Plantilla de Inventario de personal en Excel

Todas las empresas necesitan tener los datos completos de sus trabajadores. Para ello se suele utiliza un inventario de personal que incluye toda la información relevante de los empleados, como sus nombres, apellidos, número de identidad, habilidades, número de teléfono y más.

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¿Qué es un inventario de personal?

Los inventarios de esta clase son un registro que incluye toda la información importante de los empleados que forman parte de una compañía. Este se redacta con el objetivo de conocer el número de trabajadores que tiene la empresa en un momento determinado, pero también para conocer sus habilidades y capacidades.

Cuando se tiene un inventario, se puede saber cuándo hace falta más personal en un área, cuándo sobra, si se pueden hacer ascensos o no y más.

Modelo de Inventario de personal

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Tipos de inventarios de personal

Los tipos de inventarios podemos dividirlos de acuerdo con los datos que se recopilan, pues no en todos se recogen los mismos. Los tipos más comunes son:

Administrativos

El objetivo principal de este tipo de inventario es tener una base de datos de los empleados. Con ello se podrá saber si es necesario hacer próximas contrataciones, ajustar salarios, enviar incentivos y más.

Los datos que incluye son bastante básicos, se suele colocar el salario del empleado, la categoría en la que se encuentra, puesto en el que trabaja, horario que labora, entre otros.

Desarrollo

De los dos, este es el inventario más completo pues incluye la información anterior más datos cualitativos de los trabajadores. Por ejemplo, se toman en cuenta las habilidades, conocimientos, capacidades, productividad, liderazgo, trayectoria y más.

¿Qué se incluye en un inventario de personal?

En ocasiones se piensa que un inventario solo recoge información básica de los empleados para obtener el número total que está en la plantilla. Y si bien este es uno de sus objetivos, no solo se centra en ello.

Existe la posibilidad de nutrir el inventario recogiendo información de diferentes clases y estas podemos dividirlas en 5 grandes grupos:

Datos generales

Esta es información que tiene todo inventario y es lo más básico. Aquí se colocará el nombre, apellido y edad del empleado. Si se quiere ahondar más se pedirá información sobre su estado civil, si tiene o no hijos, número de personas que viven con él, dirección y más. También se coloca el sueldo, el puesto y la categoría.

Datos de formación académica

Aquí se desea conocer el nivel de conocimientos o habilidades que el empleado tiene y que aplica en sus labores diarias. Se debe preguntar por su formación académica universitaria, pero también por los cursos o talleres que ha visto.

En este apartado todo vale, así sean cursos de idiomas o que no estén del todo relacionados con su puesto. Esto ayudará a identificar habilidades y hacer ascensos.

Datos de empleos anteriores

Es muy importante saber el pasado laboral de un empleado pues esto nos hablará de su trayectoria. Se debe preguntar el nombre de las empresas anteriores, el cargo que ocupaba, las labores que cumplía, el sueldo, el tiempo que estuvo trabajando allí, su evolución salarial y la razón por la cual terminó con ese empleo.

Datos sobre el desempeño

Esta información no se le solicitará al empleado pues tomarán datos de evaluaciones de personal hecha por sus superiores o compañeros del mismo rango. Así se determinará si cumple o no con los objetivos de rendimiento.

Datos psicológicos

Los datos de este tipo se deben tomar al momento del proceso de selección. Algunas empresas aplicar pruebas de diferentes clases para determinar si los empleados son aptos para ocupar los puestos.

¿Quién tiene acceso al inventario de personal?

En todos los casos, el inventario que se cree es un documento confidencial pues está amparado por la ley de protección de datos. El empleador será el único que pueda tener acceso a esta información y solo la podrá utilizar para temas relacionados con el propio empleo.

Los datos que se recopilen en el inventario no pueden ser divulgados o publicados en ningún momento, sin importar si el trabajador ya no forma parte de la compañía. Esto, con el objetivo de garantizarle a él y su familia la seguridad que merecen.

¿Para qué sirve el inventario?

Este inventario tiene varias funciones, entre ellas está:

Tener un control de los empleados que están en la plantilla. Así se sabrá cuándo es necesario hacer nuevas contrataciones.
Reconocer cuáles son los candidatos con las habilidades suficientes para ocupar puestos más altos y hacer ascensos.
Determinar cuáles son los fallos de los empleados y crear planes de capacitación para reforzarlas.
Tener actualizada la base de datos de los empleados.
Conocer cuáles son las habilidades y capacidades de los empleados para ofrecer aumentos y retribuciones justas.
Saber cómo está constituida la empresa.
Hacer más fácil la toma de decisiones en las contrataciones, despidos o gestión de proyectos.