Cuando un cliente o una empresa necesita un servicio se debe poner en contacto con el proveedor o empresa que se encargue brindarle el servicio. Al hacerle la solicitud, el proveedor hará una orden de servicio que incluirá toda la información necesaria sobre las actividades a realizar, los costos y las condiciones del acuerdo.
| Formato: | Microsoft Word |
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Modelo de Orden de servicio |
¿Qué es una orden de servicio?
Podemos definir una orden de servicio como un documento que emite el proveedor de un determinado servicio y lo recibe el cliente que ha decidido adquirirlo con la finalidad de expresar los asuntos relacionados con el préstamo de un servicio.
En este documento se incluirá información relacionada con el o los servicios que se prestarán, el costo que el cliente debe pagar y algunas condiciones como la fecha de realización y la forma de pago.
Este es un documento que tiene importancia tanto para el proveedor como para el cliente pues contraerán algunas responsabilidades, es por ello que ambas partes deberán firmar cada uno de los ejemplares de la orden.
Ejemplo de orden de servicio
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ORDEN DE SERVICIO
Fecha: [Día, mes y año] N°. de Orden de servicio: 000134
Servicio: Reparación y remodelación de oficina
[Firma] [Firma] [Nombre y apellido del cliente] [Nombre y apellido del proveedor] |
¿Cómo hacer una orden de servicio?
Cada formato de orden de servicio puede ser diferente, pero hay algunos datos que siempre deben estar. Los más importantes son:
Fecha
Para validar que la orden del servicio se ha hecho en un plazo determinado se debe incluir día, mes y año.
Número de orden
Ambas partes deberán tener un ejemplar y para guardarse las espaldas es determinante que se incluya el número de orden con la finalidad de archivar esta información en un orden específico.
Datos de las partes
El proveedor al igual que el cliente deberán identificarse. Por ello es que se coloca el nombre de la empresa, la razón social, dirección, teléfono y correo además del nombre y apellido del responsable de cada una de las partes.
Servicio
Antes de desglosar cuáles serán los servicios se debe expresar de manera resumida y clara cuál será el servicio. Supongamos que es la reparación de las paredes, pues se colocará “Reparación de paredes de oficina”
Desglose de los servicios
En una misma orden de servicio se puede incluir uno o más servicios. Para desglosarlos se hace una tabla en la que la primera columna se coloca la cantidad que se requiere de cada uno. La segunda columna es para la descripción y se incluirá información sobre el servicio que se prestará. En la tercera columna se coloca el importe unitario y si son varias cantidades para un mismo servicio se coloca el importe total.
Subtotal
El subtotal se obtendrá al sumar todos los importes unitarios o totales, pero este no será el monto a pagar. Para ello se deberá aplicar el I.V.A.
I.V.A
Siempre se debe colocar el I.V.A al servicio que se prestará. El porcentaje de I.V.A dependerá del país y se deberá aplicar al subtotal que se ha obtenido de la suma de todos los servicios.
Total
Luego de obtener el porcentaje de I.V.A aplicado este se sumará el subtotal y dará la cantidad que se debe pagar.
Observaciones
Esta es una de las partes más importante y resume los acuerdos a los que se han llegado y que el proveedor y el cliente deberán acatar. Aquí se coloca información sobre el pago, si este se hace en una sola exhibición, con un adelanto o en partes. También ese menciona el método de pago que se utilizará.
Además, se especifica cuál será el plazo para realizar el servicio. Lo más adecuado es que se coloque una fecha de inicio y fin. En ocasiones se puede incluir alguna disposición en caso de que alguna de las partes no cumpla con los acuerdos y es importante que se exprese de manera clara en ese apartado.
¿Qué responsabilidades adquieren las partes en una orden de servicio?
Sin importar si se trata de una orden de servicio de mantenimiento de cualquier otra clase, tanto el cliente como el proveedor adquirirán algunas responsabilidades. En cuanto al cliente, este se comprometerá a pagar la cantidad acordada en el tiempo, porcentajes y por el medio acordado. Además, no podrá incluir en los servicios otros que no hayan sido reflejados en la orden.
En cuanto al proveedor este se responsabilizará a prestar el servicio con el profesionalismo necesario, a cumplir con todas las actividades que se exponen en la orden, a respetar el presupuesto y también a acatar los tiempos.
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