¿Algún cliente no ha pagado en el tiempo acordado? Si es así, puedes escribir una carta de cobro amistosa que le recuerde que ha excedido el tiempo de pago establecido. Este documento te permitirá informar sobre la situación, pero mantener las relaciones laborales en buen término. ¿Quieres saber cómo redactar esta carta? A continuación te contamos cómo.
| Formato: | Microsoft Word |
| Se rellena en: | 10 Minutos |
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Modelo de Carta de cobro amistosa |
¿Qué es una carta de cobro amistosa?
Una carta de cobro amistosa es un documento que sirve para notificarle a un cliente que el tiempo del pago establecido al momento del acuerdo se ha excedido. La forma de escribir esta carta de cobro es diferente a todas las demás pues se hace con un tono mucho más amigable además de que no involucra procesos legales.
En ella se pretende notificar, pero sin la necesidad de presionar o establecer un plazo de pago que si se incumple habrá acciones legales. Las cartas de cobro amistosas se suelen utilizar cuando se conoce con antelación al cliente y hay una relación laboral sólida que se desea mantener en el tiempo.
Ejemplo de carta de cobro amistosa
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[Fecha] [Nombre de la empresa] [Dirección] [Medios de contacto] Estimado [Nombre y apellido del deudor] Reciba un cordial saludo. Por medio de la presente queremos recordarle de manera amistosa que la deuda que usted mantiene por concepto de [Menciona el servicio prestado] está vencida. Según lo acordado el monto adeudado es de [Monto en números] que debió ser cancelado el día [Día, mes y año del cobro]. Hasta la fecha el pago se ha atrasado [Número de días atrasados]. Para facilitar el proceso a su correo electrónico le hemos enviado la información detallada sobre el cobro que incluye el número de factura, fecha, monto a pagar, fecha de pago y días vencidos. Le agradeceríamos que se comunicara con nosotros a los números telefónicos habituales y nos comente sobre el estado de este pago. En caso de que exista algún error o en este momento no esté en condiciones de hacer el pago comuníquese con nuestras oficinas para corregir el error o establecer un nuevo plan de pago. Sin más que agregar le agradecemos por la atención y el tiempo prestado. Además, esperamos pronta respuesta a nuestra solicitud. Atentamente,
[Firma] [Nombre y apellido] [Medios de contacto] |
¿Qué incluir en una carta de cobro amistosa?
Una carta de cobro amistosa debe cumplir con ciertos elementos para que sea válida. Por ello siempre agrega:
- Saludo: Inicia la carta saludando de manera cordial al deudor. Una frase como “Reciba un cordial saludo” servirá.
- Monto: La carta también servirá para notificar cuál es el monto que debe cancelar el deudor, especifícalo de manera exacta.
- Fecha de pago: Siempre incluye la fecha de pago que se refleja en el acuerdo. Además menciona los días vencidos.
- Acuerdo: Podrías proponerle al deudor un nuevo acuerdo. Quizá no lo hagas en la misma carta pero menciona la posibilidad de crear un plan de pago diferente al anterior.
- Despedida: La despedida al igual que el saludo debe ser cordial. Luego de la despedida ratifica la importancia de que respondan a tu solicitud.
UNA CARTA LIGERA Y PROFESIONAL ESPERO QUE FUNCIONE, PARA LOS OLVIDADOS INTENCIONALES.
Muchas gracias por tus palabras Eladio