¿Quieres saber más sobre cartas formales? ¿Necesitas escribir una? No te preocupes, este tipo de textos no son tan difíciles de redactar, pero para empezar lo mejor es conocer las características de una carta formal. Así podrás escribirla de forma estructurada y ordenada de principio a fin.
Estructura
La característica principal de una carta formal es su estructura, que debe seguir un orden concreto que le dará sentido a la carta. En concreto, este tipo de documentos deben constar de:
✒️ Membrete/Encabezado
El membrete va colocado en la parte superior de la carta. Si se escribe en nombre de una empresa se deben colocar los datos de la misma, como su nombre y dirección.
Más información sobre Cómo empezar una carta formal
🧐 Destinatario
Se deben incluir ahora los datos de quien recibe la carta.
Si se trata de una persona en una empresa lo primero que se coloca es el nombre de la empresa, dirección y luego el nombre de la persona y el cargo que ocupa en la compañía.
📅 Fecha
Recuerda siempre incluir día, mes y año cuando escribas una carta formal. Esto te permitirá validar que has cumplido los plazos que se han fijado para diferentes procesos administrativos.
👋 Saludo
Debajo de la fecha coloca el saludo. Siempre debe ser un saludo cordial como “Estimado (a):” o “Sr(a)” dependiendo del caso.
📰 Cuerpo
En este apartado lo primero que debes incluir es una introducción. En la primera y la segunda línea deberás informar quién eres y por qué escribes la carta.
Luego en las siguientes líneas puedes mencionar qué te ha motivado a escribir la carta, qué quieres lograr, si tienes alguna propuesta la puedes mencionar. El contenido de la carta está directamente relacionado al tipo de carta.
📩 Cierre
Ya que todo lo importante haya sido escrito en el cuerpo de la carta resta despedirse. Lo usual es incluir agradecimientos por el tiempo y la atención prestada.
🙋♂️ Despedida
La despedida no acostumbra ser demasiado extensa, con una palabra como “Atentamente” será suficiente seguido de tu nombre, apellido y datos de contacto.
También puedes consultar Cómo despedirse en una carta formal
✍️ Firma
En todo momento se debe incluir la firma para darle mayor validez a la carta. Estas suelen ser parte de procesos administrativos que requieren la firma.
Ver Modelos de Cartas Formales
Lenguaje utilizado
Si te estás preguntando qué característica de una carta formal es de las más importantes, el lenguaje es una de ellas. El lenguaje que se emplee siempre debe ser formal, esta es una carta que llegará a personas importantes.
Extensión de la carta
Por más importante que sea el tema que estés tratando en la carta esta no puede ser de 2 o 3 páginas, esto es un grave error. Todo lo que debas decir y explicar debe estar escrito en una única página. Así la persona que la reciba no tendrá que leer demasiado ni buscar entre todo lo que se ha escrito el mensaje que realmente se quiere enviar.
Claridad y precisión
Este punto tiene bastante que ver con el anterior. Si no se escribe una carta lo suficientemente clara y precisa terminará siendo de 2 o 3 páginas cuando no es necesario. Es determinante desarrollar la capacidad de síntesis y solo incluir lo que es estrictamente necesario.
Para lograrlo puedes responder a algunos cuestionamientos sencillos como ¿Quién eres? ¿Por qué escribes la carta? ¿Qué quieres lograr? ¿Tienes algo que aportar o proponer? Así tendrás una carta que incluye solo lo esencial.
Cortesía
Estas cartas se suelen escribir en contextos formales para empresas o personas importantes. En todo momento se debe ser muy cortés al escribir. En el día a día algunas formas de cortesía se pueden olvidar, pero en este caso no.
Tamaño de los párrafos
En el cuerpo de la carta se debe cuidar el tamaño de los párrafos. No puedes tener un único párrafo en el cual se explique todo. Un bloque de texto tan extenso puede ser tedioso para leer y dificulta su comprensión. Tampoco puedes tener demasiados micro párrafos de 2 líneas si es que no es necesario.
Ortografía
Una de las características de las cartas formales más importantes es la ortografía. En cualquier contexto formal debes cuidar la ortografía. Una palabra mal escrita puede hacerte quedar muy mal ante el destinatario de la carta. Para que esto no suceda asegúrate de leer y releer la carta antes de enviarla. Todas las tildes, y palabras deben estar escritas de la manera correcta.