Aunque cuando se contrate un servicio lo ideal sea que este se preste de la manera correcta, no siempre llena nuestras expectativas, es malo o nos tratan mal. En esos casos, como clientes tenemos la oportunidad de manifestar nuestro descontento y podemos hacerlo con una carta de queja por mal servicio.
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¿Qué es una carta de queja por mal servicio?
Las cartas de queja son documentos informativos, en el que se manifiesta el descontento de un cliente sobre un mal servicio que le han prestado. Los motivos por los cuales se redactan estas cartas son muy variados, pueden usarse cuando un empleado trata mal a un cliente, cuando un servicio no se prestó como debería o cuando algo ha salido mal.
Modelo de Carta de queja por mal servicio
¿Cómo redactar una carta de queja por mal servicio?
No hay un único ejemplo de carta de queja por mal servicio, pues las condiciones de la queja podrían cambiar el contenido que se incluya. Y si bien existen variaciones, hay ciertos elementos constantes que son:
Lugar y fecha
Se colocará la ciudad, día, mes y año en el que se está redactando el documento.
Destinatario
En ocasiones no sabemos el nombre y apellido de la persona a la que va dirigida la carta, pero suele enviarse a los encargados o gerentes. En ese caso se coloca “Gerente de [Nombre de la compañía].
Cuerpo
El cuerpo de la carta se abrirá con un saludo cordial y luego es que se presentará la queja formalmente. Debe colocarse de forma clara cuál es la queja, cuándo sucedió, quién está involucrado y toda la información que sustente tu caso.
Aunque aquí puedes incluir toda la información que quieras, te recomendamos que seas bastante precioso. No se trata de contar muchas historias, siempre ve al punto y no divagues. Habla sobre los malos tratos, los problemas, el servicio y demás.
Al final puedes colocar cuál es la solución que deseas que tenga el conflicto, puede ser un reembolso, un pago, compensación o lo que quieras.
Despedida
Una vez tu caso haya sido expuesto en su totalidad, te despedirás. Este será una despedida cordial y le recordarás al destinatario que esperas que el conflicto tenga pronta solución.
Firma
La firma es muy importante, esto validará que estás de acuerdo con el contenido de la carta y que este es verdadero. Acompaña tu firma con tu nombre y apellido además de algún dato de contacto.
Anexos
En los anexos se colocarán todas las pruebas que validan tu caso. Aquí se pueden poner las facturas, fotos, videos y todo lo que demuestre que tu queja es válida.
Tipos de cartas de queja por mal servicio
Las diferencias entre las cartas de queja se establecen de acuerdo al tipo de queja que se tenga. Las más comunes son:
Mal servicio
Estas cartas se usan cuando el proceso de la venta ha sido malo. Puede ser que cuando hayamos ido a la tienda el vendedor nos haya tratado mal o que no nos hayan brindado la atención correcta. También servirá en los malos servicios como en limpieza, reparaciones y demás.
Por garantía
La mayor parte de los productos o servicios que se venden tienen garantía. Este es el tiempo en el que el cliente puede recibir reparación, cambio o reembolso si es que lo que se le ha vendido falla. Si el tiempo de la garantía está vigente y el vendedor no quiere aplicarlo, puedes quejarte.
Reiteración
Si ya te has quejado una vez y no has recibido una respuesta, puede hacer una nueva carta reiterando la queja. Ahora el destinatario puede ser el superior del destinatario anterior y así conseguir que te presten atención. Recuerda incluir en esta carta datos de la carta pasada, como la fecha de la queja.
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