Modelos de memorándum

Las compañías suelen hacer cambios constantemente y estos deben ser comunicados. La manera más rápida y concisa para hacerlo es con un memorándum. Este es un documento breve que puede ser enviado a una o varias personas pertenecientes a un departamento con la finalidad de dar alguna información.

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¿Qué es un memorándum?

El memorándum también puede ser conocido como memorando. Este es un documento de tipo informativo que se utiliza para dar un mensaje breve y conciso. El memorando se envía entre y a distintos departamentos de una empresa con el objetivo de dar indicaciones, hacer recomendaciones o establecer disposiciones. Lo más común es que un superior extienda los memorándums a los subordinados para así informar sobre algún asunto.

Ejemplo de memorándum

MEMORÁNDUM

 

DE: [Coloca el nombre del departamento que envía el memorándum o el nombre y apellido de quien lo redacta]

PARA: [Si se envía a un departamento menciónalo, si es un empleado coloca el nombre y apellido]

 

ASUNTO: [Menciona de qué va el memorándum]

FECHA: [Ciudad] A [Día en números] de [Mes en letras] de [Año en números]

Reciban un cordial saludo. A través de la presente le recordamos que el siguiente [Día] de [Mes] es día no laborable tomando en cuenta lo estipulado en el calendario nacional. Por este motivo las áreas [Menciona las áreas] no estarán operativas durante esa fecha. Mientras tanto, los demás departamentos como [Menciona los departamentos y áreas que sí laborarán] deberán cumplir el horario habitual de [Hora de entrada] hasta [Hora de salida] y a estos se les cancelará lo acordado en la Ley General de Trabajo.

 

[Firma]

[Nombre y apellido]

[Cargo]

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Modelos de memorándum específicos

¿Qué tipos de memorándum hay?

Los memorando los podemos dividir en dos grandes grupos, el primero es número y el otro es contenido.

Según el número

La primera división responde al número de destinatarios que tiene un mismo memorándum. En este grupo nos encontramos dos clases:

Memorándums simples

Estos son redactados para ser enviados a un único destinatario. Servirá dar información y dar indicaciones como un memorándum común.

Memorándums múltiples

A diferencia de los anteriores, estos memorandos estás dirigidos a grupos de trabajadores en una compañía, con este se harán notificaciones y también se pueden dar indicaciones de interés general.

Según el contenido

Lo que se incluya en el memorándum nos dará el segundo gran grupo en el cual podemos clasificar estos documentos. Los contenidos más comunes son:

Aclaración

Este podría encontrarse, parcialmente, entre los informativos, pues se comunica algo, pero se marca un precedente para que no haya equivocaciones en el futuro. Como en el caso de fechas para que se desarrollen actividades, los días no laborables y cualquier cambio que se decida hacer en la organización.

Informativo

Este es de los tipos más comunes, cuando se necesita trasmitir alguna información a los trabajadores se utilizará este memorando. Este servirá para dar a conocer asuntos importantes para la organización y se enviará a uno o varios destinatarios.

Social

Cuando se celebra el aniversario de la compañía o alguno de los trabajadores está cumpliendo años es adecuado enviar un memorándum en el que se felicite y también se notifique sobre el evento. En este documento el tono cambia un poco, suele ser algo más jovial y cercano sin necesidad de ser coloquial.

De directiva

Los superiores enviarán estos memorándums con la finalidad de exigir a los empleados que realicen algún cambio, este puede ser en su comportamiento o en la manera en la que ejecutan un proyecto. Su finalidad principal es notificar a los trabajadores sobre conflictos que se hayan generado.

Respuesta

En ocasiones uno o un grupo de trabajadores realizan solicitudes ante los superiores. La respuesta a la solicitud no se podrá hacer de forma oral, sino con uno de estos documentos de manera oficial.

¿Cómo hacer un memorándum?

