Cuando una empresa necesita comprarle a otra una determinada cantidad de productos es usual que se emita una orden de compra. Este documento servirá como constancia de lo que se ha solicitado, pero también para validar que se está realizando el proceso de compraventa. Si te interesa conocer más información hoy te contaremos más sobre el tema.
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Modelo de Orden de Compra |
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra o nota de pedido, como también se le suele conocer, es un documento de tipo mercantil que servirá para que se detalle todo lo referente a la compra de una mercancía o servicio. Así el comprador notificará lo que desea y el proveedor conocerá sus necesidades de forma detallada.
Este documento se encarga de redactarlo el comprador y lo envía al proveedor con la finalidad de informarle a cerca de la mercancía que quiere que le sea entregada. Para mantener el registro de forma adecuada el comprador deberá conservar una copia y el original se le enviará el proveedor.
Ejemplo de orden de compra
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ORDEN DE COMPRA
[Lugar] [Fecha]
Autoriza
[Título] [Nombre y apellido del comprador] [Cargo] [Firma] |
¿Cómo hacer una orden de compra?
Una solicitud de compra, aunque puede variar según el país, siempre debe tener estos elementos:
Lugar y fecha
Algunas empresas necesitarán validar que la orden se ha hecho en una fecha en específico. No olvides colocar día, mes, año y ciudad.
Datos de las partes
Tanto el vendedor como el comprador deberán tendrán que estar identificados, por ello es que se incluye la razón social de cada empresa, al dirección, medios de contacto como teléfono y correo además del nombre, apellido y cargo de los responsables de cada una de las empresas.
Detalles de la mercancía
En este apartado se debe ser muy específico, pues será enviado al comprador únicamente lo que incluya en la orden. Por ello se destina una primera columna a la cantidad de productos que se necesitarán. La segunda columna se incluirá una descripción del producto, se puede mencionar marca, tipo, modelo, color y el número en el catálogo si aplica.
Por último, en la tercera columna se colocará el precio unitario de ese producto que luego se multiplicará por tantas unidades se quieran. Esto se deberá hacer con cada producto de la lista.
Detalles del pago
De la multiplicación del precio unitario por tantas unidades de un producto se soliciten resultará un precio. Este será sumado junto a todos los productos y dará un subtotal. Pero esta no será la cantidad que debe pagar el comprador, a ese subtotal se le deberá aplicar el I.V.A que corresponda a tu país. Luego de que se aplique se le sumará al subtotal y dará el total a pagar.
Condiciones de entrega
Parte del acuerdo es que se entregue la mercancía en el tiempo adecuado y en el lugar correcto. Por ello se incluye la dirección exacta, día, mes y año en el que se hará la entrega.
Condiciones de pago
Aquí se especificará con qué método se hará el pago, puede ser efectivo, transferencia o cualquier otro método. También se mencionará si el pago se hará en una sola exhibición, por partes, con un anticipo y la fecha en que se hará. Se puede acordar que el pago se haga antes o después de la entrega.
Observaciones
Esta parte es fundamental pues servirá para especificar qué sucedería si alguna de las partes incumple el acuerdo. Si el comprador no realiza el pago, el vendedor ya no tendría responsabilidad alguna para entregarle los productos. En cambio, si el vendedor cancela y el comprador ha pagado por la mercancía, el vendedor deberá devolver el importe total. En caso de que no se haya efectuado el pago el acuerdo se cancela sin más.
Firma
El documento solo debe estar firmado por el comprador para validar que se está autorizando la compra. La firma debe estar acompañada del nombre, apellido y cargo del comprador.
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