▷ Formato de Nota de venta en Word

Como proveedor de un producto o servicio, en ocasiones debemos emitir diferentes documentos cuando se llevan a cabo transacciones. Entre los documentos más comunes se encuentran las notas de ventas. ¿Sabes cómo se debe hacer una o qué incluye? Si no, hemos recopilado toda la información necesaria para que puedas hacer una nota sin problemas.

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¿Qué es una nota de venta?

Las notas de ventas son documentos que sirven para agrupar varias transacciones que ha hecho un cliente con nosotros. Por ejemplo, imagina que vendemos juguetes y un mismo cliente ha comprado 3 figuras de acción, 2 autos de juguete y 3 muñecas en momentos distintos. En ese caso, cada una de estas transacciones son ventas separadas, pero en la nota se unen para que sea el registro de una transacción única.

Para que la nota sea funcional debe contener la información del emisor, del receptor además de una descripción en la que se coloquen los datos de las ventas, como el tipo de producto, el número de ejemplares que se vendieron, el precio unitario, el total y más.

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Plantilla de Nota de venta en Excel

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Nota de venta en PDF

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¿Cómo hacer una nota de venta?

Para que la nota que hagas quede perfecta, es de suma importancia que el documento cuente con ciertos elementos, como por ejemplo:

Logo del vendedor

Si quien emite la nota es una empresa, seguramente tendrá un logo. Este se coloca siempre en la parte superior de la nota y alineado a la izquierda.

Datos del vendedor

Aquí colocarás tus datos como emisor. Lo común es incluir la dirección, nombre, teléfono, correo electrónico, etc.

Folio

Es de suma importancia que cada nota esté numerada. Esto servirá para darle orden en el archivo además de poder controlar el inventario. La numeración que se utilice queda a elección del creador. Puede ser una numeración solo de número o con números y letras.

Datos del cliente

Deberás identificar al cliente con nombre y apellido o nombre de la empresa si es el caso. En ocasiones se incluye también el nombre y apellido del representante de ventas, dirección, correo electrónico y cualquier otro medio de contacto.

Fecha

Aquí se debe colocar el día, mes y año en el que se emite el documento.

Forma de pago

La forma de pago que se utilice para la transacción puede ser discutida entre las partes. Una vez se acuerde se colocará “Efectivo” “Transferencia”, etc.

Descripción

En la descripción colocaremos todas las características identificativas del producto o servicio que ha formado parte de la transacción. Se puede poner el nombre, tamaño, color, peso, etc.

Cantidad

Aquí corresponde el número de unidades que el cliente ha pedido de ese producto.

Precio unitario

Debes colocar el valor de cada uno de los productos de la transacción. Esta cifra se multiplicará por el número de la cantidad.

Cantidad a pagar

Puedes hacer la división de las cantidades totales a pagar por producto (Si son varios tipos) una vez multipliques el precio unitario por la cantidad.

Sub total

Esta será la sumatoria de todas las cantidades a pagar individuales por productos. En este punto no ha aplicado ningún impuesto.

Total a pagar

Finalmente, este será el monto que el cliente pague por el producto o servicio. En este cálculo se incluyen los impuestos que correspondan.

¿Para qué sirve una nota de venta?

Las notas de este tipo son bastante funcionales, y sus usos principales son:

Hacer la clasificación de los ingresos que se han obtenido tomando en cuenta el plan de cuentas empresarial.
Realizar el registro de los ingresos que se obtendrán en el futuro. Así se puede hacer un estado de cuenta aproximado.
Evitar olvidar hacer la facturación a los clientes cuando corresponda.
Archivar y agrupar las ventas que se han hecho a un mismo cliente.
Asegurarse de que la cantidad que se colocará en una factura es la correcta.

¿Cuándo deben usarse las Notas de Venta?

Si bien las notas de venta son una herramienta muy útil para el control de ingresos dentro de un plan de cuentas, no son un documento de uso obligatorio. Es así porque no tienen ni valor fiscal ni impacto tributario, sino que sirven como comprobante o nota interna que facilita la gestión de las ventas a cada cliente.

Ahora bien, cuando se prescinde de las notas de venta, el vendedor puede perder capacidad para integrar información importante a las facturas de venta, como su clasificación en líneas de negocio y en productos o servicios. Asimismo, será más difícil hacer un análisis detallado de la rentabilidad de cada empresa y conocer los ingresos con apertura por productos y/o servicios.

Tipos de notas de venta

En el comercio moderno se utilizan distintos tipos de notas o comprobantes de ventas, cada uno con sus características específicas determinadas por el contexto donde se emiten. Las más comunes son los siguientes:

Notas de ventas.
Tickets emitidos por máquinas registradoras.
Liquidaciones de compra de productos o prestación de servicios.
Entradas a espectáculos públicos.
Documentos de uso específico emitidos por instituciones financieras.

Por otro lado, las notas de venta pueden clasificarse en función del medio utilizado para su emisión. Así, nos encontramos con notas de venta electrónicas y notas de venta en físico.

Notas de venta electrónicas

La nota de venta electrónica es emitida de forma automática por un sistema de registro y por lo general se imprime al momento de hacer la compra, como los tickets de caja. El sistema de vale de una plantilla o formato electrónico que se rellena con los datos personales del comprador.

Notas de venta en físico

Las notas de venta en físico se otorgan por medio de un talonario que puede adquirirse en cualquier papelería. Es el método más antiguo de registro de compra-ventas, pero sigue siendo muy útil para las pequeñas industrias y emprendedores.

Ventajas de hacer notas de venta

Si en tu compañía emites notas obtendrás las siguientes ventajas:

Tanto el comprador como el vendedor del servicio se ciñan a los acuerdos que han sido pautados.
Puede utilizarse como un comprobante de una venta para verificar qué cobros se deben hacer.
Se pueden emitir dos ejemplares. Así, uno se lo queda el comprador y otro el vendedor para evitar confusiones
Podrás llevar el control de las ventas hechas en un periodo determinado aunque no se haya emitido aún una factura.
Puede utilizarse como un tipo de comprobante simple ya que no tiene una descripción de los impuestos desglosados.

¿Una nota de venta puede sustituir una factura?

No. La nota y la factura son documentos completamente diferentes. Si bien la nota incluye varios de los datos que una factura normal, a nivel legal no son iguales. La validez de una factura es mayor y la nota no es más que un comprobante. De hecho, no puedes hacer la declaración de impuesto con las notas, solo podrás hacerlo con las facturas.

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