La manera en la que se hace un memorando puede cambiar según las necesidades de quien lo redacte, pero hay algunos parámetros que siempre se deberían seguir como por ejemplo:

  • Siempre se debe colocar un membrete en el cual se incluya el logo de la compañía.
  • Su contenido tiene que ser puntual y conciso. Al ser un documento informativo, el mensaje que se quiera enviar debe entenderse con facilidad.
  • Aunque el lenguaje es formal, siempre se debe saludar y tener un tono cordial sin ser coloquial.
  • El contenido tiene que ser de provecho, como dar información sobre un tema, dar indicaciones o felicitaciones. En un memorándum no hay información vaga.
  • La extensión no deberá superar la página, en ocasiones con un párrafo es suficiente.

Partes de un memorándum

Aunque cada modelo de memorándum podría tener algunas variaciones, lo correcto es que se siga esta estructura:

Encabezado

El encabezado incluirá varios elementos, como el título que identifica el documento, la ciudad, la fecha, el destinatario, el remitente y el asunto. Si se va a colocar un destinatario o remitente que sea un departamento se coloca el nombre, como “Departamento de ventas” o si es una persona puede ser “Miguel Saavedra” sin más.

Cuerpo

Esta es la parte más importante del documento pues incluye toda la información. Siempre se debe iniciar con un saludo cordial y formal para luego introducir la información. Se comienza exponiendo el asunto de manera puntual y precisa. No será necesario extenderse demasiado, en casos extremos 3 párrafos bastarán.

Firma

Un memorándum sin firma no es válido, quien lo firme será el remitente. Este colocará la firma y el sello del departamento que le corresponda. En ocasiones se puede solicitar acuse de recibido y el destinatario lo firmará también.

Características de un memorándum

Este documento puede parecer a otros, pero para saber que se trata de un memorándum se debe contar con estas características:

  • La función del documento es comunicativa
  • Podría entenderse como una carta simplificada
  • El texto que se incluye es corto y gira en torno a un único asunto.
  • Se utiliza solo para comunicarse dentro de una empresa.
  • Siempre debe incluir un membrete.
  • La redacción es simple y precisa.
  • Una cuartilla es la extensión máxima.
  • Se debe colocar el título “Memorando” o “Memorándum”
  • Aunque se incluye trato cordial no se colocan expresiones de cortesía como “buenos días” “Agradecidos” ni de otra clase.

Diferencias entre circular y memorándum

El memorándum suele ser confundido constantemente con la circular. Pero encontramos algunas diferencias entre los documentos, una de las principales es que el memorando es un texto bastante breve, va al punto y trata un tema en específico. En cambio la circular trata temas generales.

Pero lo cierto es que también son bastante similares. En primera instancia son documentos informativos, pues darán a conocer decisiones, cambios o respuestas de un superior. Además, son argumentativos pues incluyen argumentos sustentados en relación al asunto. Y por último también son descriptivos pues se colocan distintos adjetivos para describir y dar contexto al asunto.

Diferencias entre oficio y memorándum

No solo se confunde el memorando con la circular, sino también con el oficio. Para diferenciarlo, primero te comentamos qué es el oficio. Este es un documento que tiene el objetivo de comunicar sobre órdenes, consultas y disposiciones. En ocasiones pueden enviarse invitaciones, felicitar y agradecer.

Una de las diferencias principales con el memorándum es que el oficio se envía entre instituciones y no solo dentro de una misma organización por lo cual pueden enviarse entre ministerios, municipios, alcaldías, instituciones, etc.

Cuando se redacta un memorando este girará en torno a un único tema, el oficio puede tocar varios y la extensión también varía. Mientras que el memorándum se mantiene más corto, preciso y conciso.

¿Quién se encarga de enviar un memorándum?

La redacción y envío de un memorando le compete a los superiores en una organización, lo que quiere decir que puede enviarse por directores, jefes de departamento, jefes de recursos humanos y todo el que esté por encima jerárquicamente.

En ninguna ocasión el memorándum podrá ser enviado por un trabajador que no posea un cargo directivo o de jefe. Estos trabajadores pueden comunicarse con sus superiores con otros documentos, pero nunca con un memorando.

¿Un memorándum se puede enviar en digital?

Sí, es posible. Cada vez son menos las empresas que envían memorándums de manera física. Con el acceso al correo electrónico es mucho más sencillo enviar estos documentos, solo que se debe notificar su recepción tal como si se hubiese acusado de recibido. Por este medio se puede trasmitir la misma información que por escrito e impreso.