▷ 3 Formatos de Fichas de proveedores en Excel

Cuando tenemos una empresa, encontrar un proveedor de un servicio o producto no es tan sencillo como parece. Por ello, una vez lo conseguimos necesitamos mantenerlo lo más controlado posible y esto solo se logra con una ficha de proveedores que se haya creado con todos los datos necesarios.

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¿Qué es una ficha de proveedores?

Este tipo de ficha es un documento de registro en el cual se basan todos los datos de los proveedores de nuestra empresa. Lo común es que se coloque el nombre, domicilio, datos fiscales etc.

Además, se colocan datos sobre los productos o servicios que provee. Puede tratarse de un proveedor de un único servicio o de varios y todo esto estará en la ficha para tenerlo a la mano para cuando se necesite contactarles.

3 Formatos de Fichas de proveedores en Excel

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¿Qué debe incluir el documento?

Los ejemplos de fichas de proveedores que se encuentran en línea pueden variar de acuerdo a las necesidades de la empresa y el tipo de proveedor. Aunque existan diferencias, siempre es necesario que se coloque:

Datos fiscales

En este apartado se colocarán los datos del proveedor como empresa o profesional de alguna rama. Los datos que aquí se incluyen servirán para hacer la facturación sin necesidad de pedirle esta información en cada factura. Por ello es que incluye nombre, razón social, NIF y domicilio.

Contacto

Por cualquier eventualidad con el producto del proveedor, o la necesidad de contactarlo para un nuevo pedido siempre se deben tener sus datos a la mano. Lo común es que se incluya correo electrónico y número de teléfono. Así se podrá solicitar un presupuesto y recibirlo.

Productos o servicios

En ocasiones un proveedor ofrece un único servicio o producto, pero lo común es que un mismo proveedor ofrezca varios. Lo correcto es que se cree una lista de todo lo que tiene disponible. Así sabrás si puedes acudir a él o no cuando necesites alguna cosa.

Precios

En el mercado los precios de los productos y servicios pueden variar, pero en algunas fichas de proveedores se colocan los precios referenciales. Así, puedes hacerte una idea de cuánto costará lo que necesitas, pero no te confíes pues pueden variar. Además, en este apartado se colocan los descuentos o promociones por la compra de cierto número de producto.

Datos bancarios

Para agilizar el proceso de los pagos siempre debes colocar aquí el número de cuenta al cual se realizará. Puede ser a una cuenta bancaria, a una tarjeta, se puede hacer con transferencia, depósito, etc. Las condiciones puedes establecerlas con el proveedor, pero se colocarán aquí.

Beneficios de hacer una ficha de proveedores

Antes hemos mencionado que esta ficha servirá para hacer un registro de los proveedores y esto significa diferentes beneficios para tu empresa, como por ejemplo:

Agilizar los procesos

Imagina que se pretende hacer un nuevo proyecto en tu empresa y se necesitan proveedores de algunos productos y servicios. Si no has creado fichas de tus proveedores anteriores no tendrás certeza de quién puede ser el proveedor. Así, te tardarás demasiado, el proyecto se atrasará y perderás dinero.

El contacto será más rápido

Si creas una ficha de proveedores en Excel, todo será más sencillo. Imagina que tienes un documento con todos los proveedores de la empresa y son 200. Estos 200 proveen servicios y productos de diferentes clases, pero tú solo necesitas los de servicios y productos de limpieza.

Imagina cuánto tardarías en llamar a cada proveedor y preguntarle si ofrecen esos servicios. Ahora, si tienes el registro, puedes hacer una búsqueda rápida de los proveedores indicados y contactar solo a los que sí lo ofrecen.

Los pagos serán más rápidos

Si tienes el registro de un proveedor, en la ficha se incluyen los datos para la facturación y la cuenta para realizar el pago. Así no tendrás que pedirle al proveedor esta información nunca más a menos que te pida hacer un cambio para la siguiente facturación. Que tengas esos datos refleja profesionalismo y confianza.

Mayor productividad

Las empresas más exitosas son las que consiguen agilizar sus procesos. Entre todo esté más ordenado más productiva será la compañía. Así cada uno de los procesos se cumplirá en el tiempo acordado.