabajo que se realizará.
Este tipo de orden también se puede hacer entre particulares o entre un particular y una empresa que se encargue de brindar un servicio en específico. Supongamos una persona quiere que se le remodele la cocina. En esta orden se notificará sobre los trabajos a realizar, costos, observaciones y condiciones.
Para que la orden sea válida es importante que se incluya una descripción detalla de las actividades que se realizarán, además de los costos de cada una de ellas.
Ejemplo de orden de trabajo
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ORDEN DE TRABAJO
[Nombre y apellido de quien hará el trabajo] N° de orden: 002123 [Lugar, día, mes y año] Cliente: [Nombre y apellido] Servicio: Limpieza y mantenimiento del jardín. El trabajo a realizar consistirá en limpiar la maleza alta en el jardín, hacerle mantenimiento y podado a las plantas, sembrar las plantas que hagan falta y recoger todos los residuos.
Condiciones de pago: El pago deberá realizarse 50% por adelantado el día que inicien las actividades y el 50% restante se entregará cuando el trabajo haya culminado. Todo el pago se hará por medio de [Transferencia, efectivo, depósito] Fecha de inicio: [Día, mes y año] Fecha de culminación: [Día, mes y año] |
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Ejemplo de orden de trabajo de mantenimiento en Word
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ORDEN DE TRABAJO
[Nombre de la empresa] [Dirección] [Medios de contacto] N° de orden: [Indicar número]. Trabajo: Revisión, mantenimiento y reparación de ordenadores, proyectores y pantallas. La presente orden de trabajo está dirigida a [Menciona el área de la compañía que se encarga del mantenimiento y reparación de equipos electrónicos] el departamento de finanzas con la finalidad de informarle sobre las actividades a realizar y los costos resultantes.
[Nombre y apellido del responsable] [Cargo] [Firma]
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Tipos de órdenes de trabajo
En este caso, una orden de trabajo no se diferencia por el tipo de labor que se haga, sino en el tiempo en el que se emita. Por ello el primer tipo de orden son las preventivas, cuando estas se emiten de forma periódica para el mantenimiento de alguna maquinaria para evitar que esta presente problemas.
El otro tipo de orden son las correctivas. Estas pueden suceder de improvisto, no se tienen programadas y se utilizarán para reparar algunos desperfectos que tengan las máquinas.
¿Para qué sirve la orden de trabajo?
Podemos considerar al formato de orden de trabajo un documento de carácter legal y por ello tendrá la posibilidad de guardar las espaldas de las partes. Tanto si se trata de una orden de trabajo en una misma empresa o se contrata a otra para que preste el servicio.
Al tener la orden se puede verificar que los servicios o el trabajo se ha hecho según lo acordado o no. Supongamos que se le pide a una empresa de mantenimiento que repare las paredes, techos y suelos de un edificio. Si la empresa solo repara las paredes y techo el cliente podrá reclamar que no se ha hecho el trabajo de la forma adecuada.
Lo mismo sucederá si hay algún inconveniente con el cliente. Si este solo ha incluido en la orden determinadas labores el trabajador realizará únicamente las que el documento indique. Así el trabajador no estará en el deber de hacer más, a menos que se presente otra orden.
Por ello es muy importante que se especifique de manera clara las actividades a realizar y el costo que generará.
¿Cómo hacer una orden de trabajo?
No todas las órdenes de trabajo son iguales, algunas variarán según las necesidades. Aquí te mostramos algunas de las partes más importantes.
Número de orden
Esta se suele utilizar sobre todo cuando la orden se emite para departamentos de una misma empresa. Servirá para darle un seguimiento a las órdenes.
Fecha
Incluye siempre el día, mes y año en el que se emite la orden de trabajo.
Datos de las partes
En caso de que sea una orden entre empresas se colocarán los nombres de las compañías, denominaciones, dirección y también los nombres, apellidos y medios de contacto de los representantes. SI es una orden que se emite en una misma empresa se incluye el nombre, apellido y cargo del responsable.
Servicio
Se debe colocar de manera clara y resumida todos los servicios que se prestarán y los trabajos a realizar
Descripción
Para evitar malos entendidos se incluye cantidad de servicios que se deben hacer, supongamos que es la reparación de un equipo electrónico. Se debe incluir la cantidad de equipos a reparar en la primera columna.
En la segunda columna se coloca una descripción del trabajo en este caso sería “Reparación de ordenadores marca Lenovo”. En la tercera se coloca el importe unitario y en la cuarta el importe total. Además se aplica I.V.A si es el caso.
Condiciones de pago
Se puede acordar que el pago se haga en una sola exhibición, con un adelanto o en partes. También se define cuál será el método de pago.
Fecha
El trabajador tendrá un tiempo determinado para cumplir sus funciones. Se puede colocar fecha de inicio y culminación de las actividades.
Observaciones
En este apartado se incluyen las observaciones en caso de incumplimiento del acuerdo.
Firma
Solo será necesaria la firma del cliente para que la orden sea válida.
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