Modelo de Carta de Solicitud de pago en Word

¿Tienes algún cliente que no ha cumplido con el pago de una factura por un producto o servicio que le vendiste? En casos como estos suele ser necesario enviar un oficio o carta de solicitud de pago. En esta entrada explicamos cómo usar este tipo de comunicados escritos y cuál es el procedimiento para elaborar uno correctamente.

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¿Qué es una carta de solicitud de pago?

Una carta de solicitud de pago es un comunicado escrito mediante el cual se realiza la petición de pago de algún producto o servicio ofrecido. Por lo general, se utiliza cuando ya se han agotado otros recursos menos formales de solicitud (comunicación telefónica, correo electrónico, etc.).

Este tipo de documento es utilizado como medio de comunicación entre empresas o instituciones, ya sean públicas o privadas. También se valen de este recurso los diferentes departamentos de una misma empresa. Dependiendo de las circunstancias, el formato de la solicitud de pago podrá variar en forma y contenido.

No debe confundirse con un requerimiento de pago, aunque ambos documentos presentan algunas similitudes. La principal diferencia es que el requerimiento de pago se utiliza en situaciones donde el caso de cobranza ha sido elevado a instancias legales.

Tipos de cartas de solicitud de pago

Existen diversos tipos de cartas de solicitud de pago en función de su contenido y destinatario. Por ejemplo, no es igual el formato de una solicitud de pago dirigida a otro departamento de la misma empresa que a una compañía diferente. Asimismo, el tipo de deuda determinará el contenido de la carta, que puede llegar a ser de:

Honorarios.
Finiquito.
Cuentas atrasadas.
Vacaciones.
Proveedores.

En cualquier caso, el principal objetivo de una carta de solicitud de pago es comunicar al deudor la petición de liquidación o amortización de una deuda. En algunos casos, se utiliza para pedir el pago de una o varias cuotas cuyos plazos se han atrasado. En otros, para exigir la liquidación de la totalidad de la deuda.

¿Cómo hacer una carta de solicitud de pago?

El oficio de solicitud de pago es un documento que se utiliza comúnmente a nivel empresarial. Por lo tanto, cada entidad tiene su propio formato de solicitud de pago adecuado a su identidad financiera y objetivos. No obstante, hay algunos elementos básicos que caracterizan a este tipo de comunicado. Veamos.

Datos identificativos

Este tipo de comunicados suele redactarse en papel membretado o identificado con el logotipo de la empresa. Así se le confiere un carácter más formal y distinguido.

Lugar y fecha

Como en cualquier otra carta, es necesario anotar el lugar y fecha donde se elabora el comunicado.

Número de control

Las empresas acostumbran a codificar sus oficios con un número o serial que facilita el control y la identificación de estos. Dichos códigos pueden ser una secuencia de letras y números que incluya la fecha de elaboración del comunicado.

Datos del destinatario

La carta debe incluir los datos identificativos de su destinatario, especificando el cargo que ocupa y la organización a la que representa.

Asunto

Es una frase u oración breve que indica el propósito del comunicado. Aquí también se puede anotar el número de la factura o la cuenta por pagar.

Contenido de la carta

Aquí se anota toda la información relacionada con la deuda pendiente, como el número de factura, montos, plazos, etc. En el primer párrafo debe quedar claro que se trata de una solicitud de pago. Además, se puede hacer referencia a comunicados previos relacionados con la deuda.

Asimismo, es conveniente señalar a los acuerdos de pago que se establecieron en el contrato que vincula a la empresa con el cliente, en caso de que se haya firmado uno. Es importante que toda la información referente a la deuda sea exacta y clara.

Datos y firma del emisor

El emisor de la carta debe identificarse anotando su nombre y apellidos, datos de contacto, cargo que ocupa y nombre de la institución o la que representa. En cuanto a los datos de contacto, lo mejor es proporcionar un número de teléfono y una dirección de correo electrónico para que el cliente se comunique cuanto antes.

Anexos

Es conveniente adjuntar a la carta las comunicaciones previas relacionadas con la deuda, copias de facturas o cualquier otro documento que sirva de soporte.

Modelo de carta de solicitud de pago

[Membrete de la empresa o institución]

[Lugar y fecha de emisión de la carta]

Oficio Nº [Código o serial]

[Título] [Nombre y Apellidos del destinatario]

[Cargo o puesto] / [Nombre de la empresa]

Asunto: Solicitud de pago. Factura Nº [número].

Estimado Sr(a). [Apellido del destinatario]

Por este medio nos dirigimos a usted para saludarlo y realizar de forma oficial la solicitud de pago pendiente relacionado con la(s) factura(s) Nº [número]. En ocasiones anteriores se realizó el recordatorio mediante correo electrónico para hacer de su conocimiento el atraso en el pago de la factura referida.

Queremos solicitarle el complimiento de los acuerdos de pago establecidos en el Contrato Nº [número], donde se fijó un pago de tipo [indica cuál fue el acuerdo de pago establecido], en base al cual es evidente el retraso en el pago de la deuda.

Sin nada más que agregar, contamos con su buena disposición para atender a esta solicitud y esperamos su pronta respuesta.

Atentamente,

[Nombre y Apellidos del emisor de la carta]

[Cargo o puesto]

[Nombre de la empresa]

[Datos de contacto]

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También puedes consultar un ejemplo de solicitud de pago del seguro de vida

Consejos para escribir una carta de solicitud de pago de deuda o de factura

Realizar un machote de solicitud de pago no es una tarea agradable para ningún vendedor o proveedor de servicios. No obstante, a veces no queda más opción que enviar este tipo de carta a un cliente que se ha atrasado en los pagos. En esos casos, procura seguir las siguientes sugerencias:

Anota de forma clara y exacta los datos de identidad del deudor: nombre y apellidos, número de identidad, nombre de la empresa que representa, etc.
Indica la fecha en la que se debió hacer el pago y el monto adeudado.
Utiliza un lenguaje cordial y profesional, evitando las expresiones sarcásticas e hirientes.